祕書行政公文:命令(令)、決定、意見
一、命令(令)
(一)命令(令)的概念和種類
1.命令(令)的概念
命令(令)是國家行政機關及其領導人發佈的指揮性和強制性的公文。它“適用於依照有關法律公佈行政法規和規章;宣佈施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員”。
2.命令(令)的種類
有:公佈令、行政令、嘉獎令、任免令等。
(二)文體結構
1.標題
命令(令)的標題形式有:制發機關(作者)加文種;制發機關、事由加文種;“授予”式標題。
2.發文字號
有兩種,一是完全式寫法。二是發文字號專用。一般領導人名義發佈的命令不按照年度編號,而是從任職開始到卸任爲止依次編號。
3.主送機關
發佈令、行政令因其面向政府所轄範圍內的全體成員,故不用主送機關。嘉獎令有主送機關。
4.正文
正文是公文的主體。有三種形式:
(1)單層次式□發佈令多數採用單層次,其內容爲發佈什麼法規和施行日期。
(2)二層次式□行政令多采用二層次,第一層次的內容是發佈該令的目的,第二層次的內容爲命令事項。
(3)三層次式□嘉獎令多數爲三層次,第一層次寫嘉獎的緣由,主要寫明嘉獎對象的功勳和業績,其中時間、地點、事情、原因、結果要交代清楚,此段最後要給功勳業績定性。第二層次寫嘉獎的目的及嘉獎的內容。嘉獎內容有授予榮譽稱號的、記功的、晉級的、給予獎金的。第三層次寫嘉獎希望,寫明對受獎者的勉勵與要求,或向有關方面人員提出希望。
5.附件
頒佈法規文件的命令,均以隨令公佈的法規文件作爲附件,在正件中需簡要說明批准法規文件的機關、文件標題與正式施行、生效日期以及對文件執行的要求等。在正文下方需註明附件的標題與件數。
6.落款
在正文右下方標註發文機關領導人的姓名,姓名前要冠以職務。以機關名義發佈的命令,也可以不籤領導人的姓名。
7.成文時間
有兩種標法:一種是標在標題之下;另一種是寫在文尾署名的下方。
(三)寫作要求
(1)注意“命令(令)”的適用範圍
①“命令(令)”的作者具有限定性。
②命令用於任免人員,僅限於任免部長級以上的官員,而一般官員不用命令任免;命令用於嘉獎,也僅限於嘉獎具有重大影響的人或事,普通表彰不用嘉獎令。
(2)文辭莊嚴、準確。
(3)結構嚴謹、平直。
二、決定
(一)決定的概念和種類
1.決定的概念
決定是“適用於對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級機關不適應的決定事項”的公文。
2.決定的種類
決定的種類有:法規性決定、指揮性決定、知照性決定、獎懲性決定和變更性決定。
(二)文體結構
1.標題
決定的標題與其他公文文種標題的格式相同,由制發機關、事由、文種三部分組成。需要注意的是,如果是會議通過的決定,還要在標題的下方居中以括號註明批准、通過的會議名稱和會議通過的日期。
2.發文字號
決定的發文字號爲完全式。
3.主送機關
決定的主送機關爲應知照的單位或羣體。
4.正文
一般由決定的原因和決定事項組成。
決定的原因,即寫決定的根據。
決定的事項包括具體實施的原則、方法、步驟。關於事件處理、人員表彰、處分的決定,須寫明事實和組織處理決定。要求層次分明、條理清楚,每個層次可用數量詞或分標題標明。
5.落款
正文右下方寫明發文機關名稱。若標題上已有發文機關,則簽署可省略。
6.成文時間
若屬會議通過的決定,日期須用圓括號置於標題之下;屬領導機關的決定,日期一般放在落款之後。
(三)寫作要求
(1)原因要寫得簡短明確;
(2)決定事項要寫得準確具體,具有可行性。
三、意見
(一)意見的概念
意見是“適用於對重要問題提出見解和處理辦法”的公文。
意見既可以作上行文,也可以作下行文。
(二)文體結構
1.標題
意見的標題由制發機關、事由、文種三部分組成。
2.發文字號
爲完全式。
3.主送機關
爲應知照的單位或羣體。
4.正文
一般由意見的原因、見解和事項組成。
意見的原因,即寫意見的根據。主要寫當前存在的問題和解決這些問題的必要性。
意見的見解和事項,即圍繞核心問題提出見解和解決的辦法。
5.
.落款
署發文機關的名稱。
6.發文時間
在落款的下面。
(三)寫作要求
(1)撰寫意見的原因一般要寫得有概括性,說清楚撰寫意見的重要性。
(2)意見的見解和事項,要圍繞核心問題,採用夾敘夾議的方式,分條陳述。即提出分問題,再闡述解決問題的辦法。所述辦法要求具體、可行。