糾紛是可以避免的
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有的公司在面臨解除員工合同的問題時，往往是製造一種事由，刻意找員工的麻煩或揪小辮子，迫使其離開公司。這樣做不但傷害離職員工的感情，容易引起勞動糾紛，而且會使在職員工感到寒心，可以說，這種做法看似快速解決了問題，實質上是埋下了糾紛隱患，同時毒害着公司的企業文化。
有幾個案例可以與大家分享：我們公司在發生併購的時候，因爲公司架構變更的原因，有些部門需被裁減，這些部門的員工都將失去其工作崗位。他們很多人都在原公司做了5、6年了，裁員令他們從精神上很難接受，產生矛盾和糾紛也必不可免。
我們HR部門在瞭解他們的工作年限、過去十二個月的工資收入、完善勞動保障的基礎上，儘量完善過去沒做好的事情，並提前告知他們公司的機構調整計劃，徵求他們的想法。這個時候員工會提出很多要求。當然，合理的要求我們會接受，也會嚴格的按照勞動法的規定來做。有時候即便勞動局仲裁委員會的人給這些將要被裁的員工一再解釋，他們的要求並不合法，可是有些員工在對勞動法似懂非懂的情況下，總以爲他們的要求是有理由的，而且會十分頑強的堅持自己的想法。在這種情況下，我們對他們的心情和偏激做法都應表示充分的理解，而不是簡單、粗暴地拒絕。設身處地站在對方的角度去理解他，然後再做耐心細緻的解釋工作，問題就較好解決了。
在武漢曾出現過一起某企業併購時裁減倉庫員工事件引起的過激的行爲。HR部門提前兩個月就通知這些被遣散的員工將解除勞動合同。可是他們抱成團，集體不辦手續，還用大剷車堵住倉庫大門，使得倉庫裏價值幾十萬的貨物不能按時運送到市場上。HR部門經理想做他們的工作，可如果找人單獨談話，他們就非得十幾個人一起涌進來，七嘴八舌地提出各種各樣的要求，工作進展十分困難。
在這個時候，如果採取一些強硬措施也是可以的，但是，這隻會激化矛盾。HR部門決定放棄激化矛盾的想法，改從其他倉庫調運貨物保證市場供應，然後和當地出租倉庫的業主通報這種情況，並聲明租約到期不續租。另外張貼關於公司機構調整的公告，書面通知有關員工：公司因機構調整兒解除勞動合同的決定，把有關的文件送達給他們，如果他們拒絕簽收，就用特快專遞送到他們家裏去，並索取回執。
隨後，HR部門經理一再耐心而鄭重告訴他們：“影響公司的生產和經營是違法的，員工的合法權益公司應予尊重，按照勞動法的規定，公司該給員工的補償公司已經支付了。但是員工也不要做出一些違法的事情，要是還採取這種過激的行爲的話，公司會要求索賠，說不定解除勞動合同的經濟補償金還不夠賠償公司經濟損失，肇事員工可能得不償失，那又何苦呢。”HR部門經理花費很多精力耐心細緻的給他們做工作，最後，十幾個員工沒有一個人提出仲裁和訴訟，把這個糾紛消滅在萌芽之中。
有時，部門經理會對某個下屬不滿意，堅持要求解除其勞動關係。我們人力資源管理部門就必須去了解情況，和員工正面、平靜的談話，請他們把對公司管理的建議、對部門運作的意見，對上司的怨氣，統統說出來，給他以理解和疏導，另外也勸導他：只要是金子就能發光，有本事你在哪都能體現價值。這樣的溝通肯定比“找碴兒”逼員工辭職，或以員工違反勞動紀律爲由解除勞動合同、拒絕予以補償的效果要好得多。
找藉口挑起事端，故意致員工死地，不但會引起勞動糾紛，而且會影響公司的形象、影響其它員工對公司的看法。作爲人力資源工作者，我們非常鄙夷那些逼員工辭職的做法。我們提倡坦誠、正面的態度，以雙方協商一致解除勞動合同的方式去處理，這些人走的時候也不會覺得怎麼受傷害，那些會導致勞動糾紛的因素也能很好的平息下去。
制度
當然，我們並不是說，只要不激化矛盾就能預防糾紛的發生。要真正從基礎上解決問題，就必須在企業規章制度的制定、健全和完善方面給與足夠的重視。
人力資源的管理不能隨心所欲，它必須是依據勞動法和相關的法律法規和本企業的規章制度，不能和法律、法規的條款衝突。如果企業的人力資源管理隨心所欲、無章可循，或公司的規章制度不嚴謹，員工的心理就不平衡。我們人力資源管理要求有一個標準尺度，如果沒有標準就不會有公正和公平，員工的心態就不會平和，管理者也無法真正做到激勵員工努力工作。
舉例來說，企業的薪酬制度應很明確，有屬於自己公司的薪酬體系、薪酬標準。我們要貫徹薪隨崗變的原則，但是公司必須有一個與這一原則相配套、適當的薪酬體系和制度。不能說你今天當主任給你五千元薪水，明天當辦事員就給你五百。大家都知道，不同級別的員工，薪酬上也會屬於不同的價位，誰也不能隨便改變員工的薪酬，即使改變必須要是根據公司薪酬體系的標準來變，這樣才能夠得到員工支持。
除了建立薪酬的標準體系以外，公司在招聘管理、培訓管理、業績考評與獎懲管理、工作時間和休息休假管理、勞動保護和勞動條件、福利保險管理、員工的行爲準則等都應該有一個書面的文件，而且必須是公開透明的。很多管理完善的公司都很注意管理制度的健全和可操作性，就是這些看似繁瑣的條文，完善了公司各方面制度，也是避免引發勞動糾紛的基礎。
一些用人單位的領導錯誤地認爲，把能力達不到要求或違反勞動紀律的員工扔給人事部門辦理解除勞動合同手續就行，甚至還不讓給員工補償，讓員工“直接走人”！人力資源管理者遇到這種事情就很棘手。《勞動法》第二十五條第二款規定，嚴重違反勞動紀律或用人單位規章制度的，用人單位可以解除勞動合同。但是哪一種行爲是屬於嚴重違反勞動紀律？
員工“能力不夠，不符合用人單位要求”，公司或部門必須得拿出證據；再者，法律規定員工經過培訓或者是調換崗位，仍然不符合要求的，可以解除勞動合同，但是部門究竟有沒有給過員工培訓或調整工作崗位呢？如果拿不出相關的證據，又非要解除勞動合同的話，勞動糾紛就發生了。千萬不要以爲公司給員工經濟補償金就可以隨意解除勞動合同，這樣的引起的糾紛公司很少勝訴。如果員工堅持要工作而不是經濟補償，公司也不得不恢復員工的工作，由此而引起的負面影響不言而喻。
讓員工知會制度
我們所說的健全和完善的規章制度包含兩層意思，一個是企業的規章制度一定要完善、全面、縝密。另一層更爲重要的含義是：規章制度依法、按程序制定後，必須要知會員工。從人力資源管理的各個環節來講，我們都要很細心的做好預防措施。這決不是封員工的嘴，而是依法按章處理。
有一個員借了公司的錢，拖了兩年沒還。公司有規定：“出差或項目完成之後，兩個月內必須報銷完畢。”，財務人員告訴他，拖了兩年沒報銷是嚴重違反公司財務規定的。可是他說：“你只是說要在兩個月內報銷充帳，你並沒說超過兩個月該怎麼辦呀？”碰到這種情況，我們應該怎麼辦？難道能據此而解除他的勞動合同嗎？
有時，部門有了新的制度，我們習慣於發E-mail通知員工，可是，公司有什麼證據能證明員工看過並知道其內容呢？而且我們有時也很難證明自己曾發出過這樣的文件，因爲郵箱是有限的，你不可能存儲所有的郵件。
唯一的辦法就是要員工簽收。將我們的規章制度，員工的行爲守則，什麼行爲將導致什麼結果等等，寫在員工手冊裏。新員工的入職培訓，就把這個做爲勞動合同的附件交給員工簽收。員工收到了，看沒看不是企業的責任。但是《員工手冊》不可能包羅企業所有的規章制度，也不可能更新得過於頻繁，有關部門的規章制度，在新員工進行入職培訓的時候，由各個部門的有關領導來宣讀這個規章制度，也讓他們簽收。或是新的制度制定出來，組織相關的培訓會或規章制度宣講會。員工到到場後，先簽到，簽到紀錄上標明，這是什麼規章制度的培訓會或宣講會。在大會上部門負責人宣讀，員工即便睡着了也不關企業的事，因爲員工沒聽進去或忘了就是員工的責任。
舉例來說，假如企業制度已經規定“一年內曠工五天，或者是連續曠工三天是嚴重違反勞動紀律的行爲，企業將會立即解除勞動合同，不給予經濟補償。”一旦員工違反了這一條，被解除勞動合同，他只能求公司網開一面，能不能再給他個機會？這時，員工處在極爲被動的局面，糾紛幾乎不可能發生。
流程
事實上，在整個人力資源管理的各個流程和環節，HR部門都要做好工作，這也是使得勞動糾紛能夠避免發生的重要方面。
以招聘的流程爲例，HR工作者必須依法審查他各方面的背景，學歷、計劃生育證，務工證、婚姻和健康狀況等等證明。如果HR部門對勞動者不是很瞭解，以爲他有務工證，或者以爲他健康，而事實上他沒有務工證，也不健康，這樣我們對他的期望和現實狀況就有了差距，他也得不到他所期望。等於說他在進公司之初，就埋下了隱患。一旦他的試用期通過，用人部門才發現他有病，而食品行業有病的員工不能在生產線上工作的，這是想與之解除勞動合同的話，會有一大堆麻煩等着你。因此，所有的背景資料從招聘一開始就應該瞭解。
假如說一個銷售部的經理，能力提高了，經驗豐富了，說不定有機會能晉升銷售總監；相反地，隨着公司生產規模的擴大，他的能力明顯跟不上了：在工作中，英語要求越來越高，他不懂英語，也不會使用電腦。工作能力跟不上要求，可能降職當主任更合適。但是如果勞動合同寫明是他是經理，你就不能隨意變更。因此，我們在簽訂勞動合同時，要明確他的工作內容是什麼，在什麼部門工作，而不是明確他具體做什麼職位，就不會出現以後在升降職問題上的矛盾，避免在勞動合同簽訂的時候就埋下勞動糾紛的種子。
有的企業爲了降低成本，儘量不給員工繳納社會保險，或者是少繳納社會保險。根據北京市勞動合同管理規定，用人單位未依法爲勞動者繳納社會保險費的，勞動者可以隨時通知用人單位解除勞動合同，用人單位應當支付勞動者相應的勞動報酬並依法繳納社會保險費。
這是一個很實際的問題，公司沒給員工買勞動保險，他可以隨時離職。企業裏有一個人提出這樣的要求，其它的人也會提同樣的要求，公司就會很被動。所以從人力資源管理的各個環節來講，我們都要很細心的做好預防措施。
預見
除了完善、健全企業的規章制度，並在HR管理各環節都應該依法做好細緻的工作以外，HR管理者應對勞動糾分的產生應有一個預見的能力，並在產生勞動糾紛之前要做好很多準備工作。另外對問題員工的處理，我們要預先準備好充分的證據。使得對方自知理虧而不會去申請仲裁。
其實很多時候，解除員工的勞動合同，都是用人部門提出的，人力資源部門只是一個具體的操作部門而已。所以這個時候你必須要很瞭解，爲什麼我們要給他解除勞動合同。我們不要先忙着辦，先聽一聽他的領導怎麼說。瞭解一下他所說的事實情況，覺得他合理不合理，合法不合法。對於事實和法律依據不足的個案，應向用人部門解釋清楚，依據現有的證據和目前的情況，不能立即解除勞動合同，硬要解除勞動合同的話，一旦出現勞動爭議仲裁，公司可能輸。結果用人部門的領導很想解除勞動合同都不敢，爲什麼，因爲他們知道後果如何。這樣也是避免勞動糾分發生的一個有效的措施。假如人力資源部門完全是被動的，不是主動的工作，勞動糾紛就很難避免了。
還有一種員工呢，非常“調皮”，他老是想公司解除他的勞動合同，賠他錢。在這種情況下，第一，耐心細緻的做思想工作，給他機會，一次二次。給他違紀行爲的警告，但是要注意送達的方式。首先是要他簽收文件，拒不簽收的，可用掛號信或特快專遞寄到家讓他簽收，或者是他同住的成年家屬代收，在投遞單上寫明信件內容，並及時索取回執。
第二，要有充分證據證明他嚴重違反勞動紀律。我們必須儘快的儘可能的收集證據，把證據先充分準備好，再處理那些有問題的員工。一般來說，在做出處理前，收集證據比較容易，而在這之後，證據的收集就顯得十分困難了。
所以，我們一定要先去準備證據材料，後動手。決不能先動手後準備材料，這像打仗一樣，三軍未動，糧草先行。這個糾紛尚處在萌芽狀態，證據先準備好。不是等到糾紛發生了，再去收集證據，那個時候可能就蒐集不到證據了。
某公司規定：填寫虛假報表，立即辭退。有一個銷售人員被以填寫“虛假報表”爲由，解除了勞動合同並引發了勞動爭議。什麼叫虛假報表？虛假報表和錯誤的報表是兩碼事。看上去那張紙是一樣的，你可以說是虛假，但是他也可以說是無心的錯誤。填寫虛假報表是一個故意的行爲；錯誤報表呢，是填寫報表人的一種過失和過錯的行爲。他不是故意的，寫串行了也可能，“5”寫成“8”了也可能。所以制定這個規定的時候就不夠嚴謹。因爲你很難去證實違規人是故意還是非故意，很難界定“虛假”和“錯誤”。
對於這個案例，如果在處理這個員工之前，先去調查瞭解零售店、大賣場的負責人，那幾天他到底有沒有拜訪及理貨。若被調查的單位證實他根本就沒來，那麼報表的數據從何而來？這時候，違規員工是無法否認他弄虛作假的行爲的，而且處理了他以後，一般他也不敢明知道要敗訴還要去纏訟的，真的去仲裁，公司也會勝訴。但是如果先處理他，再去找人調查，零售店裏的人肯定不想捲入這種糾紛。推說“我不知道，想不起來”，企業也沒辦法。所以若把他先炒了，員工去申請勞動仲裁，企業纔想起去搜集證據，不是很被動嗎？