商務宴請應做哪些組織工作

在商務宴請中，確定宴請目的、名義、對象、範圍與形式是應該組織的工作範圍內。下面是本站小編給大家蒐集整理的商務宴請的組織工作文章內容。希望可以幫助到大家!

宴請的目的是多種多樣的，可以是爲某一個人，也可以爲某一事件。例如：爲代表團來訪(作爲駐外機構，可以爲本國代表團前來訪問，也可以爲駐在國的代表團前往自己的國家訪問)，爲慶祝某一節日、紀念日，爲外交使節或外交官員的到離任，爲展覽會的開幕、閉幕，某項工程動工、竣工等等。在國際交往中，還根據需要舉辦一些日常的宴請活動。

確定邀請名義和對象的主要根據是主、客雙方的身份，也就是說 主客身份應該對等。例如，作爲東道國宴請來訪的外國代表團，出面主人的職務和專業一般同代表團團長對口、對等，身份低使人感到冷淡，規格過高亦無必要。又如外國使館宴請駐在國部長級以上官員，一般由大使(臨時代辦)出面邀請，低級官員請對方高級人士，就不禮貌。通常如請主賓攜夫人出席，主人若已婚，一般以夫婦名義發出邀請。我國大型正式活動以一人名義發出邀請。日常交往小型宴請則根據具體情況以個人名義或以夫婦名義出面邀請。

邀請範圍是指請哪些方面人士，請到哪一級別，請多少人，主人一方請什麼人出來作陪。這都要考慮多方因素，如宴請的性質、主賓的身份、國際慣例、對方對我的做法，以至當前政治氣候等等。各方面都要想到，不能只顧一面。

邀請範圍與規模確定之後，即可草擬具體邀請名單。被邀請人的姓名、職務、稱呼、以至對方是否有配偶都要準確。多邊活動尤其要考慮政治關係，對政治上相互對立的國家要否邀請其人員出席同一活動，要慎重考慮。

宴請採取何種形式，在很大程度上取決於當地的習慣做法。一般來說，正式、規格高、人數少的以宴會爲宜，人數多則以冷餐或酒會更爲合適，婦女界活動多用茶會。

目前各國禮賓工作都在簡化，宴請範圍趨向縮小，形式也更爲簡便。酒會、冷餐會被廣泛採用，而且中午舉行的酒會往往不請配偶，不少國家招待國賓宴會只請身份較高的陪同人員，不請隨行人員。我國也在進行改革，提倡多舉辦冷餐會和酒會以代替宴會。

宴請的時間應對主、客雙方都合適。駐外機構舉行較大規模的活動，應與駐在國主管部門商定時間。注意不要選擇對方的重大節假日、有重要活動或有禁忌的日子和時間。例如，對信奉基督教的人士不要選十三號，更不要選十三號星期五。伊斯蘭教在齋月內白天禁食， 宴請宜在日落後舉行。小型宴請應首先徵詢主賓意見，最好相機口頭當面約請，也可用電話聯繫。主賓同意後，時間即被認爲最後確定，可以按此約請其他賓客。宴請地點的選擇。官方正式隆重的活動，一般安排在政府、議會大廈或賓館內舉行，其餘則按活動性質、規模大小、形式、主人意願及實際可能而定。選定的場所要能容納全體人員。舉行小型正式宴會，在可能條件下，宴會廳外另設休息廳(又稱等候廳)，供宴會前簡短交談用，待主賓到達後一起進宴會廳入席。

各種宴請活動， 一般均發請柬，這既是禮貌，亦對客人起提醒、備忘之用。便宴經約妥後，可發亦可不發請柬。工作進餐一般不發請柬。有些國家，邀請最高領導人作爲主賓參加活動，需單獨發邀請信，其他賓客發請柬。

請柬一般提前一週至二週發出(有的地方須提前一個月)，以便被邀請人及早安排。已經口頭約妥的活動，仍應補送請柬，在請柬右上方或下方註上“To remind”(備忘)字樣。需安排座位的宴請活動，爲確切掌握出席情況，往往要求被邀者答覆能否出席。遇此，請柬上一般用法文縮寫註上R .S.V.P.(請答覆)字樣，如只需不出席者答覆，則可註上Regrets only(因故不能出席請答覆)。並註明電話號碼。也可以在請柬發出後，用電話詢問能否出席。

請柬內容包括活動形式、舉行的時間及地點、主人的姓名(如以單位名義邀請，則用單位名稱)。請柬行文不用標點符號，所提到的人名、單位名、節日名稱都應用全稱。中文請柬行文中不提被邀請人姓名(其姓名寫在請柬信封上)，主人姓名放在落款處。請柬格式與行文中外文本，差異較大，注意不能生硬照譯。請柬可以印刷也可以手寫，但手寫字跡要美觀、清晰。

請柬信封上被邀請人姓名、職務書寫要準確。國際上習慣對夫婦兩人發一張請柬，我國內遇需憑請柬入場的場合每人一張。正式宴會，最好能在發請柬之前排好席次，並在信封下角註上席次號(Table No)。請柬發出後，應及時落實出席情況，準確記載，以安排並調整席位。即使是不安排席位的活動，也應對出席率有所估計。

宴請的酒菜根據活動形式和規格，在規定的預算標準以內安排。選菜不以主人的愛好爲準，主要考慮主賓的喜好與禁忌，例如，伊斯蘭教徒用清真席，不用酒，甚至不用任何帶酒精的飲料;印度教徒不能用牛肉;佛教僧侶和一些教徒吃素;也有因身體原因不能吃某種食品的。如果宴會上有個別人有特殊需要，也可以單獨爲其上菜。大型宴請，則應照顧到各個方面。菜餚道數和份量都要適宜，不要簡單地認爲海味是名貴菜而泛用，其實不少外國人並不喜歡，特別是海蔘。在地方上，宜用有地方特色的食品招待，用本地產的名酒。無論哪一種宴請，事先均應開列菜單，並徵求主管負責人的同意。獲准後，如是宴會，即可印製菜單，菜單一桌兩、三份，至少一份，講究的也可每人一份。

商務宴請的組織工作：席位安排

正式宴會一般均排席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座。無論採用哪種做法，都要在入席前通知到每一個出席者，使大家心中有數，現場還要有人引導。大型的宴會，最好是排席位，以免混亂。

國際上的習慣，桌次高低以離主桌位置遠近而定，右高左低。桌數較多時，要擺桌次牌。同一桌上，席位高低以離主人的座位遠近而定。外國習慣，男女摻插安排，以女主人爲準，主賓在女主人右上方，主賓夫人在男主人右上方。我國習慣按各人本身職務排列以便於談話，如夫人出席，通常把女方排在一起，即主賓坐男主人右上方，其夫人坐女主人右上方。兩桌以上的宴會，其他各桌第一主人的位置可以與主桌主人位置同向，也可以以面對主桌的位置爲主位。

禮賓次序是排席位的主要依據。在排席位之前，要把經落實出席的主、客雙方出席名單分別按禮賓次序開列出來。除了禮賓順序之外，在具體安排席位時，還需要考慮其他一些因素。多邊的活動需要注意客人之間的政治關係，政見分歧大，兩國關係緊張者，儘量避免排到一起。此外，適當照顧各種實際情況。例如，身份大體相同，使用同一語言者，或屬同一專業者，可以排在一起。譯員一般安排在主賓右側。在以長桌作主賓席時，譯員也可以考慮安排在對面，便於交談。但一些國家忌諱以背向人，譯員的座位則不能作此安排。在他們那裏用長桌作主賓席時，主賓席背向羣衆的一邊和下面第一排桌子背向主賓席的座位均不安排坐人。在許多國家，譯員不上席，爲便於交談，譯員坐在主人和主賓背後。

以上是國際上安排席位的一些常規。遇特殊情況，可靈活處理。如遇主賓身份高於主人，爲表示對他的尊重，可以把主賓擺在主人的位置上，而主人則坐在主賓位置上，第二主人坐在主賓的左側。但也可按常規安排。如果本國出席人員中有身份高於主人者，譬如部長請客，或副出席，可以由身份高者坐主位，主人坐身份高者左側，但少數國家亦有將身份高者安排到其他席位上。主賓有夫人，而主人的夫人又不能出席，通常可以請其他身份相當的婦女作第二主人。如無適當身份的婦女出席，也可以把主賓夫婦安排在主人的左右兩側。

席位排妥後着手寫座位卡。我方舉行的宴會，中文寫在上面，外文寫在下面。卡片用鋼筆或毛筆書寫，字應儘量寫得大些，以便於辨認。便宴、家宴可以不放座位卡，但主人對客人的座位也要有大致安排。

宴會廳和休息廳的佈置取決於活動的性質和形式。官方正式活動場所的佈置應該嚴肅、莊重、大方。不要用紅綠燈、霓紅燈裝飾，可以少量點綴鮮花、刻花等。

宴會可以用圓桌也可以用長桌或方桌(桌次佈置見圖二)。一桌以上的宴會，桌子之間的距離要適當，各個座位之間也要距離相等。如安排有樂隊演奏席間樂，不要離得太近，樂聲宜輕。宴會休息廳通常放小茶几或小圓桌，與酒會佈置類同，如人數少，也可按客廳佈置。

冷餐會的菜臺用長方桌，通常靠四周陳設，也可根據宴會廳情況，擺在房間的中間。如坐下用餐，可擺四、五人一桌的方桌或圓桌。座位要略多於全體賓客人數，以便客人自由就座。

酒會一般擺小圓桌或茶几，以便放花瓶、菸缸、乾果、小吃等。也可在四周放些椅子，供婦女和年老體弱者就坐。

根據宴請人數和酒、菜的道數準備足夠的餐具。餐桌上的一切用品都要十分清潔衛生。桌布、餐巾都應漿洗潔白熨平。玻璃杯、酒杯、筷子、刀叉、碗碟，在宴會之前都應洗淨擦亮。如果是宴會，應該準備每道菜撤換用的菜盤。

中餐用筷子、盤、碗、匙、小碟、醬油碟等。水杯放在菜盤上方，右上方放酒杯，酒杯數目和種類應所上酒品種相同。餐巾疊成花插在水杯中，或平放在菜盤上。我宴請外國賓客，除筷子外，還擺上刀叉。醬油、醋、辣油等佐料，通常一桌數份。公筷、公勺應備有筷、勺座。其中一套擺在主人面前。餐桌上應備有菸灰缸、牙籤。

西餐具的擺設與中餐不同。西餐具有刀、叉、匙、盤、杯等。刀分食用刀、魚刀、肉刀(刀口有鋸齒，用以切牛排、豬排)、奶油刀、水果刀;叉分食用叉、魚叉、龍蝦叉;匙有湯匙、茶匙等;杯的種類更多，茶杯、咖啡杯均爲瓷器，並配小碟，水杯、酒杯多爲玻璃製品，不同的酒使用的酒杯規格亦不相同。宴會上幾道酒，就配有幾種酒杯。公用刀叉規格一般大於食用刀叉。西餐具的擺法是：正面放食盤(湯盤)，左手放叉右手放刀。食盤上方放匙(湯匙及甜食匙)，再上方放酒杯，右起烈酒杯或開胃酒杯、葡萄酒杯、香檳酒杯、啤酒杯(水杯)。餐巾插在水杯內或擺在食盤上。麪包奶油盤在左上方。吃正餐，刀叉數目應與菜的道數相等，按上菜順序由外至裏排列，刀口向內。用餐時應按此順序取用。撤盤時，一併撤去使用過的刀叉。