通知的寫法大綱

一 通知的適用範圍及特點

通知適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文,發佈文件；傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項；任免人員。

通知是各級黨政機關、人民團體、企事業單位在公務活動中最常用的一種公文，使用範圍相當廣泛。

通知具有三個特點：

1．使用範圍具有廣泛性。通知不受發文機關級別高低的限制；對通知的行文路線限制不嚴，主要作上級機關對下級機關、組織對所屬成員的下行文，但平行機關之間、不相隸屬的機關之間，有時也可使用通知知照有關事項；通知寫作靈活自由，使用比較方便。

2．文種功用多具有指導性。上級機關和組織向下級機關、組織用通知行文，都明顯體現出指導性。特別是部署和佈置工作、批轉和轉發文件等，都需明確闡述處理某些問題的原則和方法，說明需要做什麼，怎樣做，達到什麼要求等。一部分通知對下級或有關人員有約束力,起指揮、指導作用;另一部分通知則主要起知照作用。

3．有明顯的時效性。通知事項一般是要求立即辦理、執行或知曉的，不容拖延。有的通知如會議通知，只在指定的一段時間內有效。

二 通知的主要類型

根據內容與作用，通知可分爲以下幾種類型：

1．指示性通知。有關行政法規和規章、辦法、措施，不宜用命令(令)發佈的，可使用這種通知行文。指示性通知往往帶有強制性、指揮性和決策性的特點。

2．批示性通知(批轉、轉發性通知)。用於發佈某些行政法規，轉發上級、同級或不相隸屬機關的公文以及批轉下級機關的公文。這類通知包括批轉性和轉發性兩種。批轉性通知，適用於上級機關對下級部門的文件加批語下發，需在標題中加“批轉”兩字；轉發性通知是“轉發”有關文件的通知，同樣需在標題中註明“轉發”字樣。

3．事項性通知(工作通知)。要求下級機關辦理某些事項，除交待任務外，通常還提出工作原則和要求，讓受文單位貫徹執行，具有強制性和行政約束力，這種通知，便屬事項性通知。有些工作任務，不宜採用命令和意見行文的，可使用這種通知。

4．知照性通知。用於告知某一事項或某些信息的通知，諸如慶祝節日，成立、調整、合併、撤銷機構，人事任免，啓用新印章，更改電話，更正文件差錯等，都可用這種通知行文。

5會議通知。即告訴有關單位或個人參加會議的通知。

三 通知的結構和寫法

各種類型的通知各有不同的寫法。以下介紹各類通知標題和正文的一般寫法：

1．標題。通知的標題有完全式和省略式兩種。完全式標題是發文機關、事由、文種齊全的標題，省略式標題則根據需要省去其中的一項或兩項。省略式標題有如下三種情況：

(1)省略發文機關。如果標題太長，可省略發文機關。如“關於縣級市經濟管理權限的通知”，這個標題便省略了發文機關。省略發文機關的標題很常見。如果是兩個單位以上聯合發文，不能省略發文機關。

(2)省略多餘的“關於”和“通知”字樣。發佈性和批轉性通知的標題由“發文機關＋發佈(批轉、轉發)＋被髮布文件標題＋通知”構成。被髮布、批轉、轉發公文爲法規、規章時，一般應加上書名號，有時由於被批轉、轉發公文標題中已有“關於”和“通知”字樣，或者被批轉、轉發的公文標題比較長，這時，通知的標題一般可保留末次發佈(批轉、轉發)文件機關和始發文件機關，省略去多餘的“關於”和“通知”字樣。否則，就會出現一個標題中有多個“關於”和“通知”的現象，顯得很長，讀起來也拗口。如：“××縣人民政府關於轉發《××市人民政府關於轉發〈××省人民政府關於轉發人事部關於×××同志恢復名譽後享受××級待遇的通知〉的通知》”。這個標題有四個層次，用了三個“關於轉發”，兩個“的通知”，很不順口。可把這個標題簡化爲“××縣人民政府轉發人事部關於×××同志恢復名譽後享受××級待遇的通知”。至於被省、地區等轉發過的內容，可在轉發意見中交待清楚。

(3)省略發文機關和事由。如果通知發文範圍很小，內容簡單，甚至張貼都可以，這樣的通知標題可以省略發文機關和事由，只寫文種“通知”二字。

2．正文。通知的正文主要包括原由、事項、要求三部分。主體在事項部分。下面分別介紹幾種通知正文的寫法：

(1)指示性通知的寫法。指示性通知的正文，一般先寫發文的原由、背景、依據；在事項部分，或寫發佈行政法規、規章制度、辦法、措施等，或寫帶有強制性、指揮性、決策性的原則(或指示性意見)、具體工作要求等。

指示性通知的事項，一般具有影響面較大、比較緊急和有一定的政策性的特點。

(2)批示性通知(批轉、轉發性通知)的寫法。批轉與轉發性通知正文寫法大體相同。可以把這兩種通知稱爲“批語”，把被批轉、轉發的文件看做是通知的主體內容。批語的內容主要有如下三個方面：

1)說明批轉的目的或陳述轉發的理由；

2)對受文單位提出貫徹執行的具體要求；

3)根據具體情況做出補充性的規定。

用通知批轉或轉發下級機關、不相隸屬機關和上級機關的公文時，對被批轉和轉發的文件已起到了一種公佈、認可或推薦的作用。從構成上看，這種通知由批語部分和批轉或轉發文件組成，批語和被批轉或轉發文件都不能單獨作爲一份文件。如果批語脫離被批轉或轉發文件，沒有實際依託內容，不能單獨行文；如被批轉或轉發文件離開批語則不能納入通知的內容，不能體現發文單位的意圖，沒有批語予以的權威性和合法地位。

(3)事項性通知的寫法。事項性通知正文的寫作，要使受文單位瞭解通知的內容(即事項)，以及做什麼，怎樣做，有什麼要求。正文一般分三部分。

第一部分是開頭，一般是說明爲什麼要發此通知，目的是什麼。

第二部分是主體，即事項部分，將通知的具體內容一項一項列出，把佈置的工作或需周知的事項，闡述清楚，並講清要求、措施、辦法等。這類通知多數用於佈置工作，因此也有人稱之爲“工作通知”。

第三部分是結尾，多提出貫徹執行要求，如“請遵照執行”，“請認真貫徹執行”，“請研究貫徹”等習慣用語，也有的通知結尾不寫習慣用語。

寫事項性通知，要開門見山，忌轉彎抹角。在敘述事項時，要突出重點，把主要的、重要的寫在前面。根據需要，主要的內容可詳寫，講清道理，講明措施，次要的內容則儘量簡略，扼要交代即可。在語言表達方面，通知主要以敘述爲主，對下級單位提出要求。有時可以適當做一些分析、說理。但通知中的說理不像議論文的說理那樣要有嚴密的邏輯性，只要抓住關鍵問題，用簡潔的語言把道理闡述清楚即可。

(4)知照性通知的寫法。知照性通知的正文，只要寫清楚行文的依據、目的和事項即可。要求文字簡練、明白。

(5)會議通知的寫法。會議通知依據其不同類型，有不同的寫法。通過文件傳遞渠道發出的會議通知，一般應寫明召開會議的原因、目的、會議名稱、主要議題、到會人員、會議及報到時間、地點、需要的材料等,通常採用條文式寫法，要求內容周密、語言清楚、表述準確，不致產生歧義。　

供機關、單位內部張貼或廣播的周知性會議通知，正文開頭可不寫受文對象，應在通知事項中說明會議時間、地點、內容、準備材料及出席人員等。語言力求簡短、明白。

(6)任免通知的寫法。任免通知的寫法比會議通知更爲簡單，一般的固定格式是：按任免決定寫上任免人員即可。