會議通知的基礎寫法

基礎的會議通知具備什麼要件?下面就由本站小編給大家介紹關於會議通知的基礎寫法，希望對大家有幫助。

在一個完整的會議邀請中，至少應該包括會議時間地點、參會者、會議目的、預期成果、會議議題、會議議程、提前準備的資訊7個要件：

1-會議時間地點

會議通知上，我們只能找到開始時間、看不到會議的結束時間。這就讓被邀請者很鬱悶，同時也會爲後面的工作安排造成很大的麻煩。最佳的方法是，明確標註會議開始時間與結束時間，同時建議大家能夠提前十分鐘到達。

2-參會者

誰會來參加這個會議?這些人在會議中的分工是什麼?如果可以的話，應該在會議邀請中明確標明。如 孫繼偉-會議主持，李二明-負責會議記錄，趙明洋―項目發言人等。

3-會議目的

在組織中經常召開的會議有兩類：一類是問題解決類的會議，另一類是決策類會議。其它類型的會議，如信息收集類、研討類、報告會等，也可以採取其它方式進行，不一定非要把參與者聚集在一起。

會議的目的不同，所採取的方式、流程、參與者、時間長度會有顯著差別。問題解決類的會議，與會者首先要對問題是什麼達成共識，纔可能探討相應的解決方案。同時，參會者還要具備解決問題的專業知識與技能，纔有可能達成會議目標。爲了使參與者從一開始就明晰會議的重點，會議主題可以以問題的方式進行設置，比如：“如何在第三季度完成250萬銷售額?”

決策類的會議，在會議初始要對會議決策方式達成共識：是採取一票否決的方式、少數服從多數的方式還是交由領導來做決定。這樣的好處在於，每一位參會者都知道自己的權利如何，可以最大限度的保障會議的成功進行。

4-預期成果

會議結束以後，期望的預期成果是什麼?是確定當前問題的解決思路、還是就行動方案達成團隊共識?還是建立一個流程的規範?

5-會議議題

爲了使每一個會議過程更爲聚焦，需要把大的會議主題拆分爲多個議題，會議議題的作用在於引導參會者對會議主題層層深入，以更好的提升會議的效率。

會議議題根據會議目的不同，會有不同的設置。一般來講，會把信息分享與收集的議題放在前面，需要討論的議題放在中間，決策類的議題放在最後。在議題設置過程中，要圍繞會議目的，找出具有較高關聯度的議題，並且注意議題的先後順序。

6-會議議程

很多時候，參會者進入到會議室纔會看到會議議程。尤其是部門內部會議上，參會者往往對會議要討論的議題數量、目標沒有太多瞭解，所以容易造成跑題、焦點問題不集中的情況。所以會議議程是會議中很重要且不可或缺的內容。

會議的時間、議題都要有明確的時間節點，尤其是在過程中，各個環節由誰來發言?目標是什麼?討論採取哪種形式，如果能夠在會議前就提供給參會者，大家也會有針對性的進行準備。

7-提前準備的資訊

參會者在會議前根據會議主題進行必要的資料收集，會對此次會議目標達成有很大幫助。