內銷物流運作管理制度

1 範圍

本標準規定了內銷物流運作的各個環節的管理要求，確保發貨工作能流暢運作。

本標準適用於國內營銷公司從各物流中心、配送中心對外發貨的業務管理。

2 引用標準

下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成爲本標準的條文。本標準出版時，所示版本均爲有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

3 定義

本標準採用下列定義。

3.1 運力調度計劃

是指國內營銷公司物流部向運輸公司下達運輸任務的指令。

3.2 車輛調度

是指運輸公司接到運輸指令後，按規定時間將合適的車輛調配到裝貨現場。

4 管理內容

4.1 流程圖

4.1.1 製造基地與跨區域發貨流程

4.1.2 區域內發貨(配送)流程圖

4.2 銷售物流運作管理控制要求

4.2.1 製造基地發貨單證管理的控制要求

a) 產品管理中心稽查主任在營銷系統中錄入要貨訂單申請。

b) 銷售部本部計劃人員對申請訂單進行評審，確定發貨數量、發貨倉庫等。如屬銷售部本部主動補貨，銷售部本部計劃人員在營銷系統中錄入要貨訂單申請，並進行評審，確定發貨數量、發貨倉庫等。

c) 華南區域物流中心(順德製造基地)和華東區域物流中心(蕪湖製造基地)將所有經銷售部評審後屬於本中心發貨的計劃指令在營銷系統中進行財務分單和財務單分庫等操作。並及時在營銷系統中打印出相關的財務單據。爲保證打印出的單據不被修改，所有單據必須先審覈後打印。

4.2.2 跨區域發貨單證管理的控制要求

a) 產品管理中心稽查主任在營銷系統中錄入要貨訂單申請。

b) 銷售部本部計劃人員對申請訂單進行評審，確定發貨數量、發貨倉庫等。如屬銷售部本部主動補貨，銷售部本部計劃人員在營銷系統中錄入要貨訂單申請，並進行評審，確定發貨數量、發貨倉庫等。

c) 華南區域物流中心(本部)將所有經銷售部評審後的跨區域發貨計劃指令在營銷系統中進行訂單分單和財務分庫等操作，並電話通知發貨地物流主管。

d) 發貨地物流中心人員，通過營銷系統接收運力調度計劃指令。並及時在營銷系統中打印出相關的財務單據。爲保證打印出的單據不被修改，所有單據必須先審覈後打印。

4.2.3 區域內發貨單證管理的控制要求

a) 客戶提貨，產品管理中心稽查主任根據客戶提貨證明原件或傳真件，在營銷管理系統中對應授權提貨倉庫錄入財務單據(單據不得打印!!)，單據須註明：客戶自提或公司配送。

b) 發貨地物流主管通過營銷系統查詢到未打印的單據後，對單據進行審覈並打印出財務單據。爲保證打印出的單據不被修改，所有單據必須先審覈後打印。

4.2.4 銷售物流組織管理的控制要求

a) 發貨地物流中心人員，通過營銷系統接收運力調度計劃指令。

b) 客戶自提：客戶憑提貨證明原件、提貨人身份證直接到提貨倉庫物流主管處領取單據、辦理提貨手續，併到指定倉庫提貨。

c) 公司配送：①發貨地物流中心人員在收到運力調度計劃指令後，根據送貨線路將發貨指令及時通知該線路運輸服務商。②運輸服務商提貨車輛到達倉庫後，由承運人業務代表憑司機行車證件辦理提貨手續。發貨地物流中心人員通過營銷系統打印出《貨物運輸合同》，並登記實際到車時間。同時將財務單據和《貨物運輸合同》交承運人業務代表簽收。③提貨車輛憑《產品調撥單》、《產品提貨通知單》或《提貨(鋪底)通知單》提貨聯從指定倉庫換單提貨。④貨物送達目的地後，由收貨單位進行簽收，送貨單須經辦人簽名並加蓋收貨單位公章。

4.2.5 物流配送中心營銷系統不能使用時發貨管理的控制要求

a) 物流主管填寫授權委託書(授權產品管理中心稽查主任代爲打印單據)，並傳真物 流部審批。

b) 產品管理中心稽查主任根據審批後的授權委託書在錄入相關單據後同時進行打印，並傳真給物流主管。

c) 發貨地物流主管收到單據傳真件，確認無誤後，在傳真件上加蓋收發貨專用章，憑傳真件代替原件發貨。其它流程不變。

4.2.6 產品管理中心、物流配送中心開單系統均不能使用時發貨管理的控制要求

a) 客戶提貨，由產品管理中心稽查主任通知本部代爲錄入並打印出財務單據。

b) 本部開單後，將代開的財務單傳真至配送中心物流主管處，並電話通知物流主管憑傳真件發貨。

c) 物流主管接到傳真件後，在傳真件上加蓋收發貨專用章，以財務單傳真件代替原件辦理髮貨手續，其它流程不變。

4.2.7 本部、產品管理中心、物流配送中心繫統均無法正常使用時發貨管理的控制要求

a) 公司營銷系統均無法使用時，客戶提貨，由產品管理中心稽查主任開具手工出倉單，開單後將手工出倉單傳真至物流主管處，通知物流主管憑傳真件辦理髮貨手續。

b) 手工出倉單，客戶款項的審覈和控制由產品管理中心稽查主任負責。

c) 物流主管收到傳真後，對傳真件進行電話確認，確認無誤後，由物流主管在傳真件上簽名並加蓋收發貨專用章，憑傳真件辦理髮貨手續，同時將傳真件複印留底備查，其它流程不變。

d) 貨物發出，待系統正常後，由物流主管跟進產品管理中心及時補錄系統單據，錄入及打印單據流程按正常單據流程處理。

e) 倉庫以傳真件發貨時，必須嚴格執行公司出倉掃碼的規定，不得不掃碼出倉，出庫時，暫以手工單號掃碼，系統正常後，由物流主管通知發貨倉庫將手工單號更改爲對應的電腦單號。

5 考覈

5.1 業務風險

5.1.1 錯發貨物

5.1.2 客戶投訴

5.1.3 喪失市場機會

5.2 流程監控點

5.2.1 單證的製作與簽發

單證的製作與簽發必須準確無誤。

5.2.2 簽收回單的審覈

各發貨地物流主管對於回收的客戶簽收回執聯必須進行檢查，確認簽收的印章是否與留存印章保持一致。如果不一致的，要及時採取補救措施。

5.3 考覈指標

5.3.1 單證製作與簽發準確率

單證製作與簽發準確率=100%，發生錯誤的，按50元/單處罰。

5.3.2 簽收回單的審覈率

簽收回單的審覈率=100%，如果由於沒有審覈回單造成公司損失的，給予責任人100～1000元的罰款。

6 附件

6.1 委託授權書