初級祕書技能測試模擬試卷二

一、 操作題（1~3題。每題5分，滿分15分。）1. 在Windows95中，如何將文件複製到同一磁盤和不同磁盤上？2. 啓動Word 常用的操作有哪幾種？3. 如何發送和接收傳真？二、 修改與擬寫（4~11題。4~9題，各3分：10~11題，各6分，滿分30分）（一）修改題4.文書標題：××總公司對所屬單位學徒轉正後關於工資問題的規定5.文書標題：××廠向上級的請示報告6.文書標題：擴大經營範圍決定的請示7.文書正文：出席職代會的代表，有幹部和青年，還有不少女同志。8.文書正文：加強計劃管理，是我們能否搞好企業管理的一個大問題。9.文書正文：經過全廠的努力，今年外貿出口額創歷史最好水平。10.文書標題與正文：關於提請有關部門解決我單位糧油供應的報告××：我單位是新建的大廠。近幾年來發展很快，最近又新蓋了樓房約10幢，搬進新居的幹部工人有三百二十戶左右。由於廠子離市區很遠很遠，附近又沒有糧店，幹部吃糧困難，直接影響了生產與工作，爲此羣衆意見很大。爲解決我們單位糧油短缺的困難，經研究決定：撤消我廠的百貨商店，騰出房子建糧站。望××給予明示和支持。此致敬禮××1998.1.20.敬上（二）擬寫題11.根據所給材料擬寫文書某公司經理生病住院期間，得到了×醫院有關方面的精心治療和護理，最後痊癒出院。請代寫一份感謝信，向醫院有關人員的高尚醫德、精湛的醫療技術表示感謝。要求：1.格式正確。2.語言通順，標點符號正確。三、情景題（12~17題。12~16每題10分，17題5分，滿分55分）12.明天上午×市制藥廠×副廠長來訪，領導指示你把接待室整理一下，你將怎樣做好這項工作？13.×公司將舉行一次經驗交流會，會議規模在百人左右，會期三天。請按要求寫出會議準備和會議組織的具體意見。要求：意見應包括：①草擬會議通知；②準備會議文件；③準備會議用品；④確定會議類型；⑤注意事項。14.×公司將召開一次專業性會議，參加會議人數約50人，會期兩天。請按要求寫出如何做好會議服務工作的具體意見。要求：意見應包括：①選擇與佈置會場；②發放會議用品；③簽到工作；④會場設備操作；⑤會場座次安排；⑥會議活動安排。15.領導安排你負責會議期間會議文件的分發和會議結束前文件資料的收集。你將如何去做？16.一般來信有七種處理方法，請一一列出，並結合典型事例說明運用其中三種方法處理來信的過程。17.總經理外出參加一次交誼活動，按要求草擬一份活動安排方案。參考答案：一、操作題（1~3題）1.答案要點：源文件與目標文件在同一磁盤上時，按下Ctrl鍵再拖動文件，則完成文件的複製。若源文件與目標文件在不同的磁盤上，從一個磁盤將文件拖動到另一個磁盤上，則完成文件的複製。2.答案要點：啓動Word常用的方法有以下四種：（1）打開“開始”菜單，逐級選擇“程序”→“Microsoft Word”;（2）打開“開始”菜單，選擇“運行”選項，在彈出的對話框中鍵入：【盤符】【路徑】然後選擇“確定”按鈕；（3）打開“開始”菜單，選擇“新建Office文檔”或“打開Office文檔”選項；（4）在“資源管理器”或“我的電腦”中雙擊要打開的文件名。3.答案要點：發送時，首先將欲發送的原稿放入傳真機內，並根據原稿情況選擇發送參數，然後撥通對方電話，聽到回答信號後，表明對方已經開機準備接收，這時便可按下啓動鍵開始發送，放下話筒，直到發送完畢。接收方接到發送方的電話後，便可放下話筒，按下啓動鍵開始接收，直到接收完畢。二、修改與擬寫4.答案要點：××總公司關於對所屬單位學徒工轉正後工資問題的規定（即將“關於”前置於發文單位之後）5.答案要點：××廠關於××問題的請示（即將“向上級”改爲事由，“請示報告”改成“請示”）6.答案要點：××廠擴大經營範圍的請示（即在標題中要加上發文單位，並將“決定的”去掉）7.答案要點：出席職代會的代表包括各界人士。（即將“有幹部和青年，還有不少女同志”改爲“包括各界人士”）8.答案要點：加強計劃管理，是我們搞好企業管理的一個大問題。（即將“能否”去掉）9.答案要點：經過全廠職工的努力，今年外貿出口額創歷史最好水平。（即在“全廠”後加“職工”二字）10.答案要點：（1）標題有誤。應改爲“××廠關於解決糧油供應問題的請示”。（2）正文部分敘述有誤。包括語氣、用詞等。如“三百二十戶左右”、“很遠很遠”、“幹部吃糧困難”、“撤消我廠的百貨商店”、“希望××給予明示和支持”等。更改時重點更改上述語氣和用詞。（3）結尾錯誤。不能用“此致敬禮”結尾，應將“望××給予明示和支持”修改後下移到結尾用語位置。（4）落款有誤。日期應標“年、月、日”，並用漢字數字書寫。“敬上”二字去掉。11.答案要點：（1）標題擬寫正確。（2）正確標明受文對象。（3）正文部分應按擬寫“感謝信”的要求，寫明三方面的內容，即得到對象什麼樣的關心、支持、幫助；對方的關心、支持和幫助起到或將會起到什麼作用；向對象表示感謝。要求語言通順，簡明扼要。（4）簽署部分的擬寫應完善、正確。三、 情景題12.答案要點：（1）室內設備佈置要協調；（2）空氣、光線要好；（3）室內要清潔、明亮、整齊、美觀；（4）讓來訪者一起走進來就感到這裏工作有條不紊充滿生機。13.答案要點：意見應包括：單位內部所發的書面通知；印製或複製會議文件，其中有會議議程與日程安排表，會議時間安排表，領導人講話稿，經驗介紹材料等；會議文件校對與分發；會議的必備用品和特殊用品；會議類型是非決策性的、中型的、局部性的動員令；注意佈置會場、劃分座次、會議議程和日程安排。14.答案要點：意見應包括：選擇大小適中的會議廳、佈局形式選擇“而”字型、倒“山”字型或半圓型，會場裝飾要講求藝術性；會場用品包括文具用品與飲品；會場的音像、音響、燈光、空調等設備使用；薄式簽到或卡片簽到；標識座次；食宿、娛樂活動安排。15.答案要點：（1）分發文件包括會前未發的文件和會議期間所產生並使用的文件；要進行編號、履行登記手續和分裝，保密文件要註明密級，徵求意見稿或保密文件需退回的應付上清退目錄或清退說明；要求及時分發，尤其是會議簡報，會議臨時產生的討論稿等文件也應及時分發；注意分發不能出現漏裝或重裝的情況。（2）收集的八個範圍的文件；三個方面的渠道；四種方法；四條要求；注意收集後清退、立卷和歸檔工作。16.答案要點：（1）三種類型的典型事例；（2）七種處理方法。17.答案要點：（1）詳細活動計劃要包括時間、地點、參加人的範圍、人數等項；活動前與活動中的具體安排；（2）注意協調。