文祕工作應具備哪些氣質

身爲文祕，本身工作應具備一些氣質，你知道是哪些嗎?本文是本站小編爲大家整理的文祕工作應具備哪些氣質，僅供參考。

文祕工作應具備四種氣質

祕書工作就爲領導服務、爲各部門服務、爲人民羣衆服務，其核心就是爲領導當好參謀、搞好服務，祕書工作無小事，每一個工作環節都關係到全局的發展，所以祕書工作對祕書工作者要求特別高，要做一個合格的祕書，必須善於學習、勤於實踐、敢於創新、甘於奉獻，使自己具備一點即通的靈氣、舉重若輕的大氣、與時俱進的銳氣、默默無聞的“傻”氣。

一、善於學習，培養一點即通的靈氣

當今社會已進入知識經濟時代，日進千里，領導者素質越來越高，趨向於高學歷、高水平，祕書工作所面臨的環境也越來越複雜，要求祕書工作者必須具備一點即通的靈氣，舉一反三的悟性。求木之長者，必固其根本;欲流之遠者，必浚其泉源。培養靈氣必須加強學習，學習之匙能開所有問題之門。一是端正學習態度─從零點起。態度決定一切，要有一種爲人徒的心態，謙虛謹慎，一切從零開始。要有求飢若渴的學習慾望，學習上要不知足;要有隻爭朝夕的學習精神，捨得花時間，甘於流汗水。二是豐富學習內容─破萬卷書。加強政治理論學習，加強黨的方針政策學習，學會用馬克思主義的方法、立場和觀點來觀察、分析和解決問題;加強祕書業務知識學習，熟悉工作流程，提升業務能力，提高工作效率;加強市場經濟、法律和行政管理等相關知識學習，加強文學修養，拓寬知識領域，優化知識結構，熟悉新鮮事物，克服本領恐慌。三是拓展學習方法─採衆家長。常言道：山不辭碎石方能成其高，海不辭滴水故能成其大。只有不斷地汲取他人的智慧和長處才能不斷地提高自己的能力。人伴良賢智轉高，要向領導同志學;人民羣衆是智慧的創造者，要向羣衆學;三人行必有我師，要向同事學和業務骨幹學;他山之石可攻玉，要借鑑其它單位的成功經驗。

二、勤於實踐，培養舉重若輕的大氣

祕書工作每天都要面對許多紛繁細亂的事物，要和各種人羣打交道，經常會遇到各種預料不到的事情，這就要求祕書工作者必須有一種舉重若輕的大氣，泰山崩於前而面不改色，要胸有成竹，具備駕輕就熟的工作方法。實踐出真知，實踐出人才，只有通過不斷的實踐才能培養舉重若輕的大氣、駕輕就熟的工作方法。一是做小事要用“放大鏡”。小事中孕育着大事，這是祕書工作的特點，如日常值班、上傳下達、會場佈置、後勤服務、接人待物等，不能不說是小事，但稍有不慎，就會捅大漏子，對全局工作造成不得的影響。因此必須胸懷大局、放眼宏觀，要能“一葉而知秋”，擁有洞穿事物本質的能力，做到政治敏感、眼光犀利、小中見大、以大代小和以小促大。要建章立制，對看似小事的經常性工作，寫在紙上，貼在牆上，記在心上，抓在手上，形成規矩。同時，還要注意從中找出規律性的東西，高屋建瓴，舉一反三，抓一項帶動幾項，管原則不管具體，督結果不查細節，使老工作有新意。二是遇事雜要像“計算機”。辦公室工作千頭萬緒，任務瑣碎繁雜。要避免眉毛鬍子一把抓，頭腦要像計算機一樣有條不紊，繪製一張清晰、規則的運行圖。哪個該爲，哪個不該爲，哪個重點爲，哪個非重點爲，不能亂爲。要分清主次，避免重要工作沒抓住，次要工作用力過了頭，吃力不討好，事倍而功半。要領會意圖，不瞭解領導意圖，是盲人騎瞎馬，到處亂撞，幹不好還會南轅北出。吃透了領導意圖，辦事纔有方向。要掌握下情，摸清了下情，辦事纔會有的放矢，迎刃而解。要遵守規矩，沒有規矩不成方圓。不管事情再多再雜，採用什麼方法解決，都不能忘了規矩，該請示的要請示，能處理的敢拍板，要反饋的不截留。三是碰急事要像“穩壓器”。辦公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突發性的事情也會隨時出現，祕書工作者必須敏感、冷靜，不能盲爲。要泰然處之，不管事情多麼突然，多麼緊急，要冷靜地進行分析，根據上級要求和平時掌握的情況，及時提出解決預案，供領導決策。要沉着應付，在處置急事和突發性事件時，要邊請示，邊按領導要求協調相關單位，邊組織力量進行處置。三者要有機結合，穿插進行，不能丟三落四，使問題複雜化以致妨礙問題的解決。要有主見，面對急事或突發性事件，不能退縮，要大膽地往前站。但必須胸有主見，既不能亂表態、亂許願，又不能唯唯諾諾，態度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。四是做難事要像“救火隊”。在處理各種事務中，有時會出現一些超出預見、超出職責、難以預料的事情。對這些事，祕書工作者必須堅持做到：不迴避矛盾，敢於衝在前面，不怕丟面子，個人受點委屈也在所不辭;不怕得罪人，將自己的榮辱名利拋於腦後;不怕麻煩，跑斷腿、磨破嘴、餓扁肚子也心甘情願。

三、敢於創新，培養與時俱進的銳氣

創新乃活力之源，乃事物進步的根本動力，沒有創新，工作無異於無源之水，臭氣熏天。祕書工作最忌墨守陳規。作爲一個祕書工作者，要有前瞻性和發散性思維，要想領導之所想，想領導之未想，如果做不到這點，由領導支配着自己，被領導牽着鼻子走，這樣是不合格的。因此，做什麼事情，祕書都要想在前面，要走在前面，要寫在前面，要有一股與時俱進的銳氣，一股初生牛犢不怕虎的生氣，要敢於突破常規，開拓創新。一是創新要從面上着眼，綱舉目張。要創新思維方式，要打破慣例，開闊思路，用新的觀念謀劃工作，分析新情況，研究新問題，探索新路子。要創新制度，加強制度建設。要提高祕書工作效率，追求零誤差必須要實現規範化和制度化管理，要用科學合理的制度規範每一個工作環節。要創新工作方法，發揮主觀能動性，謀新策、出新招、創新意，把創新的理論和要求體現到工作中去。要創新服務內容。出主意當參謀，實現由被動服務向主動服務、滯後服務向超前服務、常規性服務向創造性服務轉變，使服務內容更周到，領導同事羣衆更滿意。要創新服務方式。要適應信息技術快速發展帶來的新變化，努力創新服務手段，探索電子化辦公，提高工作效率。二是創新要從點上着手，循序漸進。千里之行始於足下，創新也可以是一種改進，要從細節上總結昇華，量的不斷積累纔會有質的飛躍。要從日常工作中做起，要從每一件小事做起，要從每一個工作環節做起。拓寬工作領域，拉長工作鏈條，改進工作方法，規範工作流程，都是一種創新。比如，遇到一件從來沒經手過的事情，經過認真思考，最後圓滿完成了工作任務，得到了領導的認可，及時把這種臨時性的做法予以總結，使之經常化、制度化，這就是創新。再比如，在借鑑別人、總結自己的基礎上，把原來的工作方法進一步規範化、科學化，使之更加符合工作的特點和規律，更能符合形勢和任務的要求，這同樣是創新。總之，要多留心，多借鑑，多研究，創造性地開展工作，要用一種蓬勃的銳氣使工作不斷推陳出新。

四、甘於奉獻，培養默默無聞的“傻”氣

祕書工作具有從屬性、輔助性、被動性，祕書工作必須以服務爲第一要務，並切實將服務意識轉化爲自覺行動。要搞好服務祕書工作者就要有吃苦耐勞、無私奉獻的精神，要有一股默默無聞的“傻”氣。樹立不爲名、不爲利、埋頭苦幹的爲民思想，兩耳不聞名利事，一心只幹手中活。甘爲綠葉襯紅花，甘爲他人作嫁裳。一要樹立“吃虧是福”的思想。祕書一天到晚忙個不停，工作強度大，工作時間長，工作內容雜，辛苦幕後無人知，風光臺前沒有份，如果沒有不怕吃虧的精神，沒有吃虧是福的思想，就耐不住清貧、守不住寂寞、幹不好工作，得不到領導、同志的認可。二要樹立苦中作樂的思想。祕書工作艱苦，生活清苦，作習毫無規律，上班要先於人，下班要後於人，晚上要挑燈熬夜，平時要隨喊隨到，動手的事多，動腦的事多，精神壓力大，身體負荷大，生活空間小，工作待遇低，整天處於一種高度緊張和忙碌的工作狀態，沒有一種苦中作樂的思想是無法勝任的。三要樹立“逆來順受”的思想。受氣是祕書工作者的家常便飯。工作中一件事做得不好或不是很圓滿，有時會換來領導批評;下面的同志或羣衆來訪，有情緒有委屈不管三七二十一，首先往祕書身上發;在家裏，家屬不理解，還要受委屈。所以祕書工作者必須要樹立“逆來順受”思想，能夠正確對待批評和牢騷，學會換位思考，要把領導批評當作一種愛護，把羣衆的過激情緒當作是對組織的信任，把家屬的牢騷當作是對自己的關心，只有這樣才能心中無氣，潛心工作。

論祕書意識與氣質的修養

古時君王視祕書爲股肱之臣。當今領導人用祕書如左膀右臂。祕書是領導人的智囊和助手。他輔助領導人從事各項管理工作，負有參政設謀，協調綜合，督促檢查，拾遺補缺等重大責任。祕書素質的強弱直接關係到工作質量與效率的高低，關係到黨和國家方針政策的正確貫徹與各項事業的興衰成敗。因此，祕書人員必須具備較高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素質。但是，僅僅具備這些基本的素質，還不是合格的祕書人才，還不能說是一個精明能幹的祕書。祕書要在領會貫徹領導意圖的過程中與領導配合默契，使領導得心應手，並達到心領神會，揮灑自如的境界，僅有其基本素質顯然是不行的，欲達到完成祕書使命的優化標準，還必須具備和培養良好的祕書意識和氣質。

自我意識與角色意識的對立統一

唯物主義認爲，存在決定意識。人們的自我意識是在社會實踐中產生的發展的，它表現願望、意向、興趣、理想、信念等。自我意識的高層次表現爲一種豐富性動機，就是在社會生活中不斷推進提高的自我實現的精神支柱，每個人在進入自我實現的某個階段以後，又會出現新的更高的自我實現的追求。這種時時更新的自我意識總呈膨脹之勢。祕書是人在社會組織中擔當的一種角色。其角色意識又必須控制在社會組織爲他規定的規範之內。也就是說，他不是在自己選定的環境下創造，而是在他直接碰到的環境下創造。因爲祕書在社會組織中不是領導者、指揮者、決策者，僅僅是領導者、指揮者、決策者的參謀和助手。他僅僅服務於領導工作，活動於幕後。作爲處於從屬輔助地位的祕書，必須聽命於人，只能在受控的前提下施控。這種受規範控制的角色意識制約着呈膨脹狀態的自我意識，而強烈的自我意識能在一定條件下促進、推動角色意識，這就是自我意識與角色意識的對立統一。在這種對立統一的發展過程中，自我意識與角色意識始終是互相滲透、互爲因果的。祕書要實現自我，首先必須衝出自我，在“無我”中實現自我並達到“超我”。

融自我於角色，角色中見自我。任何自我實現不可能在角色之外達到，一個人必須全力塑造豐滿的角色形象，才能真正達到自我實現。在戲劇舞臺上，鑼鼓一響 、音樂聲起，演員就各自完全進入自己的角色。演員所塑的聲情並茂，維妙維肖的角色形象就是他在戲劇舞臺上的一種自我實現。在祕書崗位上扮演祕書角色，就要像演員塑造角色一樣，把追求、跨越更高階段的自我意識不斷調整轉移到塑造完美豐滿的祕書形象上來。要徹底擯棄“身在曹營心在漢”或“這山望見那山高”的心態，使強烈的自我實現的豐富性動機完全融匯在角色意識之中。在角色意識中溶化了強烈的自我意識，那麼從屬性的被動工作就會出現創造性、主動性態勢。在規範的角色位置上塑造出了鮮明的角色形象，其自我實現也就達到了新的境界，也就是在角色形象中展現了嶄新的獨特的自我。

隱個性於共性，共性中顯個性。個性，是指一個人在他內在生理素質的基礎上，在一定的社會條件下，通過社會生活的實踐鍛鍊與陶冶，逐步形成的觀念、態度、氣質與習慣等，它是一個人比較穩定的生理、心理素質和社會行爲特徵的總和。是一個人在人與人相互接觸中表現出來的性格傾向。共性，是人在社會生活中能夠配合他人的行爲，適應羣體生活的共同要求，符合羣體行爲規範的性格傾向。心理學家認爲，只要不是病態，任何個性都是可愛的。這是從宏觀角度對社會構成與發展而言。而從微觀角度，對適應某種社會規範而言，個性是要服從於共性的。作爲祕書，不僅要個性服從於共性，而且還要使自己的個性巧妙地溶合於共性，具有最大限度的可壓縮性，剛柔相濟，富有彈性。在任何情況下，在任何環境中，不但能順應羣體共性，尤其還要順應其服務對象的獨特個性。

能使個性泯消於微觀而顯現於宏觀，是運用掌握個性維度的上乘境界。人們生活中看不到有什麼個性的人，往往是最有個性的人。對祕書來說，自負清高，目中無人是狹隘危險的個性;點頭哈腰，奴顏卑膝是令人噁心、沒有出息的個性;而有禮有節、不亢不卑、自信自謙、能屈能伸，纔是一個正派祕書所應該具有的個性。

淺談現代管理文祕氣質的養成

摘要：氣質的培養能夠幫助你順利走向社會，走向世界，能夠更好的樹立自身的形象，在人際交往中給人留下溫文爾雅的美好印象。良好的氣質修養是祕書工作中極其重要的內容之一，爲企業塑造良好形象，是企業無形的資產。所以祕書人員要注重提高自身的內在氣質修養，把其優勢在祕書工作中發揮到最大。 關鍵詞：祕書 氣質美 養成 提高

一、管理文祕與氣質

何謂祕書，祕書是一種職務名稱，還是一種社會職業，祕書的主要職能作用是助手、參謀。祕書工作在80年代以前是一種規範性的工作，各自爲各自的領導服務，固守成規，侷限性比較大。進入80年代就大變了樣，黨的十一屆三中全會後的十多年，中國祕書工作有了飛躍性的發展。中央領導同志多次提倡祕書部門要充分發揮參謀助手作用。參謀工作的開展，是不斷髮展變化的新形勢的需要，是領導工作努力提高科學化水平和效能的需要，是祕書部門職能自我完善的需要。各地祕書部門的實踐也說明，做好參謀工作，是祕書工作有所突破的關鍵所在。參謀工作的突出地位，不是人爲地推上去的，而是祕書部門的特殊地位與任務所決定的。 何爲氣質，百度名詞解釋的是氣質是根據人的姿態、長相、穿着、性格、行爲等元素結合起來給別人的一種心理感覺，即稱爲氣質。氣質是用來形容人的，相對而言，形容場所的各種感覺，則是用氣氛來形容。

而心理學上，氣質是人的個性心理特徵之一，它是指在人的認識、情感、言語、行動中，心理活動發生時力量的強弱、變化的快慢和均衡程度等穩定的動力特徵。主要表現在情緒體驗的快慢、強弱、表現的隱顯以及動作的靈敏或遲鈍方面，因而它爲人的全部心理活動表現染上了一層濃厚的色彩。它與日常生活中人們所說的“脾氣”、“性格”、“性情”等含義相近。

二、關於氣質的分類

希波利特根據人體內的血液、黏液、黃膽汁和黑膽汁這四種體液的不同配合比例，將人的氣質劃分爲四種不同類型：

1.多血質：靈活性高，易於適應環境變化，善於交際，在工作，學習中精力充沛而且效率高; 對什麼都感興趣，但情感興趣易於變化;有些投機取巧，易驕傲，受不了一成不變的生活。

2.黏液質：反應比較緩慢，堅持而穩健的辛勤工作;動作緩慢而沉着，能剋制衝動，嚴格恪守既定的工作制度和生活秩序;情緒不易激動，也不易流露感情;自制力強，不愛顯露自己的才能;固定性有餘而靈活性不足。更適合做祕書。

3.膽汁質：情緒易激動，反應迅速，行動敏捷，暴躁而有力;性急，有一種強烈而迅速燃燒的熱情，不能自制;在克服困難上有堅忍不拔的勁頭，但不善於考慮能否做到，工作有明顯的週期性，能以極大的熱情投身於事業，也準備克服且正在克服通向目標的重重困難和障礙，但當精力消耗殆盡時，便失去信心，情緒頓時轉爲沮喪而一事無成。

4.抑鬱質：高度的情緒易感性，主觀上把很弱的刺激當做強作用來感受，常爲微不足道的原因而動感情，且有力持久;行動表現上遲緩，有些孤僻;遇到困難時優柔寡斷，面臨危險時極度恐懼。

三、管理文祕氣質的養成 (一)氣質美

氣質最主要的特點是由內而外，氣質的培養是最爲漫長的過程，需要的是平時不斷的自我提升 。對於氣質，人的內在表現最爲重要的。氣質給人的美感也有很多： 怎麼樣才能做到氣質美呢?

氣質是指人相對穩定的個性特徵、風格以及氣度。性格開朗、瀟灑大方的人，往往表現出一種聰慧的氣質;性格開朗、溫文爾雅，多顯露出高潔的氣質;性格爽直、風格豪放的人，氣質多表現爲粗獷;性格溫和、風度秀麗端莊，氣質則表現爲恬靜……無論聰慧、高潔，還是粗獷、恬靜，都能產生一定的美感。相反，刁鑽奸滑、孤傲冷僻，或卑劣萎靡的氣質，除了使人厭惡以外，絕無美感可言。

在現實生活中，有相當數量的人只注意穿着打扮，並不怎麼注意自己的氣質是否給人以美感。誠然，美麗的容貌，時髦的服飾，精心的打扮，都能給人以美感。但是這種外表的美總是膚淺而短暫的，如同天上的流雲，轉瞬即逝。如果你是有心人，則會發現，氣質給人的美感是不受年紀、服飾和打扮侷限的。一個人的真正魅力主要在於特有的氣質，這種氣質對同性和異性都有吸引力。這是一種內在的人格魅力。

氣質美首先表現在豐富的內心世界。理想則是內心豐富的一個重要方面，因爲理想是人生的動力和目標，沒有理想的追求，內心空虛貧乏，是談不上氣質美的。品德是氣質美的另一重要方面。爲人誠懇，心地善良是不可缺少的。文化水平低下也在一定的程度上影響着人的氣質。此外，還要胸襟開闊，內心安然。

氣質美看似無形，實爲有形。它是通過一個人對待生活的態度、個性特徵、言行舉止等表現出來的。氣質外化在一個人的舉手投足之間。走路的步態，待人接物的風度，皆屬氣質。朋友初交，互相打量，立即產生好的印象。這種好感除了來自言談之外，就是來自作風舉止了。熱情而不輕浮，大方而不傲慢，就表露出一種高雅的氣質。狂熱浮躁或自命不凡，就是氣質低劣的表現。 氣質美還表現在性格上。這就涉及到平素的修養。要忌怒忌狂，能忍辱謙讓，關懷體貼別人。忍讓並非沉默，更不是逆來順受，毫無主見。相反，開朗的性格往往透露出大氣凜然的風度，更易表現出內心的情感。而富有感情的人，在氣質上當然更添風采。

高雅的興趣是氣質美的又一種表現。例如，愛好文學並有一定的表達能力，欣賞音樂且有較好的樂感，喜歡美術而有基本的色調感，等等。

第二氣質美的提高

1、多照鏡子。鏡子並不是自戀的代名詞，事實上，鏡子是你忠實的朋友，通過它，你可以發現自己的優缺點。更重要的是，每天對着鏡子說一遍“我很美麗”，這會帶給你更多的自信，唯有愛自己，纔會更美麗。

2、保持快樂的心境。每個人最閃亮最有魅力的時候往往是他最快樂的時候。一個整日愁眉苦臉的人，通常美不到哪去。情緒可以輕易改變一個人的氣質，所以，每天都學會保持快樂的心境，你會從內到外地發光。

3、愛情是滋潤劑。戀愛中的女人最美麗。這句俗到不能再俗的話卻是至理名言。女人在陷入愛情的時候，會不自覺地有一種充實的心情，戀愛中的女人也會學會去包容。一份成熟的感情，能夠磨礪出成熟美麗的氣質。

4、多與你覺得充滿魅力的女性溝通。表情是可以傳染的。多與笑容充滿魅力的女性對話，你也會在不自覺間被感染到，學會更有魅力的表情。

5、與不同輩、不同類型的人交流。一個人的魅力是通過與他人的交流而積累起來的，對於相對年輕的女性來說更是如此。在與年長或者外國朋友交流時，自己的表情、語言和視線都隨不同的人而有一些微妙的調整，這種交流過程會幫助你積累與人交往的魅力。

6、找到最適合自己的笑容。自然、燦爛的笑容是予人第一印象的最佳利器。多面對鏡子練習精準又自然的微笑，檢討自己的笑是否僵硬或牽強誇張，記得打從心裏的笑纔是最自然、坦誠的。 許多人並不是靚女俊男，但在他們的身上卻洋溢着奪人的氣質美：認真，執着，聰慧，敏銳。這是真正的氣質美，是和諧統一的內在美。

第三祕書氣質的養成

1、沉穩 (1)不要隨便顯露你的情緒。 (2)不要逢人就訴說你的困難和遭遇。 (3)在徵詢別人的意見之前，自己先思考，但不要先講。 (4)不要一有機會就嘮叨你的不滿。 (5)重要的決定儘量有別人商量，最好隔一天再發布。 (6)講話不要有任何的慌張，走路也是。 2、細心 (1)對身邊發生的事情，常思考它們的因果關係。(2)對做不到位的執行問題，要發掘它們的根本癥結。(3)對習以爲常的做事方法，要有改進或優化的建議。(4)做什麼事情都要養成有條不紊和井然有序的習慣。(5)經常去找幾個別人看不出來的毛病或弊端。(6)自己要隨時隨地對有所不足的地方補位。 3、膽識 (1)不要常用缺乏自信的詞句(2)不要常常反悔，輕易推翻已經決定的事。 (3)在衆人爭執不休時，不要沒有主見。(4)整體氛圍低落時，你要樂觀、陽光。(5)做任何事情都要用心，因爲有人在看着你。(6)事情不順的時候，歇口氣，重新尋找突破口，就結束也要乾淨利落。 4、大度 (1)不要刻意把有可能是夥伴的人變成對手。(2)對別人的小過失、小錯誤不要斤斤計較。(3)在金錢上要大方，學習三施(財施、法施、無畏施)(4)不要有權力的傲慢和知識的偏見。(5)任何成果和成就都應和別人分享。(6)必須有人犧牲或奉獻的時候，自己走在前面。

參考文獻：

1、李瓏 . 管理心理學. 科學出版社

2、周季平 . 商務祕書禮儀. 中國勞動社會保障出版

3、田曉娜 . 論祕書的氣質修養. 百度文庫