公文處理工作存在的主要問題及解決辦法

一、行文中的常見問題

（一）報送不規範。主要表現在：

1．非領導同志交代直報的文件，違規直接報送領導個人。不少單位將報給市委或市政府的文件或公文代擬稿，直接報送到領導個人手中。這樣做容易出現以下問題：一是熟悉辦文程序的領導會將公文退回，並要求按程序辦理，這樣就耽誤了時間，影響了進度；二是對辦文程序不熟悉的領導，獨自作出批示，而涉及此文件的其他相關領導不知情，無人協調，造成工作被動。根據公文處理有關規定，除領導同志有交代指示外，單位的公文不能直接報送上級領導個人，只能報送祕書部門按程序辦理。

2．倒行文。有些部門單位將黨委、政府或黨委、政府辦公室文件的代擬稿直接送交黨委、政府領導個人，由領導個人對其內容簽署批示性意見後交祕書部門辦理。既不符合公文處理有關規定，同樣也容易出現與（1）相同的問題。因此除領導直接交辦的重大緊急事項外，部門單位的代擬稿應一律按要求先送交祕書部門的辦文機構按程序辦理。

各類領導小組要求市委市政府轉發的文件，可先送領導小組領導簽署意見，再送市委或市政府辦公室辦文，這種情況不屬倒行文範圍。

（二）濫發文件。主要表現：

1．所發公文屬可發可不發之列。如有些工作，已經召開了專門會議，領導講話和會議精神已經部署，而且涉及範圍較窄，就不應該另行發文。

2．所發公文只是照抄照轉上級的公文。有些單位拿着中央和省裏的文件，基本上就是把“省”改成“市”、“市州”改成“區縣（市）”，所發公文內容空洞，無具體措施，不解決問題。這樣的文件可直接翻印，不必轉發。本級機關主要是督促檢查抓落實，可就如何督促檢查抓落實提出具體工作措施。

3．調整領導小組等議事協調機構成員，每有調整，就要求發文。原則上黨委、政府辦公室只發領導小組等議事協調機構成立的文件，而且有特別明確的規定：今後領導小組如有人員變動，由領導小組辦公室自行調整，由領導小組組長審覈後以領導小組名義發文，報黨委、政府辦公室備案，黨委、政府辦公室不再行文。那什麼情況下可以黨委、政府辦公室名義行文進行調整呢？

（1）根據上級要求，必須進行調整的。如黨風廉政責任制工作領導小組，今年省委省政府已經對這個機構進行了調整，對副組長的職務要求發生了變化，而且要求所有黨委常委都必須是領導小組成員，這種情況下，市委、市政府辦公室就應該參照省裏調整情況行文進行調整。

（2）根據本地實際情況變化，市委、政府有明確要求的。如原來某領導小組組長由黨羣副書記擔任，現在沒有設黨羣副書記，黨委研究決定由黨委常委、組織部部長擔任組長，這種情況可以由黨委、政府辦公室行文調整。再者，爲了加強對某一項工作的領導，原來是黨委副書記擔任組長的，現在改爲書記擔任組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。第三，爲了更好地開展某項工作，須增加黨委、政府領導擔任副組長，可由黨委、政府辦公室行文調整。另外黨委、政府主要領導有明確指示的，也可由黨委、政府辦公室行文調整。

（三）行文關係混亂。主要表現：

1．應該黨政分開行文的未分開行文。特別是政府工作安排，不宜送黨委發文。經常出現政府部門拿着政府工作安排方面的文件，到黨委辦公室發文的現象。如某單位拿着《做好行政事業單位帶薪休假工作的通知》送交黨委辦公室，這是政府人事工作，也涉及財政管理，純屬政府工作，就應該送政府辦公室發文。還有如《關於維護價格穩定、保障市場供應的通知》、《做好免除城市義務教育階段學生學雜費工作的通知》、《關於做好春節期間安全生產工作的通知》等方面的文件，都應該送政府辦公室行文。其原因如下：

一是政府工作由政府主管，政府領導是政府工作的第一責任人，政府發文有利於政府責、權、利的統一。

二是政府工作必須實行政務公開，自覺接受公衆、人大及其常委會的監督。如果由黨委辦公室發文，一方面文件的發至範圍往往有嚴格規定，不利於公衆行使知情權，另一方面人大及其常委會不便進行監督。

三是容易造成工作失誤。政府文件的出臺必須經過嚴格的行政程序規定，重要文件還須經過人大及其常委會審議，如果這方面的文件由黨委發文，容易繞過必要的行政程序和監督程序，造成工作失誤。

2．部門行文“升格”爲領導機關行文。經常有一些部門，爲了使部門意志上升爲領導機關意志，將部門文件升格爲領導機關行文。一般情況下，本級行文的規格應參照上級行文規格執行。如上級某部門發文佈置某項工作，本級黨委或政府落實此工作時，一般由本級部門行文落實，不升格爲領導機關行文。另一種情況是純部門工作，部門可以單獨行文或部門之間可以聯合行文的，也不宜由領導機關行文。

3．越級行文。越過主管部門或上一級機關向上請示。如鄉鎮、市直部門的二級機構和直屬單位直接向市委市政府請示，都是違反程序的越級行文。一般情況下鄉鎮不能向市委市政府請示，特殊情況下需請示的，須報縣委縣政府簽署意見後上報；市直部門的二級機構和直屬單位向市委市政府請示，需主管部門簽署意見後上報。

4．本級部門向下級黨委、政府直接下發指令性文件。個別部門爲了強調部門工作，尋求下級黨委、政府對本部門工作的重視與支持，經常向下級黨委、政府行文，安排工作。這是嚴重違背公文處理規定的。沒有同級黨委、政府的明確授權，部門無權下發此類文件，下級黨委、政府可以不受理此類文件。

5．請示和報告氾濫。一些部門報送黨委、政府的請示和報告，有些並不是重大事項，有些也不屬於黨委、政府受理的範圍，卻事無鉅細地上報。這樣的文件，送到領導同志案頭，增加了領導同志的閱文量，浪費了領導同志的精力和時間。

二、文種使用中的常見錯誤

（一）自制文種。在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種並儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告”、“工作思路”、“情況彙報”等。黨的機關公文主要有14種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要。行政機關的公文主要有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要。除此之外的文種，都不能出現黨政機關的公文之中。

（二）誤用文種。把屬於機關其他應用文，特別是事務文書中的文種，誤作爲正式公文文種使用的情況。常見的有：把計劃類文種“要點”、“打算”、“安排”、“方案”等作爲公文文種直接使用。把屬於總結類的文種“小結”、“總結”，以及把屬於規章制度類的文種“辦法”、“規程”、“實施細則”等作爲正式文種直接使用。但是，如果將上述應用文用轉發或印發通知的形式發佈，則是規範用法。如“××市委辦公室關於轉發《市委宣傳部××年工作要點》的通知”，““××政府辦公室關於印發《××年××工作實施方案》的通知”。

（三）混用文種。不按文種的功能和適用範圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導致行文關係不清，行文目的不明，行文性質混淆。常見的有：“通知”與“通告”、“決議”與“決定”、“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。

在公文處理中這類問題最常見的是“請示”與“報告”、“請示”與“函”混用。如《××關於批准成立××機構的報告》，《××舉行××活動的報告》。兩個標題內容十分明確，就是要求上級解決問題，應該用“請示”而不是“報告”。報告是“向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問”的，這類報告，只要把情況彙報、反映清楚即可，目的是讓上級和領導瞭解發展情況，掌握工作進度，做到心中有數，不需要回復；而請示是“向上級機關請求指示、批准”的，需要回復，兩者在使用上有很大的區別。有時也存在“請示”和“函”混用。《辦法》規定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項是用函。可是有些單位當有求於對方（不相隸屬單位）時卻用了請示。如同級某局向同級財政局《關於解決××活動經費的報告》或《關於解決××活動經費的請示》，所用的文種都是錯誤的，應爲《關於解決××活動經費的函》。

（四）濫用文種。一些部門單位爲了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定”文種。“決定”這種文種，市級以下黨委、政府一般用於加強自身建設、表彰先進、向英雄模範人物學習等方面，或者用於關係經濟社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定”文種。

三、版頭使用中的常見問題

（一）版頭混用。將下行文版頭用於上行文。如使用“××文件”式樣的版頭用於向上級報告事項、請示工作、任免幹部或批覆等。這裏應該使用“××（）”的版頭。

（二）使用非標準版頭。使用設計或印刷不標準的版頭。常見的是：格式不對、尺寸不標準、非紅色印刷、發文機關字體不莊重等。

（三）使用沒有版頭的白紙印發文件

四、發文字號中的常見問題

（一）年號不全。如：將“XX”省略爲“07”。

（二）括弧不對。發文年度應用六角括弧“〔〕”括入。錯用成圓括弧“（）”、方括弧“［］”、方頭括弧“【】”。

（三）位置不當。將發文年度位置提前到了機關代字前面。如：將“×發〔XX〕×號”錯爲“〔XX〕×發×號”。

（四）序號累贅。發文順序號中多加了“0”變成“0×”。

（五）一文多字號。聯合發文時並用了幾個單位的發文字號。

（六）一字號多文。用同一發文字號製作兩份不同的文件。

（七）跳號。沒有按自然數的順序依次排列，中間出現跳號現象。

（八）字第搭配不當。正確的是“字”在年號之前，不用“第”；前面用“字”，後面用“第”；前面無“字”，後面就不應有“第”。常見的錯誤是：有“字”無“第”或有“第”無“字”。但“字”、“第”均省去是正確用法，如：×委〔XX〕×號。

（九）濫用“發”字。只有重要文件才採用“××發”字號。

（十）自制發文字號。未按規定要求編制發文字號。

五、簽發人標註中的常見問題

（一）上行文未標註簽發人姓名。公文處理規定要求上行文必須標註簽發人姓名。

（二）下行文標註了簽發人姓名。下行文不要標註簽發人。

（三）標註不規範簽發人標註位置遠離發文字號（正確的是它們之間空兩個字）；簽發人標註的字體字號與發文字號的字體字號不一致；“簽發人”與簽發者姓名之間未加冒號。

六、公文標題中的常見問題

（一）缺少發文機關或通過決議、決定的會議名稱。“決議”、“決定”等文種的標題不能省略發文機關或通過決議、決定的會議名稱。如“中國共產黨省第九屆委員會第三次全體會議關於《中共省委關於認真學習貫徹黨的xx大精神，努力開創富民強省新局面的決定》的決議”，就不能省略會議名稱，《中共省委關於認真學習貫徹黨的xx大精神，努力開創富民強省新局面的決定》，就不能省略發文機關。

（二）用發文字號代替文件名稱如：“關於××〔1997〕×號文件的批覆”，這類標題的事由，除極少數熟悉標題中所述文件的內容的人外，其他人是不能明白的。應將原文件標題或其主要內容明確標註在批覆文件當中。

（三）文字累贅。如：《“祕書工作”×人民政府關於認真貫徹落實×政發〔XX〕××號文件精神，積極動員羣衆大力開展抗旱播種保苗，保證今年農業奪取豐收的情況的報告》，發文機關可省略，所引文件的發文字號應刪掉，事由可概括，改爲《關於春耕播種情況的報告》就簡明瞭。此外，在標題中常出現文字或詞義重複的現象，如《關於貫徹“祕書工作”×通知的通知的通知》，應爲《關於貫徹“祕書工作”×通知的通知》；又如《關於請求解決“祕書工作”×的請示》，應爲《關於解決“祕書工作”×的請示》，後面有請示，前面用請求就是多餘的。如《××政府辦公室關於印發〈關於“祕書工作”×活動實施方案〉的通知》中，後一個“關於”就可以不要。

（四）濫用標點符號。除引用文件用書名號外，公文標題中一般不標註其他標點符號。

（五）缺少文種。如《××市人民政府批轉市教育局關於建立高等院校學習基地的報告》，誤把被轉發部門的“報告”當作本公文的文種，應在其後補上“通知”這一文種。

（六）發文機關簡稱不規範。如：如把“勞動和社會保障局”簡稱爲“勞社保局”，就不規範。如果是“發展和改革委員會”應簡稱爲“發改委”，如果是“人口和計劃生育委員會”應簡稱爲“人口計生委”。

七、主送機關中的常見問題

（一）缺主送機關。除公佈性文件外，一般文件都必須標明主送機關。但有的文種如會議紀要等，主送機關一般放在文尾末頁下端。

（二）主送機關表述不規範。未按黨委、人大、政府、政協、法院、檢察院、軍隊、有關部門的順序排列；未用全稱或規範化簡稱，如“市府”應爲“××市人民政府”；分類排列時未按類內用頓號、類間用逗號的原則辦理；隨意使用統稱，如“市內各單位”。（三）多頭主送。主送機關不止一個。向上級機關行文，只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送的形式，但不得同時抄送下級機關。

（四）主送個人。公文不得主送領導個人。

八、正文中的常見問題

（一）錯別字。主要表現：（1）因粗心大意，將“宏觀”錯成“客觀”，“撥款”錯成“拔款”，“突擊”錯成“突出”……；（2）因辨析不準，將“淡薄”錯成“淡簿”，“瀆職”錯成“贖職”，“嚴厲”錯成“嚴勵”。

（二）標點符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

（三）數字使用不規範。應該用阿拉伯數字的用了漢字，如“20世紀90年代”錯成“二十世紀九十年代”；應該用漢字的用了阿拉伯數字，如“黨的xx大”錯成“黨的17大”。正文中的數字，部分結構層次數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作爲詞素的數字必須用漢字書寫，其餘的應當使用阿拉伯數字。

（四）隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設”簡稱爲“社精文建設”，“高速公路公司”簡稱爲“高速公司”。

（五）引文標註錯誤。未按所引用公文的發文時間、標題的發文字號的順序引用。如“你單位××〔XX〕×號文件（關於“祕書工作”的請示）收悉。”應爲如“你單位關於“祕書工作”的請示（××〔XX〕×號文件）收悉。”

（六）隨意使用字體字號。

（七）隨意設定字距行距。

（八）前後表述不一致。如前面用單位全稱，後面卻用規範性簡稱。

九、附件標識中的問題

（一）有附件不標註。

（二）附件名未標全稱。

（三）標註不規範。“附件”二字頂格標註（正確的是頂格空一字）；只標了一個“附”字（正確的是標“附件”二字）；附件未全部標註；附件標題末用了標點符號。

（四）內容不適。在印發、轉發、批轉公文的通知中，錯將所印發、轉發、批轉的公文作爲附件特殊說明。印發、轉發、批轉通知和所印發、轉發、批轉件是共同組成一件公文的，且已在標題中說明，無需作附件標註。“關於印發《××工作方案》的通知”中，工作方案就是文件的正文，而不是附件，無須標註。

十、發文機關標識中的問題

（一）黨的機關公文未標發文機關名稱，用印章代替。

（二）發文機關未用全稱或規範化簡稱。

（三）位置不當。常見的錯誤是居中標識或靠右邊頂格標識。正確位置一般是從全頁垂直中線起向右書寫，而且發文機關最後一個字比正文縮四個字或與成文日期標識協調（成文日期的最後一個字比正文縮兩個字）。在下列兩種情況下發文機關標識可越過中線：一是發文機關全稱字數多，從中線向右寫，一行寫不下時；二是聯合發文單位多，豎列太長影響美觀時。

十一、成文日期標識中的常見問題

（一）將擬稿日期作爲成文日期。成文日期，一般以領導人最後簽發的日期爲準；經會議討論通過的決議、決定等，以會議通過的日期爲準；聯合行文，以最後簽發機關領導人的簽發日期爲準；電報以發出日期爲準。成文日期應當寫明年、月、日，年份不能簡寫。

（二）將打印日期作爲成文日期。

（三）漢字和阿拉伯數字亂用。黨的機關應用用數字標識：“XX年3月20日”，行政機關應用漢字標識：二○○五年三月二十日。

（四）位置不當或與落款不協調。常見錯誤是成文日期第一個字向左越過發文機關第一個字或直接向左靠齊。正確位置一般應是成文日期第一個字與發文機關第三個字（或中間）對齊，向右排印。當發文機關最後一個字比正文縮四個字排印時，成文日期的最後一個字比正文縮兩個字。總的原則是，成文日期的標識是與發文機關標識協調，以保持文面的美觀。

十二、機關印章使用中的常見問題

（一）當用不用。請示、報告等上行文應該用印而未用印。

（二）不當用印的卻用了印。如印製的有特定版頭的一般普發性文件和會議紀要卻用了印。

（三）位置不當。用印既不壓發文機關也不壓成文日期或只壓其中一個。

（四）模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

十三、主題詞標識中的常見問題

（一）不標引主題詞。正式公文都應標註主題詞。

（二）將標題簡單分切後分當主題詞標引。主題詞的主要作用是反映公文的類別、主題和表現形式，爲檢索查詢提供方便，由範圍（類別詞）+內容（類屬詞）+文種（文件形式）組成，其中的類別詞反映公文內容所涉及的範圍和應歸屬的類別，標題中一般不會出現；標題的主要作用是概括公文的性質和要求，由發文機關+事由+文種組成，其中的發文機關一般不宜作爲主題詞標引。因此，標引主題詞時不能簡單地切分標題，而應根據公文內容進行分析，弄清公文的類別、主題和表現形式後，再按主題詞標引的規範進行標引。（三）任意生造主題詞。不在中共中央辦公廳、國務院辦公廳或上級主管部門統一制發的《公文主題詞表》中選用主題詞，而是任意生造。這將導致不能用計算機對公文進行主題檢索，完全失去標引主題詞的意義。

十四、辦文流程常見問題

（一）部門報送黨委政府辦理的文件或代擬稿不合乎要求。部門單位到同級黨委、政府祕書部門呈報文件或公文代擬稿，應該提供：

1．合乎規範要求的文件或公文代擬稿。

2．與呈報文件相關的背景材料，如相關文件資料等等。

3．黨委、政府領導是否有批示要求行文。有批示的，來文單位應提供批示件的原件；

黨委常委會議或政府常務會議是否明確要求行文。要求行文的，來文單位應提供會議紀要。

上級黨委、政府是否對同類工作或處理同類問題行過文。本級黨委、政府是否對相關工作或處理相關問題曾經行文。已行文的，由來文單位提供文件。

涉及其他部門協調的事項，應事先進行協調，並提供其他部門簽署的意見。

本單位領導是否簽署意見。沒有簽署意見的，應簽署意見或蓋章。

4．代擬稿的電子文擋。

（二）辦文工作人員對部門送來的文件或代擬稿把關不嚴。收到下級機關上報的需要辦理的公文，文祕部門應當進行審覈。審覈的重點：一是是否應由本機關辦理；二是是否符合行文規則；三是內容是否符合國家法律、法規及其它有關規定；四是涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會籤；五是文種使用、公文格式是否規範。六是提供的材料是否準確、完備、齊全。

（三）文稿送審會籤不規範，缺乏主動協調，導致工作被動。文稿校覈後，應填寫發文審簽單，由祕書部門負責人註批後送有關領導審籤。文稿送審應安排專門人員呈送，一般按註批單上領導的排名順序，從後至前依次呈送。呈送急件時，由送審人員口頭向領導或領導祕書報告。

呈送急件時，如籤批的領導在市內下鄉，可電話報告並做好記錄，也可將送審稿電傳到所在地黨委、政府辦公室，請其轉呈。如籤批的領導在外出差，可電話報告並做好記錄，如聯繫不上，經有關領導同意後，可越過此領導向另一位領導呈送。

每呈送一份文稿，辦文人員應在公文送審臺賬上登記送出時間、呈送領導姓名、重要批示意見等送審情況，便於跟蹤催辦。

辦文人員每次收回領導籤批的文稿後，應逐一做好複覈、協調工作。重要批示意見和修改意見要報告祕書部門分管領導和主要領導。主要領導關注的重要文件，要及時報告辦理進度。領導作出批示或修改意見的文稿要附在清樣後，必要時可在原稿上註明是哪位領導做出批示或修改。

（四）忽視公文複覈環節。有些單位辦文工作人員爲了省事，不經複覈就進行登記編號和印製。已經領導審批定稿的文件，辦文人員要對公文格式再複覈一至兩次。重點複覈文件標題、主送機關等項目是否表述準確，領導審籤手續是否完備，文件格式是否規範等，並對文件的重點修改內容及有關數據指標、專用名稱等再作仔細複覈。複覈後要完善公文格式要素如主題詞、版記等，認真在臺賬上進行編號，標明緊急程度、祕密等級、發文日期、發至範圍等。然後再送文印室進行印製，文印室製作出文件清樣後，要將清樣校覈一次，確定無誤後開印。

十五、請示件辦理時常見問題

（一）沒有建立專門臺賬。收到下級機關的請示性公文，經辦人員要做好籤收工作，並在臺賬上進行詳細登記，並留下聯繫人的聯繫電話。

（二）不進行嚴格把關，一概接受。辦文人員應認真閱讀請示內容，對存在問題作出相應處理：

請示件呈送機關有2個或2個以上的、請示件送至領導個人而領導個人已經予以批示的，一律不予辦理。

請示事項審批權限在具體職能部門的，應轉有關職能部門辦理或請來文單位直接報有關部門承辦。

越級請示的公文，一般不予辦理，必要時告知來文單位逐級呈報。但重大緊急事項或其他特殊事項，可向來文單位瞭解情況後，視情況及時辦理。

請示事項未表述清楚的，應向來文單位瞭解情況，必要時請來文單位修改後再報。

來文沒有附與請示事項有關背景材料或需要補充相關材料的，應及時告知來文單位提供和補充。

請示事項沒有主管部門意見的，應先徵求主管部門意見或與相關單位做好協商工作。請示事項涉及其他單位的，應先做好相關單位的協調工作。

請示事項有前卷可查的，應先查先卷後再辦理。

（三）不提出擬辦意見，直接送呈領導。對請示事項明確，政策依據充分的請示，可直接呈送有關領導審批。但對請示事項涉及面廣、政策性強的請示，要先與有關單位進行協調，必要時可提請有關領導召開協調會，提出可行性建議，報領導審批。

（四）領導審批時出現不同意見時，不向祕書部門領導彙報，直接將文件送交下一領導。領導同志對請示事項有不同意見時，要暫緩送批，並向祕書部門領導彙報，與有關方面做好領導批示的落實和協調工作，必要時再提請祕書部門主要領導或報黨委、政府主要領導審定。

（五）回覆來文單位的方式單一。請示件辦理完畢後，要根據請示件的內容及辦理情況，及時、準確回覆來文單位。回覆方式主要有三種：

回覆政策性強、請示內容較爲複雜的請示件，一般採取行文的方式進行批覆，同時抄送有關單位。

領導批示明確，無分歧，且有具體意見的，可將領導批示直接複印或電傳給來文單位。涉及有關單位的，應同時複印給有關單位。

對請示事項領導批示不同意或幾位領導批示意見不一致的，應採取電話或面談的方式口頭回復來文單位，並做好有關解釋和保密工作。

十六、文件管理常見問題

（一）收文不及時，沒有建立臺賬，不按程序、要求進行簽收。有些單位收到文件後，不清點，不登記。對上級來文要（含電子文件）及時簽收，簽收時要覈對信封件數、收文單位、信封編號、發文字號等是否一致，確保準確無誤後才能簽收。簽收後要對照發文通知單，清點文件的發文字號、份數、份號是否正確。如有出入，應及時與上級機關聯繫，弄清原因，立即更改。清點後要進行登記，按照文件分類，在來文登記臺賬上進行登記，所有要素和項目要一一準確登記。

（二）文件送閱混亂。有些單位收到文件後，就隨意送給領導看，沒有擬辦意見，送閱時沒有登記，不知文件去向，導致文件丟失或泄密。文件管理人員要認真閱讀和領會文件精神，在呈批單上提出擬辦意見，擬辦意見一般是呈送領導（應符合傳閱範圍的要求）籤批建議、分發文件方案等。然後將填好呈批單的文件依次送領導閱批，應配備專門的文件管理人員送籤，送籤前要及時登記送籤時間和送籤領導等事項，並及時進行催辦。領導籤批後，應將領導籤批意見及時告知有關領導和部門進行落實。呈批文件不得橫傳，文件管理人員要及時取回文件並及時送下一簽批人。密級文件原則上只能請領導到機要閱文室進行籤閱讀。特殊情況下可送至領導辦公室，閱後立即取回保管在保密室保密櫃內。

（三）分發、翻印不及時。上級機關有明確要求將文件發至下一級的，應按照上級機關要求進行分發，填寫文件分發表。需要翻印的，應及時翻印後發出。

（四）不及時歸檔。有些單位文件長期放置在領導個人手中或其他部門，不及時歸檔。送至領導手中或其他部門的各類文件，都必須及時收回，定期歸檔。

（五）不按要求進行清退銷燬。按照上級機關清退銷燬文件通知的要求，填寫《清退銷燬文件表》，除自留文件外，將密級文件送交上級黨委、政府祕書部門（部門單位送交同級黨委、政府部門或保密部門）統一進行銷燬。