經理人：寫東西如何幹淨利落

無論是在生意場合進行交際、在會上講話，還是做情況介紹，你很少有想不出詞兒的時候。但是，當你坐到辦公桌前面起草再簡單不過的便箋時，卻常常有江郎才盡之感。

念過書的經理有時覺得寫東西比不帶降落傘從天而降的感覺好不了多少。原因有二。首先，是上學時形成的畏懼心理作怪。要是把便函、報告老當成50頁的學期論文來寫，搞不出來就毫不奇怪了。

第二，講話時要是語法有錯，一帶就過去了，而寫在紙上的錯誤就不光一直讓你自己不自在，還要傳到別人那裏，同事、上司、甚至首席行政總監。

無論是過去的可怕經歷，還是眼前的畏懼心理，都不該讓你寫東西時裹足不前。幾條簡單規則就能讓你輕鬆下筆成文。

沒準備就別下筆 很多人喜歡邊想邊寫，這樣只會使事情更糟。好比一邊往池子裏面灌水，一邊下池游泳。寫東西很少要求即刻完成。與其把寬限的時間花在擔心上，不如用筆記下想要表達的要點。這樣到了動筆的時候你就有基礎展開成文了。

如果任務比較重要，例如重要報告，那就得把要點擴展成有一定內容的提綱。把每個要點寫在一張卡片上，在隨後的幾天裏把萌牙的想法追加到相應的卡片上。

馬丁·耶特（Martin Yate）是一系列商務和職業訓練暢銷書的作者。“我喜歡按重要程度把卡片排序，”他說，“在瞭解清楚之前，我已經有了一份草稿，一旦掌握情況就馬上一鼓作氣寫下來。”

一氣呵成，行寫後改 如果你的寫作習慣和多數人相似，很可能你不肯放過每一個措詞。老是反覆捉摸，生怕不妥，花一個鐘頭弄出一個完善無缺的句子。

請聽聽專業作家的告誡：動筆先寫，以後再整理修改。耶特說："不要擔心開頭部分不夠有力，你要做的是開支馬達加速前進。"

試幾次“先寫後改”的辦法之後，你一定會發現，便函或報告在第三、四段才真開了頭。這是因爲動筆寫的過程幫你把頭腦裏雜亂的想法有條有理地落在紙上。寫東西惡伽個去粗取精皁過程。把在形成思路過程中寫下的尚不明確的部分去掉，從頭緒清楚、條理分明的地正式動筆。

寫東西就當是在用手運筆說話 埃德.貝利（Ed Bailey）是一位寫作顧問，他說："商界人士總是抱怨寫作如何如何困難，但從來沒有聽他們說起過交談有什麼困難"，"坐下來寫東西，其實就是在用手運筆交談。"

所以，你得把詞典收走，藏起來。一停下來查以前沒有用過的詞，思路就會出軌。這是浪費時間。況且沒人愛看要查詞曲才能弄明白的便函。貝利說："高層經理往往善於有鏟運用普通的詞語"，"越接觸高層，就越容易見到簡單而直接的語言。別忘了，歷史上凡是令人難忘的警句都很短。"

短小精悍 在學校裏，老師要求學生在觸及主題之前，不厭基煩地交待所有有關情況。貝利說："這種象搭積木一樣，步進式、學術化的東西在文學課上可以得優，但在商務交往中只能得差。"

你已經告別學校了，要不時提醒自己，寫東西沒有最低字數要求。報告不一定要寫成五段論。貝利說："你想讓首席行政總監和總裁們對你留有印象，可他們都把時間看得非常寶貴，因而喜歡簡潔明瞭的文字"，"浪費他們的時間最要不得。可是年輕員工往往愛用羅裏羅唆的廢話博得上司的好感。"

善用以往的資料 信件、使函的報告都遵循某種反覆使用的固定格式。保存以往的信件或便函，這樣，一旦需要快速起草一份東西，就可以找出跟手頭任務接近的資料，稍加修改適合眼下的要求。這樣可以節省不少時間，也能避免不少麻煩。

來源：世界經理人