商務會議策劃範文（精選4篇）

商務會議策劃範文 篇1

一、 企劃背景：(暫略)

二、 會議時間：20xx年10月2日-3日

三、 會議地點：

四、 參會人員(預計260人)：

1、 經銷商及準經銷商，預計200人;(具體名單有事業部牽頭彙總，180客戶)

2、 媒體、行業及集團相關領導與嘉賓，預計20人;(人員名單有市場部牽頭彙總)

3、 營銷系統及公司內部相關員工，預計40人。(人員名單有市場部牽頭彙總)

五、 年會項目

1、 新品牌發佈會

2、 20xx年度經銷商會議

3、 感恩十年客戶答謝酒會

4、 年經銷商政策設計與簽約

5、 一日遊(待定)(20xx-11-19，全天)

六、 ·健康關愛 新品牌發佈會

(一) 主題：精彩中國——·健康關愛新品牌發佈會

(二) 主要形式：

1、新品牌發佈演講

2、新產品專業模特秀

3、啓動儀式

5、新品牌形象展示區

6、記者專題採訪

(三)建議主持：電視臺節目主持人

七、 年度經銷商年會

(一)主題：

主標題： XX年度經銷商大會

(二) 主要議程：(下午早一點)

1、 集團、化工事業部相關領導講 2、 企業總經理做年會主題報告 3、 品牌宣貫 4、 事業部做《共享共贏—品牌攻略》

(三) 主持：

八、感恩十年客戶答謝酒會

(一)活動目的：感恩答謝

(二)主要活動：

1、答謝晚宴

2、年度優秀經銷商表彰

3、文藝演出(集團範圍內整合資源，主要以歌舞類節目爲主)

4、現場抽獎

(三)階段劃分：

1、舉杯同祝(領導，嘉賓致辭講話) 2、歌舞共慶(文藝演出、優秀經銷商表彰) 3、開懷暢飲

(二)地點：戶外式，熱帶雨林中庭

(三)建議主持：電視臺節目主持

九、會議議程

十、組織保障

1)項目領導小組

組長： 副組長： 成員：

2)新品牌發佈會籌備小組 組長： 副組長： 成員：

3)經銷商大會籌備小組 組長： 副組長： 成員：

主要職責：負責經銷商年會的全程策劃、組織與實施，並邀請經銷商及新經銷商會參加會議;

4)答謝酒會籌備小組 組長： 成員：

主要職責：負責答謝酒會全程策劃、組織與實施，節目準備、晚會效果設計與佈置等工作。

5)政策設計籌備小組 組長： 副組長： 成員：

主要職責：負責 XX年度經銷商政策的修訂、商務洽談與合同簽定、新品促銷方案執行。

6)接待組 組長： 核心成員：

主要職責：負責經銷商和嘉賓禮儀接待、禮品準備、簽到、食宿安排、資料發放及房間調配等。

7)會務組 組長： 核心成員：

主要職責：組織經銷商，落實發言人、主持人及相關媒體、賓客到場;確認出席情況，落實會議場地及食宿地點;提供會議現場物品資料，會場佈置、協調，以確保整個會議的順利有序進行。

8)文宣組 組長： 成員：

職責：負責撰寫相關領導發言稿、主持人串詞、新聞通稿、現場拍攝新聞記者邀請，稿件刊發，稿酬支付及後期新聞宣傳效果跟進。

9)車輛保障組 組長： 成員：

主要職責：負責與會議相關的一切車輛調配安排與客人接送。

商務會議策劃範文 篇2

【主題】公司擬召開掛麪經銷商大會，本次活動將掛麪產品上市爲契機，全面推介掛麪產品，展示品牌形象，介紹產品優勢。爲經銷商鼓足幹勁，以期圓滿完成年度銷售任務。 活動策劃及實施方案如下：

一、組織機構及人員分工

1、成立會議籌備委員會

組長：

副組長：

總策劃及調度：

組員：

2、籌備委員會按工作推進計劃分兩部分構成：

(1)前期籌備活動由 統籌負責，下設4個小組：

方案策劃組

組長：組員：

職責：負責確定日程安排，地點選擇，活動的具體內容的策劃。

設計製作組

組長：

組員：

職責：產品單頁、展板、PPT標準模板、廣告宣傳品、簽到簿等宣傳資料的設計、製作，以及會議所需禮品、獎品的製作、購買。

要求：7月31號之前必須完成設計稿

(2)大會整體活動由 負責，下設3個小組：

會務接待組

組長：

組員：

職責：負責來賓邀請，餐飲、住宿、會議、攝影、攝像、旅遊、車輛安排、返程訂票、禮品發放。(具體工作安排附後)

產品推介組

組長：

組員：產品開發研究室全員、掛麪廠技術人員

職責：負責介紹生產線的優勢、特點以及先進性;掛麪產品的特性推介、現場演示系列活動的組織及總體實施。

經銷商激勵政策及現場活動組

組長：

組員：掛麪團隊

職責：負責掛麪經銷商激勵政策推出;選擇2名經銷商代表發言。

要求：方案須經研討、審批，要求30日之前確定方案。

二、日程安排

會議時間： 8.6-7

8月5日 全天接站，分段集中送往酒店報到。晚6:30歡迎晚宴;超過就餐時間的，由

對應業務經理引領去指定接待處就餐。

8月6日上午

公司班子成員到公司樓門前迎接客人，引領至會議室。

9：30 公司班子成員介紹，致歡迎辭

10：00 公司介紹(約20”)

10：20 參觀研發中心20”、麪粉廠20”、掛麪廠20”(分三組交替進行) 11：30 出發 午宴 地點

8月6日下午

14：30 大會開始，團隊介紹15”

14：45 掛麪生產工藝介紹 20”

15：30 掛麪產品推介 20”

16：00 掛麪經銷商激勵政策宣貫、2名經銷商發言 30”

17：50 會議關閉講話

18：00 晚宴(燒烤自助晚餐) 地點：

8月7日

9：00 上午遊北戴河，坐遊輪、奧運公園、鴿子窩公園、觀海棧道

12：00 百味餃子

14：00 下午遊老龍頭

18：30 山海漁家

三 、其它

要求所有責任人，就各自負責的子項工作，制定詳細的方案(包括：時間進度、物資準備、資源需求、信息銜接等)，於20xx年7月31日下班前彙總到處，統一協調。

商務會議策劃範文 篇3

一 會議氣氛

公司業務發展迅速，銷售渠道不斷拓展，需要加深與經銷商之間的聯繫。 會議思路：

廠家需要爲經銷商與銷售人員輸入信心，經由願景規劃、策略制定、行動計劃，讓經銷商倍受鼓舞，士氣高漲，熱血沸騰。一個成功的經銷商會議，既要“充電”，也要“打氣”。 製造輕鬆寬鬆的氣氛，一方面可以讓客戶積極參與其中，調動客戶訂貨的積極性，同時可以消除客戶的防範心理，感染其它客戶，主要可以採取以下方式來做到：

(1) 設置遊戲，邀請客戶參與遊戲讓客戶放鬆。

(2) 穿插娛樂節目，調動現場氣氛。

(3) 實行訂貨摸獎，調動客戶訂貨積極性

(4) 開設有獎問答，讓客戶瞭解產品，對所出的問題設置不要過於複雜，以簡單爲主，達到宣傳和讓客戶積極參與的目的。

二 會議目的

1. 增進經銷商對公司的瞭解，鼓舞經銷商的士氣，實現20xx年銷售目標任務。

2. 最大限度佔用每個經銷商的專用資金，從而造成其它品牌的鋪貨壓力。

3. 最大限度調動經銷商對震旦機器的銷售熱情和忠誠度。

4. 培養經銷商的銷售觀念和調動他們主動學習的激情。

三 會議主題

5. 1.攜手同行，共拓疆土

6. 2. 在新的高度起飛(對經銷商工作的認可，以及對未來美好的期望。整個主題引人思考，意味深長)

7. 3. 攜手同行，共創震旦

四 會議時間：20xx年2月18—19日

會議前

● 與會人員邀約

涉及事項：

1. 與會人員確定(經銷商到會人員確定、第三方與會人員確定)

2. 邀約形式確定：傳真、郵件、電話

3. 邀約執行人員確定：袁，李

4. 接待安排確定：袁，李

● 會議確定

1. 會議地點、議程安排確定

2. 酒店住宿安排確定：袁 李xx大酒店，房卡發放和回收——袁

3. 物料準備完成：袁、閆有鳳、刁芳

4. 場地佈置完成：袁

● 人員分工表製作、分發完成：

● 時間進度表製作、分發完成：李志

● 《文件通知》、《經銷商意見反饋表》、《產品包裹單》、《經銷商獎勵制度》、《促銷活動方案》、《會議簽到表》、《訂貨單》、紙、筆、文件袋：袁、高傳賢

● 第三方與會人員：政府官員、重要企業朋友等——王總

會議中

● 人員到位

● 我們不要讓業務員錯過任何與客戶溝通的機會。一般來講，先到的比較孤單無聊，所以

要作以下事宜：

讓經銷商填寫《經銷商意見表》、業務員與經銷商作簡短的溝通、讓經銷商看產品報或看新產品

?

——專題片

會議後

● 銷售跟進：可能需要銷售做一些跟進工作

五 會議流程

六 會議地點

1.25號下午：溫州五星級大酒店B坐16樓——烏市新華北路305號(可容納一百人以上)

2.26號上午：溫州五星級大酒店B坐4樓新聞發佈廳

七 會議場地佈置

● 簽到區

1. 簽到方式：電子簽到，合影留念

2. 迎賓人員： 攝影人員： 3. 簽到禮品：

配置logo手提袋 + 宣傳冊 + 單頁 + 小禮品，兩位美女負責爲來賓貼上logo(帶有編號)即可。可根據編號在來賓離開的時候送上禮品，免去來賓攜帶的不便

接待：李萍

● 新品發佈安排

1. 與創意性的展示方式結合

2. 由來賓進行部分操作，活躍會議氣氛。

商務會議策劃範文 篇4

一、會議預算

商務會議的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面:

1、會議室/廳費用

具體可細分爲:

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場佈置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。基於這些支持均爲臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對於這些單項服務支持，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。

2、交通費用

交通費用可以細分爲:

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改爲按預定人數收取費用)

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分爲西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等爲主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心爲主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果爲了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括:

設備本身的租賃費用，通常按天計算

設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理

6、雜費

雜費是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與嚮導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作爲機動處理。

二、參會者的安排

邀請

不管什麼樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象(客戶)參加。作爲主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發佈、回執處理、確認通知等3個程序。

信息發佈——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發佈包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者瞭解參加的意義及對會議的期望。

回執——對於主辦者來說，回執是對商務會議企劃活動成功與否的判定標誌之一。回執收到後，通常需要統計(在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯繫方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等)、確認回執有效(通常以會務費用是否交納爲標誌)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會議的有序安排會起到很大幫助。

確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。

如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那麼簽到就是一項複雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封(內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，儘量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會議參與人員抵達時間合理分配。

如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。

餐飲安排

一般而言，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制(很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求)，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較複雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取哪桌夠人數哪桌開席的做法，以保證就餐者的權益。

三、確定時間、流程與目標管理，並做好反饋、調整。

時間的控制，一般以時間進度表(倒計時)的方式來表現。注意在安排的時間上要合理,同時要留有餘地，一般來說,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。

整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關係及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場佈置等等。流程管理使總協調人對於整個活動的各個部分有着清晰的認識，便於找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內容:

1、會議議程策劃安排大多數發佈會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，儘管商務會議屬於正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時爲宜。

2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規格與規模，進而影響會議的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改爲機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、現場控制

現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面:首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因爲溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面;其次，要在事前準備好備選方案;再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。

對於前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對於前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對於記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。

在氣氛的控制上，總協調人處於一個平衡的“重心”上，氣氛輕鬆活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發佈會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的瞭解與把握。

在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

整個會議應有正式的結尾。如果發佈會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。

七、其他

祕書服務

所謂祕書服務指向會展主辦方提供各類文祕、勤雜、臨時採購、臨時司乘、嚮導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用覈算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員覈定。

車輛調度

重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那麼車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意爲此承擔的代價。

禮儀與迎送

對於會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。

值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的着裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特爲企業及產品錦上添花，儘量着裝鮮豔，與企業或產品的品質形象要求一致。

秩序維護

對於會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安;展覽的控制比較複雜，因爲展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證(需配備讀碼機)、或者磁卡式代表證。爲同時滿足展商信息化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。

資料快速收集利器--電子名片

傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束後總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料製作——可以說是爲參展商和參觀者特製的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務範圍等，然後把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備後，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦裏。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備註欄裏，做到十分有條理地管理買家資料。

儘管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重複使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數。

會展考察/旅遊

實際上，會展考察或者旅遊大都是爲嘉賓特別安排的、具有公關性質的行爲，當然不排除部分行爲是真正的商務考察(爲獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

1、真正的商務考察:此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及嚮導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝製。中介公司的職能大體等同於主辦者的前導服務及後勤保障部門。

2、會展旅遊:一般而言，會展旅遊基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數爲24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一週——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當於旅行社，將提供線路諮詢、線路包價購買、導遊、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅遊保險購買、落實異地返程票務等服務。