畢業論文格式修改的技巧大綱

首先是目錄的製作：

在介紹目錄前我先介紹下大綱級別：

word使用層次結構來組織文檔，大綱級別就是段落所處層次的級別編號，分別對應大綱級別的1-9。word的目錄提取是基於大綱級別和段落樣式的，內置的標題樣式，命名爲“標題1”、“標題2”

，…，“標題9”。

從標題樣式創建目錄

從標題樣式創建目錄的步驟如下：

(1)把光標移到要拖入目錄的位置。

(2)單擊【插入】菜單項的【索引和目錄】菜單項，並在彈出的【索引和目錄】對話框選擇【目錄】選項卡，如圖6-43 所示。

(3)在【格式】列表框中選擇目錄的風格，選擇的結果可以通過【打印預覽】框來查看。如果選擇【來自模板】，標識使用內置的目錄樣式(目錄1 到目錄9)來格式化目錄。如果要改變目錄的樣式，可以單擊【更改】按鈕，按更改樣式的方法修改相應的目錄樣式。

從其他樣式創建目錄

如果要從文檔的不同樣式中創建目錄，例如，不需要根據【標題 1】到【標題9】的樣式來創建目錄，而是根據自定義的【樣式1】到【樣式3】的樣式來創建目錄，操作步驟如下：

(1)將光標移到要插入目錄的位置。

(2)打開如圖6-43 所示的對話框，然後單擊【選項】按鈕，彈出如圖6-45 所示的【目錄選項】對話框。

(3)在【有效樣式】列表框中找到標題使用的樣式，然後在【目錄級別】文本框中指定標題的級別。如果不想用某一樣式，要刪除【目錄級別】文本框中的數字。例如，用戶可以刪除標題1、標題2 和標題3 後面的【目錄級別】中的數字。

(4)單擊【確定】按鈕，返回到【索引和目錄】對話框。

(5)在【索引和目錄】對話框中選擇合適的選項後單擊【確定】按鈕。

6.10.2 創建圖表目錄

圖表目錄也是一種常用的目錄，可以在其中列出圖片、圖表、圖形、幻燈片或其他插圖的說明，以及它們出現的頁碼。在建立圖表目錄時，用戶可以根據圖表的題注或者自定義樣式的圖表標籤，並參考頁序按照排序級別排列，最後在文檔中顯示圖表目錄。

使用題注組織目錄的方法如下：

(1)確保文檔中要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形加有題注。

(2)將光標移到要插入圖表目錄的地方。

(3)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項，並在【索引和目錄】對話框中選擇【圖表目錄】選項卡，如圖6-46 所示。

(4)在【題註標籤】下拉列表框中選擇要建立目錄的題注，如圖表、公式、表格等。

(5)在【格式】下拉列表框中選擇一種目錄格式，其他選項與創建一般目錄一樣，確定後單擊【確定】按鈕。

在檢查圖表目錄後，當將鼠標移到目錄項目上時，鼠標指針會變爲手形，單擊鼠標左鍵接口跳轉到相應的位置。

利用題注建立圖表目錄是很方便的，但有時候，文檔中的標籤是用戶鍵入的，並不是word 的題注功能加上的。這時，就需要使用自定義樣式建立圖表目錄，方法如下：

(1)打開如圖6-46 所示的【索引和目錄】對話框，並選中【圖表目錄】選項卡。

(2)單擊【選項】按鈕，彈出如圖6-47 所示的【圖表目錄選項】對話框。

(3)選中【樣式】複選框，並在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標籤使用的樣式名後單擊【確定】按鈕。

(4)在【索引和目錄】對話框中選擇各選項，然後單擊【確定】按鈕。

6.10.3 創建引文目錄

引文目錄與其他目錄類似，可以根據不同的引文類型，創建不同的引文目錄。在創建引文目錄之前，應該確保在文檔中有相應的引文。創建引文目錄的操作步驟如下：

(1)將光標移到要插入引文目錄的位置。

(2)單擊【插入】菜單中的【索引和目錄】菜單項，在彈出的【引文和目錄】對話框中選擇【引文目錄】選項卡，如圖6-48 所示。

(3)在【類別】中選擇相應的引文類別，注意此種類別應該是引文中已經創建有的引文類型。

(4)創建的引文目錄也有相應的內置引文目錄樣式來套用，如果要更改，可以單擊【更改】按鈕。

(5)如果引文的頁碼超過五處，可以選中【使用“各處”】複選框，這樣可以避免頁碼過多反而給用戶造成不便。

(6)如果引文過長，可以選擇【保留原格式】，以保留原有的引文格式。

(7)選好目錄的製表前導符和格式後，單擊【確定】按鈕即可，插入的引文目錄如圖6-49 所示。

如果要標記引文，以創建合適的引文目錄，可以按如下方法進行：

(1)選擇要標記的引文。

(2)打開如圖6-48 所示的對話框，單擊【標記引文】按鈕，彈出如圖6-50 所示的【標記引文】對話框。

(3)在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型。

(4)單擊【標記】按鈕即可對當前所選的文字進行標記，如果單擊【標記全部】按鈕，將對存在於文檔中的所選文字進行標記。

(5)如果還要標記其他引文，不要關閉【標記引文】對話框，直接在文檔中選取要標記的引文。

(6)返回【標記引文】對話框，選中的引文將出現在【所選引文】下面，然後單擊【標記】即可。

(7)如果要修改一個存在的類別，可以單擊【類別】按鈕，彈出如圖6-51 所示的對 話框。

(8)選中要修改的類別，在【替換爲】下面的文本框中輸入要替換的文字，單擊【替換】按鈕即可。

(9)完成後單擊【確定】按鈕，回到【標記引文】對話框。單擊【關閉】按鈕。

6.10.4 更新目錄

word 所創建的目錄是以文檔的內容爲依據，如果文檔的內容發生了變化，如頁碼或者標題發生了變化，就要更新目錄，使它與文檔的內容保持一致。最好不要直接修改目錄，因爲這樣容易引起目錄與文檔的內容不一致。

在創建了目錄後，如果想改變目錄的格式或者顯示的標題等，可以再執行一次創建目錄的操作，重新選擇格式和顯示級別等選項。執行完操作後，會彈出一個對話框，詢問是否要替換原來的目錄，選擇【是】替換原來的目錄即可。

如果只是想更新目錄中的數據，以適應文檔的變化，而不是要更改目錄的格式等項目，可以對着目錄單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中單擊【更新域】菜單項即可。用戶也可以選擇目錄後，按下 f9 鍵更新域。

然後是參考文獻的編號和引用參考文獻的標註本不是一件麻煩的事情，但是對參考文獻編號後就成了一件麻煩的事情，產生的問題和圖表公式編號的問題是一樣的。手工維護這些編號是一件費力而且容易出錯的事情，我們的目的是讓word自動維護這些編號。很幸運，它可以做到，方法跟圖表公式的作法相似。

光標放在引用參考文獻的地方，在菜單欄上選“插入|腳註和尾註”，彈出的對話框中選擇“尾註”，點擊“選項”按鈕修改編號格式爲阿拉伯數字，位置爲“文檔結尾”，確定後word就在光標的地方插入了參考文獻的編號，並自動跳到文檔尾部相應編號處請你鍵入參考文獻的說明，在這裏按參考文獻著錄表的格式添加相應文獻。參考文獻標註要求用中括號把編號括起來，至今我也沒找到讓word自動加中括號的方法，需要手動添加中括號。

在文檔中需要多次引用同一文獻時，在第一次引用此文獻時需要製作尾註，再次引用此文獻時點“插入|交叉引用”，“引用類型”選“尾註”，引用內容爲“尾註編號(帶格式)”，然後選擇相應的文獻，插入即可。

不要以爲已經搞定了，我們離成功還差一步。論文格式要求參考文獻在正文之後，參考文獻後還有發表論文情況說明、附錄和致謝，而word的尾註要麼在文檔的結尾，要麼在“節”的結尾，這兩種都不符合我們的要求。

解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾註文本中所有的編號(我們不需要它，因爲它的格式不對)，然後選中所有尾註文本(參考文獻說明文本)，點“插入|書籤”，命名爲“參考文獻文本”，添加到書籤中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書籤。在正文後新建一頁，標題爲“參考文獻”，並設置好格式。光標移到標題下，選“插入|交叉引用”，“引用類型”爲“書籤”，點“參考文獻文本”後插入，這樣就把參考文獻文本複製了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號等，並用項目編號進行自動編號。

到這裏，我們離完美還差一點點。打印文檔時，尾註頁同樣會打印出來，而這幾頁是我們不需要的。當然，可以通過設置打印頁碼範圍的方法不打印最後幾頁。這裏有另外一種方法，如果你想多學一點東西，請接着往下看。

選中所有的尾註文本，點“格式|字體”，改爲“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖|腳註”，此時所有的尾註出現在窗口的下端，在“尾註”下拉列表框中選擇“尾註分割符”，將默認的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾註延續分割符”和“尾註延續標記”。刪除頁眉和頁腳(包括分隔線)，選擇“視圖|頁眉和頁腳”，首先刪除文字，然後點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設置”按鈕，在彈出的對話框上點“邊框”，在“頁面邊框”選項卡，邊框設置爲“無”，應用範圍爲“本節”;“邊框”選項卡的邊框設置爲“無”，應用範圍爲“段落”。切換到“頁腳”，刪除頁碼。選擇“工具|選項”，在“打印”選項卡里確認不打印隱藏文字(word默認)。

好了，試着打印一下尾註所在的頁，是不是白紙?!

其次是： 頁眉頁腳的製作首先介紹一個概念：節。這裏的“節”不同於論文裏的章節，但概念上是相似的。節是一段連續的文檔塊，同節的頁面擁有同樣的邊距、紙型或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號及腳註和尾註。如果沒有插入分節符，word默認一個文檔只有一個節，所有頁面都屬於這個節。若想對頁面設置不同的頁眉頁腳，必須將文檔分爲多個節。

論文裏同一章的頁面採用章標題作爲頁眉，不同章的頁面頁眉不同，這可以通過每一章作爲一個節，每節獨立設置頁眉頁腳的方法來實現。

首先介紹頁眉的製作方法。在各個章節的文字都排好後，設置第一章的頁眉(若連頁眉都不知怎麼加，請參考word幫助)。然後跳到第一章的末尾，菜單欄上選“插入|分隔符”，分節符類型選“下一頁”，不要選“連續”(除非你想第二章的標題放在第一章的文字後面而不是另起一頁)，若是奇偶頁排版根據情況選“奇數頁”或“偶數頁”。這樣就在光標所在的地方插入了一個分節符，分節符下面的文字屬於另外一節了。光標移到第二章，這時可以看到第二章的頁眉和第一章是相同的，鼠標雙擊頁眉word會彈出頁眉頁腳工具欄，工具欄上有一個“同前”按鈕(圖像按鈕，不是文字)，這個按鈕按下表示本節的頁眉與前一節相同，我們需要的是各章的頁眉互相獨立，因此把這個按鈕調整爲“彈起”狀態，然後修改頁眉爲第二章的標題，完成後關閉工具欄。如法炮製製作其餘各章的頁眉。

頁腳的製作方法相對比較簡單。論文頁面的頁腳只有頁碼，要求從正文開始進行編號，但是，在正文前還有扉頁、授權聲明、中英文摘要和目錄，這些頁面是不需要編頁碼的，頁碼從正文第一章開始編號。首先，確認正文的第一章和目錄不屬於同一節。然後，光標移到第一章，點擊“視圖|頁眉和頁腳”彈出頁眉頁腳工具欄，切換到頁腳，確保“同前”按鈕處於彈起狀態，插入頁碼，這樣正文前的頁面都沒有頁碼，頁碼從第一章開始編號。

注：

頁眉段落默認使用內置樣式“頁眉”，頁腳使用“頁腳”樣式，頁碼使用內置字符樣式“頁碼”。如頁眉頁腳的字體字號不符合要求，修改這些樣式並自動更新即可，不用手動修改各章的頁眉頁腳。 論文裏頁眉使用章標題，可以採用章標題做成書籤，然後在頁眉交叉引用的方法來維護兩者的一致。

然後介紹下： 其他技巧 分頁符(ctrl+enter)

顧名思義，分頁符是用來分頁的，分頁符後的文字將另起一頁。論文中各章的標題要求新起一頁，放在新頁的第一行，這時就可以使用分頁符。在前一章的最後放置一個分頁符，這樣不管前一章的版面有什麼變化，後一章的標題總是出現在新的一頁上。

肯定還有人用敲多個回車的方法來把章標題推到新頁!這樣做的缺點是顯而易見的。若前一章的版面發生了變化，比如刪掉了一行，這時後一章的標題就跑到前一章的最後一頁的末尾;若增加一行，則後一章標題前又多了一個空行。快拋棄這種費力不討好的作法吧!

換行符(shift+enter)

這裏又涉及word的一個概念：段落。段落是獨立的信息單位，具有自身的格式特徵，如對齊方式、間距和樣式。每個段落的結尾處都有段落標記(一個灰色的拐彎箭頭)。敲enter鍵有兩個作用，一是在光標位置插入一個段落標記，表示一個段落的結束;二是另起一行。換行符和敲enter鍵不同，它只有第二個作用，沒有第一個，即換行符的前一行和後一行仍然屬於同一個段落，共享相同的段落格式。

雙擊圖標

以一個例子作爲說明。你可能需要在論文裏畫一個簡單的流程圖，你先插入了需要的文本框並加入了相應的文字，排好位置，這時你需要用箭頭把這些文本框連起來，你用鼠標在繪圖工具欄上點了一下箭頭圖標，然後畫了一個箭頭，再點一下圖標，又畫一個箭頭，第三次點圖標，畫了第三個箭頭，…有點麻煩是不是?要是可以連續畫該多好!事實上可以做到!用鼠標在箭頭圖標上雙擊，然後在需要的地方畫箭頭，看到了嗎?當畫完一個箭頭時，圖標依然保持爲嵌入狀態，表示可以連續作圖。當所有箭頭都畫完後，再在嵌入的圖標上點一下，嵌入的圖標彈起，word又回到了文字輸入狀態。

不只箭頭圖標具有這樣的功能，其他許多圖標都可以如此。格式刷就是一個。當需要把一段特殊的文字格式多次應用時，雙擊格式刷，連續刷需要的文字，很方便。

居中和右對齊

你還在用插入空格的方法來把章節標題推到頁面中間嗎?太土了吧!用格式工具欄上的居中按鈕吧。右對齊按鈕會從行末開始排列文字。