關於撥打電話的基本禮儀

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撥打電話這一行爲在我們的日常生活中是很常見的,那麼你們撥打電話的基本禮儀是怎樣的嗎?下面是本站小編爲大家整理的關於撥打電話的基本禮儀,希望能夠幫到大家哦!

關於撥打電話的基本禮儀
關於撥打電話的基本禮儀

(一)重要的第一聲

當我們打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優美的招呼聲,心 裏一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。在電話中 只要稍微注意一下自己的行爲就會給對方留下完全不同的印象。同樣說:“你好, 這裏是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對 其所在單位也會有好印象。因此要記住,接電話時,應有“我代表單位形象”的 意識。

(二)要有喜悅的心情

打電話時我們要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語 調中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由於面部表情會影響聲音的變化, 所以即使在電話中,也要抱着“對方看着我”的心態去應對。

(三)迅速準確的接聽

現代工作人員業務繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應準確 迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約 3秒種,若長時間 無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心裏會十分急躁,你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電話鈴聲後,附近沒有 其他人,我們應該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態度是每個人都應該擁有的, 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲纔拿起話 筒,應該先向對方道歉,若電話響了許久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會 十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。

(四)清晰明朗的聲音

打電話過程中絕對不能吸菸、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候,彎着腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是 懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因 此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,儘可能注意自己的姿勢。

(五)認真清楚的記錄

隨時牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why爲什麼⑥ HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴於 5WIH技巧。

(六)瞭解來電話的目的

上班時間打來的電話幾乎都與工作有關,公司的每個電話都十分重要,不可 敷衍,即使對方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要 儘可能問清事由,避免誤事。我們首先應瞭解對方來電的目的,如自己無法處理, 也應認真記錄下來,委婉地探求對方來電目的,就可不誤事而且贏得對方的好感。 (七)掛電話前的禮貌

要結束電話交談時,一般應當由打電話的一方提出,然後彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。

隨着科學技術的發展和人們生活水平的提高,電話的普及率越來越高,人離 不開電話,每天要接、打大量的電話。看起來打電話很容易,對着話筒同對方交 談,覺得和當面交談一樣簡單,其實不然,打電話大有講究,可以說是一門學問、 一門藝術。

二、使工作順利的電話術

(一)延誤拜訪時間應事先與對方聯絡;

(二)外出辦事,隨時與單位聯繫;

(三)外出辦事應告知去處及電話;

(四)遲到、請假由自己打電話;

(五)用傳真機傳送文件後,以電話聯絡;

(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;

(七)借用別家單位電話應注意 一般借用別家單位電話,一般不要超過十分鐘。遇特殊情況,非得長時間接 打電話時,應先徵求對方的同意和諒解。

高效撥打電話的技巧

1、不僅要結合自己的情況,也要考慮對方的立場。

2、若要打的是私人電話,應避開晚飯時間。

3、必須夜晚打電話時,應事先和對方打聲招呼。

4、打電話到別人家中時,要試着等,直到電話鈴聲響過10次。

5、要先明主旨。

6、如果要商談的事很多,需先告知對方。

7、先將談話內容擬成備忘錄。

8、必用的資料檔案先準備妥當。

9、把重點反覆重述幾遍。

10、不僅談吐要自己流利,還要注意說話的內容順序。

11、視情況請對方重述一遍無妨。

12、對方若不瞭解自己說話的內容時,不妨換個說法加以說明。

13、在電話中傳達日期、時間時,應再三確定,避免聽錯。

14、即使對方是代言人,也不能忽略禮貌。(敬請關注經銷商培訓專家黃會超老師個人微信:1227642701)

15、碰到直撥或內線電話時,最好多記一下其鄰座的電話號碼。

16、請對方來電聯絡時,不忘叮囑若自己不在時可先找誰。

17、即使是熟客戶,仍應完整地報出自己公司的名稱。

18、對公司和名稱不好念時,要先查好正確念法再打。

19、若和對方約好電話聯絡的時間,切記留下備忘錄。

20、有事打電話對方碰確不在時,應自己再主動聯絡。

21、有事打電話對方不小心切斷電話,應主動回撥。

22、如自己要另找時間去電聯絡時,需先徵求對方的同意。

23、無論電話多麼緊急,都需體貼地替對方設想。

24、即使是不好應付的電話,也要準時打去。

25、有重要事情商談時,最好事先和對方約好時間。

26、切莫一掛電話就批評對方。

27、莊重地用"手指"撥電話號碼。

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