學生聯合會檔案管理制度

第一章總則

檔案工作是團委學生會工作連續性，有序性的有力保障，爲實現工作的正規化，以提高工作效率和工作質量，特制定此項制度。

第二章日常檔案工作具體管理辦法

第一條團委學生會檔案是學生會的組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是學生會至關重要的公共財產。檔案內容不得隨意公示、複製。

第二條團委學生會檔案由祕書部統一分類管理，各部門檔案由各部門部長整理，主席團監督管理，每月各部門將進行一次檔案清理（包括部門會議記錄，相應部門材料等），將有關資料交於祕書部歸檔備案。

第三條團委學生會檔案包括人事檔案、工作檔案、活動檔案及財務檔案等。

第四條各部門策劃籌備的各項活動的所有資料（包括圖像資料），活動後必須交祕書部存檔，以備查找。

第五條檔案形式要求：對於各部門檔案，可有文本或電子兩種版本。對於磁盤、磁帶、cd、vcd等介質待總結完後一併上繳。

第六條部長例會會議記錄表及會議相關資料由祕書部負責記錄及存檔。

第三章檔案內容要求:

第一條人事檔案制度

（一）檔案範圍

個人履歷簡介、日常工作評定、部門基本資料、部門日常工作記錄以及其它有關材料，都作爲先進評

選、獎勵、試用期調整和屆中調整的依據。由祕書部負責考察記錄。

（二）檔案建立

（1）藝術系分團委學生聯合會成員的人事檔案由祕書部在成員正式加入時爲其建立，其中的個人履歷的等基礎資料個人填寫後各部門統一上交祕書部存檔。

（2）分團委學生會成員日常表現由紀檢人員根據成員日常工作表現隨時填寫，並和優秀評選的評定掛鉤。

（3）分團委學生會成員工作評定由相應的人員在屆滿時填寫（幹事由部長填寫，部長由主席團填寫，主席團由團委指導老師填寫）。

（4）部門檔案是祕書部對各部門日常工作的考覈紀錄，作爲部門考覈等先進評選、獎勵、試用期調整和屆中調整的主要依據。

第二條工作檔案制度

（一）檔案範圍

包括團委學生會工作目錄、各部檢查結果及通報、各種通知、通報、決定、計劃、總結、建議意見、結構設置、會議記錄、提案、上級或外單位來文、各種出版物及印成品、照片及底片、日常考覈、獎懲情況等。由團委祕書部整理保管。

（二）檔案建立

（1）團委學生會各部門每學期工作伊始都應向團委學生會主席團呈交一份詳細的工作計劃，作出本部門在未來一學期內的各項工作設想，每一學期末後交一份工作總結由辦公室存檔。

（2）各部門會議記錄與提案表

各部門應詳實的紀錄部門例會開展情況，各部門應在每個月末將部門例會會議記錄表交至祕書部並領取下月例會會議記錄表。

（3）部長例會會議記錄

團委學生會全體例會及部長例會由祕書部做好會議記錄及存檔。

（4）團委學生會各部門建立工作日誌。

工作日誌作爲部門工作檔案保存，各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，祕書部以及紀檢部定期檢查並將重大事項列入團委學生會工作目錄。

第三條活動檔案制度

（一）檔案範圍

活動的申請書、經費物品申請、計劃書（策劃書）、實施方案、海報底稿、節目單、照片、活動總等。

（二）檔案的建立

（1）團委學生會各部門在舉辦大型活動前，做出可行性報告並及時上交，活動後7天之內，需作出詳細的書面總結和財務報告連同通知、節目單、比賽結果、等一併上交，由祕書部存檔。

（2）舉辦大型活動時，宣傳部要注意保存各種文字圖像資料，要及時採集活動圖片，並及時將照片、宣傳稿件存檔和上傳。

（3）外聯部需將各個活動的策劃書及時交一份至祕書部存檔。

（4）在舉辦大型活動後，由祕書部將活動中受到表彰的同學的表彰記錄存檔。

第四條財務檔案制度

（一）檔案範圍

學生會財務帳目、預算申請、發票、學生會集體獲得的獎品、紀念品，學生會的報刊、雜誌、傢俱、文具、展板、條幅、裝飾品等。

（二）檔案建立

（1）各部門舉辦活動前，根據活動計劃書，本着節約務實、具體詳盡的原則編制預算申請，然後交由主席團審覈通過，再上報分管老師審覈簽字。

（2）發票填寫所購物品、時間要符合實際。背面註明經手人、所購具體物品及用途。做到詳實具體，以便登記入賬。最後主辦部門將預算申請和發票一併交團委生活部報銷、存檔。

（3）團委祕書部專門設立財務賬目本，每月應作賬目整理，並向主席團彙報批示，接受主席團監督。

（4）團委辦公室爲學生會每一件辦公物品都建立檔案，詳細記錄其管理、使用情況。

第四章檔案借閱辦法

第一條查閱要求

（一）團委學生會各部門可以根據工作所需向團委祕書部借閱有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。

（二）團委各部門借閱文件後，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂塗亂寫，並且應該及時歸還，

若有遺失應做出書面檢討，祕書部會做出相應的警告、批評，並在優秀評比中扣去其相應的得分。

（三）查閱前請對照祕書部檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

（四）認真填寫索檔單，並由部長以上簽名。

（五）團委學生會各部門在指定時間辦理查檔手續，並同時告知辦公室歸還日期。

（六）檔案閱畢後請及時歸還，過期不還團委辦公室有權進行查詢並作相應處理。

第二條借閱手續

（一）借閱檔案必須有證明，各部門副部長、幹事、借閱資料要徵得部長同意，並由部長以書面形式告知辦公室，由祕書部同意後方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行登記，登記時應註明借閱人姓名、地址、借閱的內容和時間等。

（二）借閱檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。

（三）借閱時間不得超過一週（管理檔案者同意除外），延期歸還由祕書部處給予口頭警告、批評。

（四）複製文件必須徵得團委祕書部的同意。

（五）外單位借閱團委學生會工作檔案的，需向團委祕書部提出書面申請，並經管理檔案者簽字同意後方可。

（六）團委祕書部的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閱人員的個人資料、記錄人員），外借期限爲一週。

武漢生物工程學院藝術系

藝術系分團委

藝術系學生聯合會