做好祕書工作的要領有哪些

企業管理中,祕書工作十分重要,祕書人員既是業務人員,也是管理人員。祕書要掌握哪些技能纔不會被公司淘汰呢?下面就和本站小編一起來了解一下怎樣做好祕書工作，希望可以幫到你!

祕書作爲直接服務於領導的事務與信息助手，工作具有事務性、綜合性、從屬性和服務性等特點。祕書工作從內容上說大體上可分爲事務服務和業務服務，二者是相輔相成的。事務服務是基礎，是指處理工作過程中會遇到的各種具體事務;業務服務是爲領導事務服務的延伸和提升，是一個抽象概念，指祕書業務。祕書通過大量微細的事務服務，適應環境、適應領導的工作特點並熟悉崗位的職責和流程，以做好業務服務。在一個單位，領導的任務是決策、指導、組織、協調。而祕書的任務則是爲領導的活動提供服務。

領導集體確定的組織目標，既是領導的工作目標，也是祕書人員的工作目標。因此，祕書人員始終都參與到領導活動中去，但又和領導者的工作絕然不同，既不能以領導的面目出現，又要輔助領導做很多工作。怎樣擺正自己的位置，處理好與領導之間的關係?根據我的理解，認爲應注意以下幾點：

一、要有服務意識。

祕書的崗位決定了祕書工作的性質是以服務協調爲主。在工作過程中要充分領會領導的指示意圖，積極主動的協調配合領導的行動措施，在思想上行動上與領導保持高度一致，服從協助領導的工作安排。對領導安排下來的工作要及時完成;對領導因繁忙而疏忽的事務要及時提醒;對領導已經佈置完成的政策措施要關心實施進度和實施效果，發現問題要及時向領導彙報。另外，在工作時間上也要緊跟領導步伐。基層工作較繁忙，工作時間可能超出8小時範圍，這個時候，也要嚴格遵守“服務”的宗旨。這個“服務”，不僅是爲領導服務，更是爲人民服務，無論8小時內或外，只要是工作，一律認真對待。

二、要協調好各種關係：包括與本部門的領導之間，同事之間的關係;與當事人的關係;與有關部門的關係等。

協調是祕書工作的重點之一，協調好各種關係，對開展工作，提高工作效率有重要意義。在協調過程中，要區別對待不同性格的人，不同立場的人，不同職能的部門，具體問題具體分析，採取不同的方式爭取和諧平穩的大工作環境。如與自己在某些方面有衝突，必須堅持寧可受委屈，也要顧全大局。

三、要掌握理事藝術

1、對領導尊重而不迎合，尊重領導是祕書人員應有的品德。怎樣尊重，倒有個“度”的問題。我認爲，尊重領導的根本，一是維護領導的威信，從內心裏敬重領導;二是盡力協助領導做好工作。在爲若干領導服務中，要從維護領導的團結和威信出發，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。

2、服從而不盲從，一是認真領會、忠實體現領導意圖;二是要恰如其分地爲領導拾遺補缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。

3、參與而不干預，祕書參與決策，必須在自己的職權範圍內、在領導授予的權限內決定和辦理事項，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被採納，祕書也不能認爲這是在決策，更不能產生這是與領導共同決策的錯覺，而只能看作是領導決策前的服務。

4、輔佐而不自作主張，祕書在爲領導決策服務的過程中，要辦理很多有關事務。在辦文時，不能不經領導同意，擅自加進個人意見。特別是領導決定了事項，不能再作修改。祕書如感到必須修改的，須請示主管領導同意。在辦事時，也只能按領導的授權和意圖辦。在辦理過程中，根據實際情況，有些地方需改變領導意圖的，必須報經領導同意，決不能自作主張。

5、代理不等於職權，祕書人員常常在領導授權下，代理領導處理一些日常事務或工作事項。這容易使祕書人員產生自己與領導同樣有權的錯覺。必須明白，代理不等於職權。即使是領導授權辦理的事情，遇到問題時，也應該及時請示，辦完後及時彙報。辦理中出現的差錯，要耐心聽取領導的批評和指導。祕書人員應以爲領導做出成績爲榮，應有在爲領導服務工作中鍛鍊提高自己的思想，提高自己的說、寫能力。絲毫不能把成績歸於自己，把份內工作的成績作爲提高自己身份的籌碼。也不能把優越的祕書地位和條件作爲驕傲的資本。正確的心態是：自尊自強，謙虛謹慎，態度和藹，平等待人。

以上是我對怎樣做好祕書工作的理解。一項工作，如何纔可以做得好，絕非這隻言片語可以講述清楚，在工作過程中，保持一顆高度的責任心，不斷學習，不斷進步，不斷完善，纔可以將工作越做越好。

傳統意義下的祕書工作被人認爲是奉命而作、應事而作、代機關立言，但祕書仍要繼承和發揚不爲名、不爲利、實事求是、秉筆直書的優良傳統，保持“淡泊名志、寵辱不驚”的心理常態。

前人曾說：“無欲則剛”，又說：“人到無求品自高”，確實如此。如果一個祕書有權欲，則不免越位攬權;有利慾，則不免以權謀私;有名欲，則不免顯示炫耀。祕書如有多欲，則必困於名繮利鎖，或走權門，找靠山，拉關係，送財物，卑詞厚顏，低三下四;或被人利用，看人眼色，仰人鼻息，沒有自尊、自重和自愛，更談不上骨氣和氣節。

祕書要剛正硬直，就要無貪慾、權欲、名欲、利慾。唯“無慾”，則可剛正不阿，才能做到“窮不移志，危不改節”。

在當前新的形勢下，一個理想的、優秀的、對時代和人民負責的祕書，應當既具有堅強的黨性、純正的品德、謙虛的態度、細緻的作風，又具有思想開放、與時俱進、說實話、幹實事的精神;既勤敏誠實、埋頭務實、富有創造性，又長於辭章、嫺於辭令，善於出謀劃策;既尊重領導、服務領導，又有自己獨立的人格和個性。

祕書處於管理組織體系中的樞紐位置，屬於管理決策層的輔助層次。祕書工作的性質決定了其工作方法，科學合理的工作方法有利於提高效率，優化效果。

祕書工作方法是與祕書爲領導工作服務的內容，諸如輔助決策、綜合協調、信息溝通、及辦事、辦文、辦會等活動聯繫在一起的。因此，祕書的工作方法必須與本企業、本部門、本單位的運行管理機制協調一致，與領導工作方法相契合，與祕書工作職能相匹配。

其一，祕書選用工作方法，必須爲實現企業目標服務。企業目標爲全體職工的行動指明方向，也引導着祕書的工作行爲。一切有利於實現目標、有利於提高企業管理效率和效益的方法，祕書工作中都可以靈活選用。

例如，及時、準確、安全、有效地綜合處理信息的方法，對企業適應內外環境條件的變化、謀求發展、實現目標是不可缺少的，祕書就必須熟練掌握和運用科學的綜合處理信息的方法。

祕書選用工作方法，必須與企業發展目標相一致。如東航面臨着進一步深化改革，轉化機制，謀求重新振興的特殊時期，領導需要了解更多的信息。祕書在處理信息中要選用比較分析方法，及時、準確收集掌握上級精神、市場信息，選擇同行業成功經驗或先進企業橫向比較。採用這種方法，有利於找差距，分析原因，挖掘潛力，激勵職工迎頭趕上。

其二，祕書選用工作方法，必須以企業規範爲重要的依據。

一是：要遵從企業的權責分配規範。祕書在沒有領導確定授權的情況下，不能採用強制方法。在祕書授權理事中，選用的工作方法及使用的範圍，也不應超越領導的授權範圍。

二是：要遵從國家的法律規範。

三是：要遵從企業、單位紀律規範。如傳遞信息時，就不能違反保密紀律。

四是：遵從組織運行規範。祕書要避免違背本單位工作運行規範的事情發生。如：祕書請示工作時，一般只能選用逐級請示的方法，不得越級請示;只能採用對口請示的方法，不得交叉請示。否則，就會使單位運轉發生紊亂，影響工作的有序進行。

五是：遵從崗位職能規範。祕書必須從自身的職能準則出發，選擇工作方法。如：在公務活動中要甘居幕後，不喧賓奪主;在提出參謀性建議中，要採取適當的可以接受的方法，如書面報告等形式。

其三，祕書選擇工作方法，必須符合單位管理的需要。符合單位管理需要的工作方法，採用後才能取得有價值的成效，不符合需要的工作方法，很難產生積極的實際價值，甚至可能產生負面影響。如領導要了解一線職工情況，祕書只是電話詢問，而不親臨一線調研的話，就容易忽略部分一線關鍵崗位職工的情況，達不到領導的需要。

此外，祕書工作實務中還要學會運用組織管理方法，如抓主要矛盾的方法，從羣衆中來到羣衆中去的方法，原則性與靈活性相結合的方法，因時因地制宜的方法等。

祕書工作是領導工作的一部分，是直接爲領導工作服務的。因此祕書工作與領導工作的需要是緊密聯繫的。祕書工作從屬於、服務於領導工作。這種被動性是不可避免的，但承認被動性，在具體工作中還要力爭主動性。要做到被動性與主動性的統一。

一方面，爲領導工作做好鋪墊。祕書工作中很多事務都是爲領導工作做鋪墊。如領導決策前祕書的信息收集處理工作;領導召開會議前，祕書的會前籌備，會中服務，會後整理工作;領導出差，祕書的出差事務準備工作;領導批閱文件前，祕書的文件處理擬辦工作等等。祕書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領導工作的進程及其效率和效果。

因此，祕書一是要準確把握領導工作目標;二是要明確領導工作進程的環節，明確領導工作進程各環節的時間要求、任務內容與各相關方面的關係，以及要取得的階段性效果等;三是要明確領導在具體工作中將要採取的措施和方法，以便提前準備;四是要加強與領導的溝通。

另一方面，對領導工作進行拓展伸延。領導工作的拓展與伸延，具體表現在，領導作出決策以後，祕書要草擬決策文件，將領導決策內容用文字準確表達，製成文件，下發各單位;文件發佈後，收集反饋，協助領導把握執行動態、反映及效果;領導召開的會議結束後，祕書要做會議文件的立卷歸檔工作，會後的落實、催辦工作;領導出差以後，祕書要整理領導帶回的有關材料，辦理後續事務等。

對領導工作拓展伸延，要以保證取得領導工作的預期效果爲目標，嚴格按照要求辦事，在注重整體連續性和承繼性的同時，注重適變和應變，使工作落在實處，產生實效。

當前，世界經濟危機進一步加深，我國企業正處在深化改革、轉換機制、共渡難關的重要時期。這種形勢，對企業祕書的素質提出了更高的要求。作爲企業現代辦公祕書，除具備基本政治、道德和業務素質外，還應具備經濟工作能力、協調能力和創新能力，以適應市場經濟發展、應對經濟危機的需要。

隨着電腦和網絡技術的飛速發展，辦公自動化程度與質量的提高，爲祕書工作手段的變革拓展了廣闊的空間，領導和祕書、祕書和部門之間信息共享成爲可能，祕書的信息收集、報送工作也更加快捷方便。這就要求要不斷更新知識，掌握新的學科與技能，不斷提高自身綜合素質。

總之，只要我們堅持圍繞企業的中心工作和目標，按照“三服務”原則和職業道德要求，忠誠堅定，經得起政治考驗;甘於奉獻，耐得住艱苦磨練;廉潔自律，抵得住各種誘惑;業務精湛，擔得起服務重任;在實踐中鍛鍊和培養自己，就能夠做好辦公室祕書工作。

一篤學博識，提高素質

紮實的素質是做好新時期政府祕書工作的前提和基礎。做事先做人，無論是要完成一項工作，還是要成就一番事業，都必須先具備做人的優秀品質。

一要重學。學習是進步的階梯，也是不斷提高自己的必由之路，重視學習是我們黨的優良傳統，是貫徹落實科學發展觀，建設學習型政府的客觀要求，政府祕書只有具備較深的理論功底、較高的文化修養和寬廣的知識結構，才能在紛繁的矛盾中看到本質，抓住關鍵，充分發揮政府領導的參謀和助手作用，才能在處理政務、辦理事務、搞好服務中得心應手。

二要勤學。古人云：“玉不琢，不成器;人不學，不知義。”“三日不讀書，便覺言語無味，”人非生而知之，知識、才幹和經驗都要在工作實踐和刻苦學習中獲得，“下筆如有神”就是靠學習得來的，要時刻學、經常學，“活到老學到老”。

三要博學。篤學可以“明志向，達事理”，博識可以“思千載，視萬里”。人生是一個不斷學習和實踐的過程，既要學習黨的政策理論和做好祕書工作必須的各種知識，又要學習法律法規和中外優秀傳統文化;既要學習自然科學，又要學習社會科學;既要向領導學、向同事學，又要向羣衆學、向實踐學。

四要善學。就是要會學，政府祕書工作忙、事務多、節奏快，用來學習的時間並不多，要找準結合點，精選學習內容，優選學習方法，“幹什麼學什麼，缺什麼補什麼”，用有限的時間學有用的東西，只有這樣才能做到工作學習兩不誤、兩促進。說真的，政府祕書工作十分繁忙，很難有整塊、大塊的時間來供系統地學習，因此，政府祕書工作人員要少點應酬，多點學習，做到“博學之，審問之，慎思之，明辨之，篤行之。”

二找準定位，當好助手

祕書的定位是祕書領域中的一個重要問題。就政府祕書而言，有“小”祕書和“大”祕書之說，“小”祕書通常是指爲政府領導及其工作服務的個體，“大”祕書通常是指從事政府辦公廳(室)程序性工作、協助政府領導班子處理政務及日常事務、爲決策及實施提供服務的羣體。無論是“小”祕書，還是“大”祕書，他們所從事的工作都可稱之爲政府祕書工作。政府祕書工作是聯繫上下、溝通各方的橋樑和紐帶，也是各方面矛盾聚集的地方。作爲政府祕書只有找準了定位，擺正了位置，才能更好的工作好、服務好。

一是服務性。服務是政府祕書工作的重要內容，也是政府祕書的主要職能。既爲領導日常工作服務，也爲領導日常事務服務，比如，信息的傳遞、文件的運轉、會議的準備、行程的安排等。祕書工作的性質是服務，不是決策，要時刻牢記爲本級政府及其領導服務，爲各地區各部門服務，爲人民羣衆服務的“三服務”宗旨。

二是服從性。在“三服務”中，爲領導服務是政府祕書工作的核心工作，作爲領導日常工作和生活服務的祕書，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事，服從領導，聽從指揮，離開領導自行其是，別出心裁，都是職業道德所不準的。

三是輔助性。祕書主要是協助領導開展日常工作，幫助領導處理日常事務，是領導的“二傳手”、“左右手”，而非“二把手”。當好參謀助手，就是在領導講話時準備好材料，辦文時傳遞好信息，出行時制定好計劃，決策時出謀獻策。總之，在辦文、辦會、辦事時找準爲領導服務的切入點，抓住加快工作推進的對接點，把握參謀與盡職的融合點，力爭使工作到位不越位。

三開拓創新，搞好服務

要做好新時期政府祕書工作，就要開拓創新，充分發揮政府祕書的參謀助手作用，努力搞好各項服務。一要主動超前。凡事預則立，不預則廢。祕書的從屬性決定了祕書工作的被動性，但並不等於祕書工作的被動應付。一方面，要樹立參謀意識、助手意識，想領導之所想，謀羣衆之所需，被動的屬性，主動地工作，及時把握經濟社會發展和政府中心工作的變化，增強預判力和應變力，減少被動應付，切實增強服務的主動性。

另一方面，要自覺圍繞政府領導意圖、中心工作和羣衆需求，想在領導前，謀在羣衆先，換位思考，超前謀劃，超前制定工作預案，特別是對一個時期需要抓的重點工作、亟待解決的重大問題，要深入實際，找準上級精神與本級政府工作的結合點和切入點，及時提出意見和建議，使參謀服務更加準確。二要能參善謀。能參善謀，是祕書的主要職能，是衡量祕書工作成效的主要標誌。政府祕書工作要樹立全局眼光、戰略思維，善於爲領導決策出主意、想辦法、獻良策。要“參之有道”，爲領導決策提出的意見和建議要有建設性，要有科學依據;要“謀之有方”，多層面、多角度地研究提出多個決策建議，供領導決策進行對比和選擇;要“言之及時”，及時拿出決策建議，要“行之有力”，定下來的事情要一抓到底，做到事事有着落，件件有迴音。三要協調溝通。協調溝通是政府祕書工作的一項重要內容。政府祕書工作要根據對上、對下、對內、對外的不同對象，把握協調方法和藝術，既舉重若輕，把複雜問題簡單化，又舉輕若重，凡事一絲不苟。

要把政府中心工作與羣衆利益緊密結合起來，把堅持原則的堅定性與策略方法的靈活性統一起來，既要上情下達，將領導的意圖和政府的決策部署傳達貫徹下去，又要下情上達，將當前社會的熱點、難點和羣衆反映的焦點問題，客觀真實地反映給上級政府領導，供領導修正完善決策時參考。綜合處理得當，就會遊刃有餘地化解矛盾，消除對抗，形成合力，確保政府日常工作高效有序運轉。

四轉變作風，樹立形象

政府祕書在領導身邊工作，身份特殊，一言一行直接影響着領導和政府機關形象。加強作風轉變，是政府祕書工作一項緊迫而又持久的重要任務，是推動服務型政府建設的重要舉措。良好作風體現在“嚴、細、深、實、快”上，要“嚴”字當頭，嚴守各項紀律。“細”上做文章，辦文、辦會、辦事要細心，一字、一點、一環節不忽視。“深”處下功夫，要深入基層、羣衆，鑽進去、深入下去。“實”處落腳，摸實情、說實話、辦實事、求實效。“快”馬加鞭，高速度、高質量、快節奏。當前，政府祕書要以“兩轉兩提”活動爲契機，積極促進祕書工作和政府各項工作上臺階。一要求真務實。堅持一切從實際出發，實事求是，尊重客觀規律，深入調查研究，真正瞭解和把握事物的原本和是非曲直，要把工作落到“實”處，往實裏做，力戒形式主義和浮躁作風，不做表面文章。二要高效快捷。

無論是領導交辦的，還是羣衆託付的，都要始終保持銳意進取、奮發有爲的精神狀態，以創業的精神、創優的態度深入基層，深入羣衆，又好又快地完成各項工作。既要雷厲風行，加快進度，又要優質高效，創一流佳績。三要吃苦耐勞。政府祕書工作既辛苦又勞累，既清貧又得守本分。當前，金融危機尚未見底，中原崛起正在發力，政府祕書一定要發揮模範帶頭作用，勤儉節約，杜絕浪費，不怕吃苦，甘於耐勞，守得住清貧，耐得住寂寞，抵得住誘惑，愛崗敬業，無私奉獻，幹一行，愛一行，專一行。四要謙虛謹慎。熱情服務，謙虛謹慎，是祕書人員必備的工作作風和良好美德。既要爲領導服務，又要爲羣衆服務，既要熱情謙虛，不盛氣凌人，又要謹慎檢點，不追求名利，做到榮譽面前不動心，功勞面前不爭搶，利益面前不伸手，進退面前平常心。五要廉潔自律。

政府祕書人員掌握很多重要信息資源，必須堅持按原則辦事，自覺加強黨性修養，嚴格遵守各項紀律，不以自己的崗位便利謀取私利或特殊照顧，不給領導添亂，不給領導抹黑，不徇私舞弊，更不準假借領導名義辦私事，打着領導旗號謀私利。要自覺抵制各種誘惑，時常自重自省，時刻警鐘長鳴，堅決杜絕各種腐敗現象滋生。認認真真做事，堂堂正正做人。