“發文字號”常見錯誤析示例
《國家行政機關公文處理辦法》（xx年1月1日施行）、《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999）就“發文字號”的用法、格式、標準都作出了明確的規定。但是，“發文字號”在實際應用中仍然存在多少不規範的現象和問題，概括起來，主要有以下八個方面。
一、搭配虛字。如：“×政字〔xx〕第2號”、“×發字〔xx〕第35號”，這裏的“字”“第”均是沒有什麼實際意義的多餘字，應刪去。規範化的用法是：“皖政〔xx〕2號”（即安徽某某人民政府xx年度發的第2號文件）、“皖發〔xx〕35號”（即中共安徽某某委xx年度發的第35號文件）。
二、要素顛倒。《國家行政機關公文處理辦法》第三章第十條第四款已明確規定：“發文字號應當包括機關代字、年份、序號”，實質上等於指定了“機關代字”、“年份”、“序號”三要素排列順序。但個別地方和單位在使用“發文字號”時，並沒有按以上指定順序排列，三要素位置顛倒。如：“(76)榕銀農字第85號”，這一“發文字號”，不僅年號不全、“字”“第”多餘、“括號”用錯，而且年份前移，是錯誤的。規範化的用法應是“榕銀農〔1976〕85號”。
三、年號不全。如“×政發〔97〕8號”、“×政祕〔86〕6號”，這裏的“〔97〕”“〔86〕”是指1997年度、1986年度。雖然，在廿、廿一世紀裏，“〔97〕”、“〔86〕”可理解爲1997年、1986年，如若事過幾個世紀或時間更長一些，爲什麼不可把“〔97〕”理解爲公元97年、997年、1697年、2097年呢？年號不全會給將來查找利用文件檔案帶來很大麻煩。所以，年份號應該寫全稱〔1997〕〔1986《國家行政機關公文格式》明確：“年份應標全稱”。
四、錯用括號。如“×政辦（xx）8號”、“×政辦〈xx〉8號”，這裏的年份所用的括號“（）”、“〈〉”均是錯誤的。規範的用法應是六角括號“〔〕”，如“×政辦〔xx〕8號”。
五、亂設虛位。發文字號中的“發文序號”常常出現虛位，如“×政祕〔xx〕008號”，這裏的“008號”應改爲“8號”。《國家行政機關公文格式》(gb/t9704—1999)已明確規定：“序號不編虛位（即1不編爲001）”。
六、擺放有誤。常見錯誤有三種：一是該居中擺放而不居中；二是不該居中擺放卻居中；三是上下排放距離不當，不是過高、就是過低。就發文字號的擺放問題，《國家行政機關公文格式》附件的《條文釋義》中講的非常明確和具體：發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，發文字號與紅色反線（即文件版頭上的一條紅色橫線）之間間隔4mm（發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，而發文字號應標在第3行，不要緊貼紅色反線）。發文字號一般應居中排列。其實，發文字號的擺放有三種不同類型：①有發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識的（俗稱大文頭）下行文，發文字號一般標註在發文機關標識之下、紅色反線上方，居中擺放4mm處（如上規定）；②上行文（上報的公文）需標識簽發人姓名時，發文字號移到左邊，左空1字（上下襬放位置，如上規定在紅色反線上方4mm處），簽發人姓名居右安排，右空1字；③“只用發文機關名稱作發文機關標識的公文，發文字號一般標註在橫線（紅色反線）之下，公文標題之上的右側”（見xx年1月1日起施行的《安徽某某行政機關公文處理實施細則》第三章公文格式第十一條第四款）。
七、字體字號不標準。《國家行政機關公文格式》規定：發文字號，用3號仿宋體字。而有的字號小於3號；字體，有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體，五花八門。
八、與“公文編號”混爲一談。這一問題多出現在教課書中，如某函授大學編著的《中國實用文體大全》、某師範大學出版社出版的《公文寫作教程》、近年新出版的某函授大學教材《應用文寫作》、某某某黨校系統幹部中專教材《語文》等都把“公文編號”解釋爲“一般包括機關代字、年度、順序號”，把“公文編號”混同於“發文字號”。
“公文編號”與“發文字號”是兩個不同的概念。“公文編號”也叫文件編號，“是一份文件總印數的次序號”（《實用公文詞典》陝西人民教育出版社出版），《國家行政機關公文格式》（gb/t9704—1999）闡述更明確：“公文份數序號（公文編號）是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號”。而“發文字號”是“由發文機關代字、年份和序號組成”。除此之外，“公文編號”與“發文字號”還有兩大區別：①寫法上的區別。“公文編號”的寫法過去是“no.000××”，現爲“000××”，位置標於文件左上角。而“發文字號”的寫法是：“國發〔1991〕2號”即國務院1991年發的第2號文件。②標註位置的區別。“公文編號（公文份數序號）用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行〔所謂版心：即公文印刷用紙除去天頭（上白邊）、訂口（左白邊）、右白邊、下白邊，餘下的可排印文字的部分〕。而“發文字號”，在發文機關標識下空2行，距紅色反線4mm處；大文頭（有發文機關名稱加“文件”二字組成發文機關標識的文頭）的下行文，居中排列；小文頭（僅以發文機關名稱作發文機關標識的文頭）的下行文或平行文，移至紅色反線下靠右擺放；上行文，需標識簽發人姓名時，發文字號移至左邊，左空1字（紅色反線上方4mm處）。
《國家行政機關公文處理辦法》已進行多次修訂和完善，並制定了《國家行政機關公文格式》國家執行標準（gb/t9704—1999），我們在編印教材和公文實際應用中，就應該嚴格按《辦法》和國家執行標準執行，這樣才能促進國家行政機關公文處理的標準化、規範化。