公文寫作常見錯誤例析
發文字號編寫不當
發文字號簡稱文號，又稱公文編號，是發文機關同一年度公文排列的順序號。它是一份公文特定的標誌，正式公文均應標註發文字號。它爲檢索和引用公文提供專指性較強的代號，爲管理和統計公文提供依據。XX年1月1日施行的《國家行政機關公文格式》(gb／t9704——1999(以下簡稱“新國標”)規定：“發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。序號用阿拉伯數碼標識；年份標全稱，用六角括號‘[]’括入；序號不編虛位(即l不編爲001)，不加‘第’字。”在實踐中人們不嚴格按照規定編寫，常出現以下錯誤：
1、機關代字混淆。
機關代字是發文機關全稱的簡縮語，就是選用最能反映發文機關本質屬性的字詞作爲本機關的代字。每一個機關都有自己的代字，也只有一個代字。如國務院制發公文，其代字爲“國發”，四川省人事廳發文，其發文字號爲“川人”。但若簡縮不當易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師範大學”，它的代字不能寫成“華師大”，因爲另外還有“華中師範大學”、“華南師範大學”，如用“華師大”就不能分辨，而應寫爲“華東師大”。同樣，“南京大學”的機關代字不能寫成“南大”，因爲另外還有“南開大學”，“河南大學”的機關代字不能寫成“河大”，因爲另外還有“河北大學”。
2、年份不全。亂用括號。例如：
①金計生(96)第15號
②夾民政(XX)16號
③夾府發〔XX〕47號
例①年份不全，應寫爲“1996”，使用圓括號也不正確，根據《國家行政機關公文格式》gb/t9704——1988(以下簡稱“原國標”)規定，應用六角括號“〔〕”，“第”字多餘，應刪去；例②③年份應置於六角括號“〔〕”內。
3、機關代字、年份、序號次序顛倒。例如：
①成保〔96〕勞人字第51號
②〔XX〕外經貿發展審函字第2691號
“新國標”和“原國標”都規定了機關代字的結構形式是“發文機關代字+年份+序號”。因此，例①的錯誤是機關代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多餘，正確的應該是“成保勞人〔1996〕51號”；例②年份在發文機關代字前，“字”、“第”多餘，應改爲“外經貿發展審函XX2691號”。
標題擬寫不當
標題是文章的“眼睛”，擬製時必須精心對待，不可馬虎。公文的標題與一般的文章標題不同，其擬寫有嚴格的規範要求。《辦法》規定：“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。”規範的公文標題一般由“發文機關+事由+文種”構成，又稱“三要素”式，如《中共中央關於加強社會主義精神文明建設若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構成或由“文種”構成。但“兩要素”的或由“文種”構成的．一般應是下發的帶有固定版頭，或對外公佈可張貼的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實際寫作實踐中，不合規定的情況時有發生，主要表現爲以下幾個方面的錯誤。
1、文種錯用
文種是公文標題中必不可少的一個構成要素。對於文種的選擇。應當根據行文目的和要求、文種的適用範圍、行文關係來確定，不得混淆使用。寫作中常出現以下幾組文種錯用現象。
(1)請示與報告錯用、並用
請示和報告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個不同的文種。請示“適用於向上級機關請求指示、批准”(《辦法》)，上級對於請示必須有答覆，必須事前行文，而報告“適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問”(《辦法》)，不需要上級作出答覆，可事中行文，也可事後行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區別，常把請示誤用爲報告，或並用請示和報告。例如：
①《××公司關於急需購買鹼性電池的報告》
②《××縣人民政府關於請求將××風景區列爲省級自然保護區的請示報告》
以上兩例，從標題事由看，都是請求上級批准某事項，因此，應將例①的“報告”改爲“請示”，例②的“報告”去掉。
(2)函與請示錯用
《辦法》明確規定：“函，適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。”；“請示，適用於向上級機關請求批准、指示。”從這兩條規定可看出，函與請示都可用於“請求批准”，但二者行文方向不同。函是向平級或不相隸屬的機關“請求批准”，而請示是向有隸屬關係的直接上級“請求批准”，這是選擇這兩個文種的關鍵點。但在實際操作中，人們受一種情感因素影響，總認爲用請示顯得對對方尊重，容易辦成事．而用函則顯得不那麼鄭重其事，不易引起對方重視，難達目的。因此，常把函錯用爲請示。例如有一篇公文的標題爲《××市司法局關於撥付法制教育經費的請示》，主送機關是“××市財政局”。市司法局向市財政局請求撥款，而且市司法局與市財政局是平級關係，不是相隸屬的上下級關係，完全符合函的適用規定。因此，該文標題文種“請示”應改爲“函”。
(3)通告與公告錯用
通告和公告是現行法定行政公文中唯一的同類兩個文種。通告“適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”(《辦法》)，公告“適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項”(《辦法》)。從二者概念來看，二者都有公開告之的功能，但在發佈機關、受文對象、內容重要程度等方面存在區別。公告的發佈機關級別較高，多由國家機關發佈，受文對象廣泛——“向國內外宣佈”，宣佈的事項重大。而通告發布機關廣泛，機關、團體、企事業單位都可發佈，受文對象範圍較小——“社會各有關方面”，限制在一定的範圍內，宣佈的事項涉及的是一般事項，多是業務工作方面的內容。在使用時，人們往往青睞公告，凡需要對外公佈事項，不加區別都用公告。例如：
①《××商場有獎銷售開獎公告》
②《××縣人民醫院關於新設保健門診的公告》
③《××火車站關於火車晚點的公告》
以上三例從發佈機關來看都屬企事業單位，從發佈的事項看都是涉及業務工作方面的某一事項。因此，“公告”應改爲“通告”。
除以上三組文種錯用現象外，還存在着決定與決議相混、通報與決定不分、通知與通告等同等。由於篇幅有限，不再一一列舉。
2、事由表述重複羅嗦、冗長、空洞、不明確
公文標題中的事由部分是對公文內容的高度概括。是標題的核心，要求準確、簡潔，使人一看標題就知道公文的主要意思。而有些公文標題的擬寫沒有抓住公文主要內容，以致事由部分表述重複羅嗦、冗長、空洞、不明確。例如：
①《××公司關於申請增加超計劃出口指標的請示》
②《××縣人民政府關於表揚營業員“祕書工作”同志的通報》
③《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應爲“請示”，少了介詞“關於”。該文內容是請求上級撥款修建稅務所辦公樓。)
④《××市財政局關於轉發××省財政廳關於轉發財政部關於修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知的通知》
例①的錯誤是詞義重複，文種“請示”已含“請求”、“申請”之意，故應刪去標題中“申請”二字；例②事由部分只提到了有關的人，而沒提有關的事，即要表揚的事蹟未寫出，顯得空洞，應改爲《××縣人民政府關於表揚營業員“祕書工作”同志“祕書工作”先進事蹟的通報》；例③屬事由不明，文章主旨是請求上級撥款，故應改爲《××縣稅務局關於撥款重建稅務所辦公樓的請示》；例④屬層層轉發公文標題，因未省掉轉發的中間環節，介詞“關於”重複使用，“通知”也多次出現，以致標題冗長，讀起來拗口，不易理解，應改爲《××市財政局轉發財政部關於修改國家工作人員出差補助標準的通知的通知》。
3、亂用標點符號
《辦法》明確規定，公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。寫作中，人們不循此規，常常不該使用標點的卻使用了，或該使用標點的卻用錯了。例如：
①《國務院批轉財政部(關於加強國有企業財務監督的意見)的通知》
②《中央職稱改革領導小組轉發國家教育委員會中國小教師職務試行條例等文件的通知》
③《“祕書工作”縣工商局、稅務局關於發佈““祕書工作”縣農村集貿市場管理暫行辦法”的通知》
例①被批轉對象“關於加強國有企業財務監督的意見，是公文，不屬法規性文件，應刪去書名號；例②被轉發的對象“中國小教師職務試行條例”屬法規性文件，故應加上書名號；例③發佈對象““祕書工作”縣農村集貿市場管理暫行辦法”屬法規性文件，按規定應使用書名號，而不是引號，且該兩個發文機關之間不用頓號，而是採用空一格辦法解決。
主送機關標註不當
《辦法》規定“主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。”如《國務院關於成立國務院三峽工程建設委員會的通知》一文的主送機關——“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”，採用統稱寫法，既簡潔又明確。而有的公文主送機關標註存在不明確、違反文種有關規定等錯誤，嚴重影響了公文效應的發揮。例如：
①《××縣人民政府轉發縣鄉鎮企業局(關於加速發展鄉鎮企業的報告)的通知》(“轉發”應爲批轉”，應刪去單書名號)的主送機關是“各有關單位”
②《××縣稅務局重建稅務所辦公樓的請示報告》(應爲“請示”)的主送機關是“××地區稅務局、城建局、國土局、物資局”
③《大朝鄉人民政府關於解決修建場鎮飲水工程所需資金的請示》的主送機關是“尊敬的××書記”
例①錯誤是主送機關不明確，難以辦理；例②屬多頭主送，違反了“請示一般只寫一個主送機關”的原則；例③違反了“請示不得直接送領導者個人”的原則。
引用公文不當
在公文寫作中，常常引用公文說明行文依據。正確引用公文成爲公文寫作規範化極其重要的一個環節。《辦法》規定：“引用公文應當先引標題，後引發文字號”在操作時，正確的做法是：先用書名號引標題，後用圓括號引發文字號，例如：你行《關於調整貨幣政策委員會及任免的請示》(銀髮[XX]13號)收悉。”而寫作中不正確引用公文的現象比比皆是，例如：
①你公司《關於成立通洲集團中心拍賣行的請示》悉……
②7月20日《通告》停止了省交通廳×交計字[XX]1號文件中規定的“雙排座小貨車載客養路費”的收取……
③你院×月x日請示收悉……
④在粵府〔1996〕38號文“關於撥款修建辦稅大廳的批覆”中……
例①只引標題而沒引發文字號；例②只引了發文字號而沒引標題；例③既沒引標題也沒引發文字號；例④雖然公文的標題和發文字號都有，但標題與發文字號順序顛倒，且標題用成了引號，所引發文字號未加圓括號。
結構層次序數標註不當
對於篇幅較長，內容較豐富，層次較多的公文，寫作時常常要標註序數，分條列項，以顯得眉目清楚，易於閱讀、理解和執行。《辦法》規定：“結構層次序數，第一層爲‘一’，第二層爲‘(一)’，第三層爲‘1’，第四層爲‘(1)’。”只有一個結構層次時，就用“一”，而不用其它序數。在實踐中常出現不規範現象。例如《關於××省××地區××銀行機構合併問題的請示》(××銀髮〔1996〕124號)、《××省××培訓中心關於籌建教學急需實驗室的請示》(××中心〔XX〕15號)，這兩篇公文的內容都只有一個結構層次，其序數標爲‘‘l、2、3……”，正確的應爲“一、二、三……”；又如《××縣人民政府關於召開經濟工作會議的通知》(1998年9月8日)，也只一個結構層次，其序數標爲“(一)、(二)、(三)……”，顯然也是錯誤的；再如《中共中央國務院關於反腐敗鬥爭近期抓好幾項工作的決定》(1993年10月5日)，內容有兩個結構層次，第一層標爲“一、二、三……”，第二層標爲“(1)、(2)、(3)……”，很明顯第二層序數標註錯誤，應標爲“（一）、(二)、(三)……”或“1、2、3……”。