公文複印件的法定效力與歸檔價值

近期，通過業務講座、通過電子郵件，筆者常常被在實際工作第一線的同行反覆諮詢一些問題。這些問題道理不深，在基層文件和檔案工作中卻很有普遍性，值得問，也值得答。以下便是其中兩例。

【案例一】

某單位就某問題向上級機關寫了一份請示，結果收到上級機關一份複印件。從該複印件上可見，這是上級機關對於該請示機關的原件批迴，即在原請示文尾空白處僅批有“同意”字樣，沒有任何簽名，在上面加蓋了上級機關印章後，將請示原件複印，原件留在上級機關存檔，複印件代替批覆發回原請示機關執行。在實際工作中，這樣的行文很常見。

問題：這樣的複印件是否具有正式公文的法定效力？

【評析】

這樣的複印件不具備正式公文的法定效力。有的單位規定“在加蓋原擬文單位正式公章後的公文複印件可以作爲正式公文使用。”這樣的規定語義含混，與《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）的規定有一定距離。在《辦法》第四十八條規定“公文複印件作爲正式公文使用時，應當加蓋複印機關證明章。”這一簡單的解釋在面對文書處理實際工作的複雜情況時需要明確以下幾點：

首先，本案中的上級機關對下級機關請示採用了原件批迴方式來處理。這種辦文可行嗎？爲了簡化程序，提高效率，上級機關對下級請示原件批迴是文書處理工作中歷來就有的一種簡易行文方法，是可行的。問題在於本案中的上級機關將原件批迴文件的複印件下發給請示機關執行，複印件作爲正式批文使用卻缺乏必要的認證和相應的標誌，顯然會使辦文初衷大打折扣。

其次，本案中的複印文件上已經批有“同意”字樣，而且加蓋了上級機關印章，是否就可以作爲正式公文使用了呢？回答是否定的。本案中下級機關收到原件批迴的請示僅爲複印件，具有批示和印章原始痕跡的原件並未真正“原件批迴”。從公文稿本角度看，複印件僅僅屬於副本，一般不具備公文正本的法定效用。作爲副本的複印件要同公文正本一樣具有法定效力，需要經過認證。在實際工作中，目前通用的認證方式有兩種：

一是通過對原件進行技術性處理並註明翻印機關，對直接翻印下發的公文副本進行認證。即在不違反公文發放範圍規定的前提下，通過簡單的技術性處理，保留原文眉首和主體部分的原狀，取掉文尾落款處原發文機關的印章標誌，在版記部分的印發說明欄註明“xx機關xx部門xxxx年x月x日翻印”，發放範圍欄中註明翻印文件發放範圍。經此認證，翻印機關對翻印文件的文字內容的準確性負責，翻印文件在法定的發文範圍內可作爲正式公文執行。由於在允許的範圍內直接將文件翻印下發可以代替層層照抄照轉的轉發性文件，眼下不少地方、部門的公文處理工作細則中都將此行文方式明文規定爲精簡文件的措施之一。

二是通過在文件上加蓋複印機關證明章，對要作爲正式公文執行的一般複印文件進行認證。即在複印件上由有權機關加蓋“複印件與正式文件內容相符合”等字樣的專用印章，如工商行政管理部門在合同上加蓋“合同鑑證章”，檔案部門履行開具檔案證明的法定職責時在檔案文件複印件上加蓋“檔案證明章”都屬於此類認證。由於更多的機關單位並沒有這樣專門的證明章，還可採用另外的方式認證。如複印機關可以在複印文件上加蓋本機關印章以爲鑑證。本案中將請示原件批迴的上級機關，就應該將有關領導批有“同意”，並簽上姓名和年月日的請示原件進行復印，再在原件和複印件上的批語處分別蓋上機關印章，前者存檔，後者下發原請示機關執行。注意：一是應該先複印，後蓋章；二是由於此時所蓋的機關印章屬於鑑證章，不能蓋在該複印文件落款處（落款處已蓋有原制發機關印章），只能蓋在其頁面的空白處；爲了不損壞文件原貌，有的機關規定原件批迴文件統一在文頭批示域中，加批語，蓋印章，又醒目，又規範。三是需要明確的是，鑑證章不是生效章，其下面必須註明需要證實的某一具體狀況，並由責任人簽名（姓名、時間），方能使所蓋印章發揮鑑證作用。而本案下級機關收到的請示的原件批迴件，先蓋章後複印，鑑證章下僅有“同意”一詞，沒有領導人簽名和日期，其法定效力何以證實！？

【案例二】

年初，某醫院辦公室開始對上一年的歸檔文件進行整理。負責整理工作的檔案員發現不少科室拿複印件歸檔，且沒有蓋章。經過詢問，科室同志說當時收文就是複印件。

問題：複印件具有歸檔價值嗎？機關單位在什麼樣情況下可用複印件發文？

【評析】

本案涉及公文複印件的使用、生效和歸檔問題。按照國家有關文件歸檔範圍和整理的規定，結合對於公文稿本的認識及文件檔案工作的實際要求，筆者認爲：

其一，複印件是否具有歸檔價值不能一概而論。如果一份文件內容屬於本單位歸檔範圍,在其沒有另外稿本的情況下複印件也可以歸檔。其實當前由於複印機、計算機、傳真機以及網絡傳遞大量運用於文件檔案工作，複印件歸檔的情況並不少見。如有歸檔價值的傳真文件一般就要求先複印、再處理，今後當然也就會以複印件歸檔。

其二，應按規定選擇歸檔文件的稿本。按照da/t22—XX《歸檔文件整理規則》以及國家檔案局《機關文件歸檔和不歸檔的範圍》的有關規定，我們堅持如果是本單位發文,最好用定稿與存本歸檔;如果是收文,最好是用正本即本機關收到的主送件歸檔;實踐證明，沒有任何注辦處理原始痕跡的複印文件，在歸檔後總難以讓檔案利用者對其原始憑證性完全認同。

其三，將複印件作爲正式發文和歸檔應該經過認證或加註處理標記。如前所述，公文複印件屬於副本，其在發揮憑證作用時價值不如正本,很多時候也不屬於歸檔範圍。但實際工作中,一些機關常常直接使用複印件，如將上級機關主送本機關的批文複印後下發給自己的所屬下級單位，作爲一般的傳遞信息、溝通情況、備查備案使用；又如經過註明翻印機關認證，將上級機關的文件直接翻印給所屬下級單位執行……這些操作在實際機關一直行之有效，而且隨着現代辦公技術和手段的廣泛運用，這些可以簡化程序、提高效率的行文方式出現了越來越被廣泛認同的趨勢。正因爲如此，筆者認爲更有必要呼籲：如果要將複印件作爲正式公文使用，還是應該按照《辦法》規定由複印機關加蓋證明章或由承辦部門註明使用說明；如果歸檔時只有複印件,最好由本機關承辦部門在文件上作出注辦說明,即說明覆印件的來歷和處理情況。因爲如果各地各單位都毫無顧忌地將複印件直接歸檔，無疑會給日後的檔案利用帶來後患。

（作者：楊戎四川大學公共管理學院教授

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