會議團隊接待程序大綱
一、銷售部接待程序：
銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息後，應着手做以下工作：
1、及時與會務方負責人進行聯絡
（1）清楚瞭解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內容（包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；
（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節後，應及時向部門主管領導彙報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。
2、落實會議場地和房間數量
在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應儘快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供後，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。
3、商談價格
當確認場地及客房的安排沒有問題後，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。
價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。
4、簽訂會議協議，收取會議押金
當會務方已確認所有會議細節後，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議，並依照協議收取相應的會議押金；
5、下發會議接待通知單
簽訂好會議協議後，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經覈對無誤，下發至各部門,並保存該次會議的檔案；
6、會議接待
發出會議接待通知單後，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯繫，協調會場的佈置，跟蹤會議進程；
7、會議結賬
會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助；
8、會議送別
恭送會務方領導及辦會負責人，爲賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；
9、會議結束
會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，並將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。
二、房務部接待程序：
房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單後，應做到：
1、會議接待的前期工作
（1）熟悉、瞭解會議接待通知單的內容；
（2）瞭解結算方式，收費項目、聯繫人和費用簽單人；
（3）落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，瞭解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加牀；
（4）落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等；
（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達；
（6）負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。
2、會議排房
按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處於最佳狀態的房間。
3、會議空房
確認會議定房，落實好具體房間後，將預定內容輸入電腦並確定房號。
4、會議嘉賓入住
（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行覈實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作；
（2）會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表；對於重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處於正常狀態；
（3）當會議賓客抵店後，按會議接待安排及正常接待程序爲客人辦理入住手續，並由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯繫。
5、會議嘉賓離店
（1）禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李；
（2）前臺收銀處快速結賬；
（3）協助客人安排好車輛。
6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。
三、餐飲部接待程序
餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單後，應做到：
1、會議接待前期工作
（1）做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求並將接待信息逐級傳遞；
（2）根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天佈置會場；
（3）由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況（會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的佈置質量、服務人員的精神面貌等），發現問題立即整改，力求沒有疏漏；
（4）提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，併爲會議客人預留用餐場所。
2、會議接待中
（1）安排優秀禮儀人員，在會議召開前４０分鐘到場，引領參會嘉賓；
（2）跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項；
（3）協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。
3、會議結束
（1）宴會服務人員跟進會議結帳工作；
（2）幫助會議客人整理會議遺留物品。
4、會議用餐及送別
（1）引領會議客人用餐，並提供優質服務；
（2）做好餐飲帳務的結賬工作。
5、送別
（1）恭送會議客人，爲賓客留下美好感受；
（2）客人離店後，若遺留下貴重物品，應儘快聯繫交換客人。
6、整理會議客戶資料，總結會議接待得失。
四、其他相關部門請參照銷售部所下發會議接待通知單，做好相應接待工作。