會議接待服務程序

一、會議接待草案制定

１、與組織者聯繫，詳細瞭解組織者的需求及會議代表的基本情況，制定合理、舒適、安全的接待草案。

２、詳細介紹酒店及酒店設施介紹：包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設施、安全保衛及價格等告知組織者，提供分析及使用建議，以便組織者選擇酒店。

二、活動前期準備清單

會議確定後逐一落實各項準備工作。

接待程序表：制定會議接待程序，落實各項細節。

酒店方面

第一時間與酒店負責人聯繫，着重介紹本團情況，並逐一落實各項要求。

１）房間數量及類型（標準間、商務房、工作人員用房間）客人用房–各種類型房間數、及方向位置（分佈的樓層及是否靠近電梯）工作人員–用房數量及位置（後勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，並儘可能靠近團中vip嘉賓的房間，以便爲嘉賓提供快速、周到的服務）。房間佈置–客人抵達前必須完成對房間清潔衛生工作，同時檢查房間內設施是否能正常使用。抵達前1小時，按照要求爲房間陪送水果(需每天更換)，房間號碼-提前2天得到所有房間號碼，並根據提供的分房名單進行分房。客人抵達賓館前2小時，旅行社工作人員將抵達賓館爲所有客人辦理入住手續，並領取房間鑰匙。以便使客人抵達賓館後，能快速領取鑰匙進入房間。vip客人將有專人引領至房間。

２）酒店餐廳：根據提前確認的菜單，廚房精心製作每道菜品。開出獨立的用餐區，僅供本團使用。所用餐具必須事前做好消毒工作，並且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。

３）酒店佈置：客人抵達前2小時，必須在酒店大堂醒目處懸掛好歡迎橫幅。

４）行程用車：按照商議，保證車輛必須是8成以上的新車。駕駛員必須有極強的責任心，駕駛經驗豐富。

５）導遊員若干名，挑選形象氣質具佳，經驗豐富，服務態度好，並富有責任心的導遊。

６）工作人員兩名，同組織者保持緊密聯繫，完成組織者提出的各項要求。

旅遊安排

１）根據時間，編排合理、舒適的遊覽日程表；

２）按照預先分發的旅遊登記表的統計結果，安排豪華空調旅遊車，每車的乘坐人數安排在85%，以保證客人的舒適；

３）每臺車都將有明顯的標誌—號碼；

４）每臺車安排一名優秀的職業導遊，負責途中講解和景點介紹；

５）各車的導遊員將負責時時提醒客人保持乘坐同一輛車，事先講明遊覽路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，並在每次更換遊覽地點前統計人數；

６）vip客人可以安排專門的優秀導遊人員及車輛；

７）可以按照需要爲每位嘉賓製作嘉賓證及旅遊手冊；

周前檢查

在團隊出發前一週，必須完成所有細節方面的確認。每項細節都必須向組織者彙報，並得到認可。同時將對本次旅遊線路進行最後的實地檢查，落實各接待方的準備情況現場實施及活動總結

１）現場實施過程中，嚴格按照事先制定的接待計劃，嚴格實施並執行；

２）如有任何突發意外事件，總監將立即向組織彙報，並提出解決方案。事後必須立即將結果向組織者彙報；

３）活動期間分發我社接待意見表；

４）活動結束後統計意見結果，向組織者彙報；

５）根據客人的意見與建議不斷改進服務內容與方式。