會議接待的一般流程大綱

一般而言，作爲專業的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經過以下幾個環節：

1、策劃

作爲專業的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們爲你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。

2、諮詢

在此階段，我們將與委託方進行初步溝通，並就委託方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算範圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

3、考察

如果您認爲溝通後可以相信我們，那麼我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們爲您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等，並在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討，大致明確雙方的責任與義務。

4、確定

這個時間需要的是耐心與細緻——我們得一一推敲設想得流程及預案，儘可能把方案細化，然後以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任，並簽署相關服務協議。

5、執行

嚴格而又人性化地執行協議，將是雙方合作精神的高度昇華。不管設想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本着合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結局爲一致奮鬥目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視爲協議的延伸，並臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許採取事前商議、事後結算的方式執行。

6、結算

雙方財務人員認真核對各類單據，嚴格按照協議執行覈算。