關於祕書素養的幾點思考

關於祕書素養的幾點思考

引言

做好辦公室工作要強化三種意識：

1、角色意識 辦公室是個綜合部門，聯繫上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關係到領導工作，關係到整個機關的工作。“辦公室工作無小事”。作爲辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強的“角色意識”。

2、服務意識 辦公室工作就是服務：爲領導服務、爲機關服務、爲基層服務。從事辦公室工作，就得甘於平凡、甘於繁瑣，搞好服務。辦公室工作“日計有餘，歲計不足”，因此必須有一點奉獻精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。

3、勤奮意識 曾國藩雲：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學習。

勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應敏捷，要有悟性，善於“感悟”。

勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補拙。

勤動腳：多跑腿，多搞調查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。

勤學習：辦公室工作人員應有較好的知識素養，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強學習，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。爲了事業的成功，爲了理想的實現，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應酬，少些閒聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。

一、祕書人員的素養

祕書是一種特定的社會角色，全美祕書協會《章程》對祕書人員的要求是：要象心理學家一樣善於洞察別人的心靈；要象文學家一樣善於駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……

社會對祕書人員有一種期望：能幹、善於處事、謙虛友好等。

作爲祕書人員，對自己應有較高期望。社會心理學認爲，對自己期望高的人，相應地在某一領域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應。

大致說來，祕書人員應當接受才幹、智能、心理、道德4種訓練。換言之，一個合格的祕書人員應當具備必要的才幹素養、智能素養、心理素養和職業道德。

（一）才幹素養

做工作要儘可能做得出色，這就需要才幹。祕書工作所需要的才幹包括哪些？

1、精明的辦事能力

祕書的基本職能就是辦事，辦事能力是祕書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務的情況和臨機處事的本領。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經驗豐富爲基礎。

辦事能力主要體現在：

1）理解和領會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。爲此，要有集中的注意力，靈敏的反應力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。

2）條理和駕馭能力：善於把繁雜的機關事務處理得井井有條。

3）口頭表達能力：這是對祕書職業的特殊要求。會說話，這是一門學問，而且是事關辦事成敗的基礎。什麼是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達意準確，③有點說話的藝術。前兩條是最基本的，第三條是進一步的要求，它包括了感染力、說服力、風度、禮貌等等。

類語言學認爲人的口語由兩部分構成：聲音要素和功能性發聲。聲音要素包括音調、音量、音速和音質，功能性發聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

提高口頭語言表達能力還應研究體態語。

4）應變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷髮展的，人們辦事的計劃和預案，常常會與現實不大相符，甚至大相徑庭，有時會突然變化，把原來的計劃和預案完全打亂。在這種情況下，祕書人員要胸有成竹，臨機不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

5）交際能力：處理人際關係是一門學問。“世事洞明皆學問，人情練達即文章”。一個祕書如果很善於交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那麼，辦事的成功率就比較高。祕書的交際能力，多半是體現在工作協調中。尤其要注意處理好與領導的關係。祕書與領導的關係是工作關係，祕書要處理好與領導的關係，關鍵是出色地做好爲領導服務的工作。

還有其他條件。總之，辦事能力是個綜合水平的體現。

2、較強的文字表達能力

自古以來，中國人就視文章爲“經國之大業，不朽之盛事”（曹丕《與吳質書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關係治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達能力是祕書人員的基本功。祕書幾乎整天與文字打交道。人們常把祕書稱爲“秀才”，道理正在於此。

寫作是個痛苦的過程，常給人“難產”的感覺。

祕書人員文字表達能力的形成和提高，有賴於長期的、反覆的、刻苦的寫作實踐。有一言應記取：文章得失不由天，厚積善識多實踐。

公文寫作應達到的境界是：“信、達、雅”，準確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

3、操作能力

隨着社會現代化程度的提高，祕書人員必須適應形勢發展的要求，學會掌握現代化辦公手段。辦公自動化（oa）是時代潮流。

（二）智能素養

才幹決定於智能的高低、強弱，智能是才幹的基礎。

增強智能，可以從5個方面着手：

1、知識積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內政策、歷史、文化、決策科學等等。此外，工作經驗、社會閱歷也是知識，而且是開發智力和才幹的重要知識。

積累，意味着積少成多，意味着勤奮好學，絕不是聽其自然，坐待知識進門。勤奮好學是成功的前提。我們黨和國家的很多優秀領導人，都是勤奮好學的楷模。##、周恩來、鄧小平，都曾做過祕書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學是另一方面。

知識的積累應堅持兩點：一是“博而返約”，二是“真積力久”。

2、思維訓練

人的智能高低，是由思維能力的開發程度決定的。若從認識論的角度說，人的智慧，則是社會實踐的結果。因此，加強智能訓練，途徑之一，就是積極參加社會實踐活動，加強思維訓練。　

加強思維訓練，從祕書工作角度看，應當加強語言能力、邏輯能力、思辨能力、認識能力、領會能力等諸種能力的訓練。

語言是表達思想、進行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達不出思維結果。思維越深刻、越複雜，越需要語言加以正確表達，詞彙越豐富、語言表達能力越強，表達思維的能力就越強。一個祕書人員，既不斷同領導人打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓練，語言表達能力低，就會影響智能的發揮。

邏輯能力、思辨能力、認識能力（包括認識論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓練思維能力，就是使人能熟練地運用邏輯思維辨別、認識事物的本質和現象，能夠“撥開烏雲見青山”。

領會能力（包括聽力、反應反射能力）也是祕書人員必不可少的智能。上級交代意圖、佈置工作要領會，下邊彙報情況、請示工作，也要領會。祕書人員必須反應快、領會準，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是“嘣”出幾個單音節來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點子上。都要靠祕書的特殊領會能力去準確捕捉對方的思想。

3、臨機處置智能訓練

是指在一切情況下所表現的反應迅速、思路敏捷、處置泰然、機智靈活的智能。它是以知識、經濟和思維力作後盾的，並與心理素質、行爲智能和精神狀態密切相關。這些，一要靠思維開發，二要在實際工作中學習和鍛鍊。祕書人員接到突發事件信息後，應當迅速做出反應、按順序先弄清事件的性質、程度和主要數據，發生地點，報告者情況，然後確定需要解決什麼問題，應報告誰，通知誰，怎麼做，做到靈機泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫釐不差。

4、記憶訓練

很強的記憶力是祕書人員必備的基本功。爲了工作方便，祕書人員必須善於認人、記人、記事。這就是要求祕書人員強記博取，應付自如。貪懶是學不到本領、開發不出智力的。

5、自省能力

一個人要善於隨時回顧自己的言行，善於總結自己的成功經驗和失敗教訓，特別要善於發現自己的過失和不足。孔家賢人曾子說：“吾日三省吾身。”曹操也曾說，“伏自三省。”常常自省的人，容易開發智能和增長才幹。祕書人員從事的是服務工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才幹在不斷總結中增長起來。

（三）心理素養

就一般情況說，祕書人員應當提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養。

1、多些樂觀和幽默