會議接待的各項工作

【一】前期工作

1、會場預約

專人協助您的實地考察工作。吃、住、行、遊、購、娛。根據要求預定酒店，會議（會展）場地。車輛等。我們將根據您的需要，爲您具體分析各種情況做出最完美的策劃；我們將根據會議的級別，爲您選擇會議舉辦地；我們將根據會議對周邊環境的要求，爲您確定具體舉辦地點，我們將根據會議的具體情況，確定是否將會議劃分爲幾個分會場，選擇分會場的地點，並提前爲您預約。

2、負責會場的佈局，設備安裝調試

我們將根據會議的具體情況，爲您設計並安排會場的佈局，細緻周到地設計好所有的細節；我們將根據您的需要，爲你你提供會議所需要的所有設備，並提前安放在指定位置；我們將根據您的需要，提前爲您調試好設備，確保會議的順利進行。

3、印刷材料的設計製作

我們將爲您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務；我們將根據會議的具體需求，設計印刷品的樣式、內容、選擇圖案；我們將會爲您的印刷品指定專門的廠家生產以及印刷；我們將根據您的需要，提前把印刷品送到會場或指定位置。

4、準備會務用品：

代表證、會徽、紀念品等。

5、提供公關禮儀、文祕、翻譯服務，代租會務所需設備。

6、及時準確提供機票、火車票、酒店信息。

7、代訂會議所需的音響、燈光、攝影等設備。

8、提供平面立體、vi設計。

【二】會前準備

1、接站：

我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛；我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員，把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店。我們爲您準備的車輛每個座位都有保險。

a、提供優秀導遊協助會務組舉牌機場接站。

b、提供接、送機（站）時所需的各類型豪華空調車。

2、營造氣氛

a、酒店大堂內歡迎水牌，門外或會場橫幅等；會議（會展）場所的佈置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。

b、彩旗、氫氣造型氣球、歌舞表演等。

3、報道

a、酒店大堂內免費提供簽到臺（桌）及提示牌；

b、專職人員協助會務組負責簽到、分房、等有關事宜；安客戶需要安排接送與會賓客，協助會務組辦理賓客簽到等工作。

4、會場服務

a、根據會務組要求，策劃、製作會場背景；

b、根據會務組要求，專職人員負責會場的桌、椅擺放，負責與酒店方協調會場茶水、紙、筆供應及燈光、音響設備調試情況等。

5、禮品製作

向會務組人員介紹黑龍江的特色紀念品，並陪同選購或根據會務組要求製作會議紀念品。

6、返程票務

a、會議報道期間提供專職票務人員負責返程票務登記；

b、代訂哈爾濱飛往全國各地的最優惠折扣機票。

【三】會中服務

1、提供專業外語翻譯，攝像、禮儀公關和文祕服務。

2、免費提供經驗豐富的接待人員全天協助會務工作。

3、會議期間可爲vip客人提供特殊照顧和服務。

4、向參會人員提供全市範圍內機場、火車站接送服務。

5、提供會議期間以及後勤保障工作和外圍的協調服務。

6、參會者的餐飲：我們將根據參會人員的喜好，爲您預定各種形式的參會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；我們將根據參會人員的具體情況以及會場和下榻飯店的地點，爲您推薦不同的用餐地點。

【四】會後旅遊考察服務

一次成功的旅行考察在整個會議中的效果又豈止點睛之筆，除了跟您和您的朋友一個放鬆和調節的時間，而在這良好和熱烈的氛圍下，有怎能不再結識多一些朋友、給您的事業創造新的機遇和意想不到的驚喜呢。只要您提出，我們就爲您貼身打造合適的線路和報價。景點景區、旅遊空調用車、旅遊保險、優秀會議導遊服務，一應俱全。

【五】會後總結

1、對參會代表的會後旅遊考察工作進行合理安排。

2、協助會議人員處理會後事宜，進行會議期間的工作總結。

【六】會議及會展的預算

1、交通費用

交通費用可以細分爲：

(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細分爲：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場佈置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。基於這些支持均爲臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對於這些單項服務支持，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。

3、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改爲按預定人數收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

(3)、酒水及服務費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分爲西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等爲主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心爲主。

(5)、聯誼酒會/舞會

事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。

5、視聽設備

除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果爲了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括：

●設備本身的租賃費用，通常按天計算

●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理

c、演員及節目

通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看錶演的人數正相關——專場或包場除外。

d、其他——點心、水果及調製色酒

6、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與嚮導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作爲機動處理。

那麼，展覽的預算與會議預算相比有什麼不同呢？

展覽預算與會議預算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方：住宿費、餐飲費、商務考察費用(如果有考察計劃的話)。

不同的地方：展覽場地租賃、展覽佈置、展品運輸與倉儲、小型新聞發佈會或者酒會。

展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進行，那麼展覽場地的租賃預算通常按展位計算。國際標準展位面積通常爲3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標配設施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業主通常有下列設備可供租賃：展布支架、視聽設備、多媒體設備、裝飾用品、小型搬運工具等。

如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那麼場地租賃的預算就很難預測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關。