怎樣撰寫會議紀要？
怎樣撰寫會議紀要?
一、會議紀要的概念、作用、種類
《黨政機關公文處理工作條例》規定：“紀要。適用於記載會議主要情況和議定事項”。因此，我們說，會議紀要是各級機關用來記載和傳達會議情況和執行議定事項時，使用的一種公文文種。
那麼，會議紀要有什麼作用呢?
會議紀要可以作爲向上級機關彙報之用,也可以作爲文件向有關單位和下級機關分發。會議紀要可以交流信息、交流經驗,對於本單位和下級機關來說,可以作爲解決問題、指導工作的依據,並有一定的約束力。
會議紀要一般根據會議類型分類,在機關工作中,工作性會議、專題研究會、座談會和日常工作會議都應形成各自的會議紀要。各種會議紀要的寫法也稍有區別。
二、會議紀要與會議記錄的區別與聯繫
1.會議紀要與會議記錄的區別：
第一，性質不同。會議記錄屬於事務文書 (事務文書是指除法定公文以外、處理日常事務的其他文體。包括;邀請信、感謝信、賀信、請柬、傳真、備忘錄、計劃、總結、會議記錄、述職報告、簡報、意向書、產品說明書、市場調查報告、合同、招標書、投標書、可行性研究報告等)。會議紀要則是公文條例規定的黨政公文。
第二，功能不同。會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔;會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。
第三，寫法不同。會議記錄的寫法是“記實。”會議記錄的“記”是“言”字旁，叫“有言必錄”，要求準確、完整，以體現會議全貌;會議紀要的寫法是“紀要”。會議紀要的“系”是“絞絲”旁(一條條絲線有規律地纏在一起)，是對會議記錄等原始材料的分析歸納，以體現會議主要精神和議定事項。
2.會議紀要與會議記錄的聯繫
會議記錄是形成會議紀要的原始素材，離開了會議記錄，會議紀要就難以完成;會議紀要則是對會議記錄的再加工，體現了會議主要精神和議定事項。
三、會議紀要的特點
1.在內容上，具有“紀實”性。會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀實。會議紀要的撰寫者，不能更改會議議定的事項，更不能隨意改動會議的決定或達成的共識。也就是說必須如實地反映會議內容，絕不能隨意發揮。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。
2.在表述上，具有“紀要”性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要關鍵是在“要”字上下功夫。應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。
3.在稱謂上，具有特殊性。會議紀要一般採用第三人稱寫法。由於會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作爲表述主體，“會議認爲”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等，就是稱謂特殊性的表現。
4.對工作具有指導性。會議紀要對工作的開展具有一定的指示或指導作用，它傳達的會議精神、會議共識、會議決定，是與會部門、單位開展相應工作的依據。
四、會議紀要的常用格式
會議紀要通常由標題(版頭)、正文、主送、抄送單位構成。下面主要介紹一下標題和正文。
1、會議紀要標題
會議紀要標題的構成一般有以下三種形式：
一是會議名稱+紀要，如《全國農村工作會議紀要》、《全縣計劃生育工作會議紀要》;
二是召開會議的機關名稱+會議內容+紀要，如《中共老祕縣委關於企業扭虧會議紀要》、《老祕縣政府討論民生工程會議紀要》;
三是例行工作會議，如黨委會、政府辦公會等，也可以直接用會議的次數與文種的組合，如《中共老祕縣委常委會第十次會議紀要》。
會議紀要如作爲文件下發,還應有編號。
2、會議紀要正文
會議紀要正文一般由會議概況、會議基本精神、結尾三部分組成。
首先，會議概況。主要包括主持開會的單位、會議名稱、會議時間、地點、主持人，出席人員、列席人員，基本議程。會議概況力求簡要。有時可以只寫上述部分內容。參加會議人員也可以在正文後面獨立成段。一般幾個單位聯合開會的紀要和黨委會、政府辦公會的紀要，都適宜這種形式。
其次，會議基本精神。這是紀要的核心、主體部分。常委會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今後工作的意見、措施和要求。
最後結尾部分。可以適當寫些對會議精神的貫徹執行要求或號召,也可以不寫。
作爲文件下發的會議紀要,要簽上有發文機關和日期的落款。
五、會議紀要正文的幾種常用寫法
會議紀要是一種記錄性文件,一般地講,要抓住中心、突出重點,善於綜合、歸納,條理要清楚。具體寫作要求根據會議的性質而定。 根據會議性質、規模、議題等不同，會議紀要正文部分的基本寫作方法，大致有以下5種:
1.分專題歸納法。
這種寫法一般適用於大中型工作會議、議題較多的辦公會議。即按照會議議定的事項或內容，劃分爲幾個專題，用小標題加以歸納，而後分項敘述。這種寫法側重於橫向分析闡述，包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標任務、政策措施的闡述。利於全面領會、深入貫徹。
2.分層次歸納法。
這種寫法多用於小型會議，或議題單一，意見集中的會議。即把議定事項按照內容分成若干層次分別敘述。這種寫法側重於縱向分析闡述。每個段落的首句，經常使用“會議學習了”、“會議認爲”、“會議同意”、“會議決定”、“會議要求”、“會議強調”、“會議號召”等慣用語。
3.分段落歸納法。
這種寫法多用於議題雖然單一，但內容豐富的會議。如學術專題研討會、經驗交流會。即把會議議定事項按照不同內容或問題分成若幹部分，每部分談一個方面的內容。並明確標示出 “一、關於什麼什麼”、“二、關於什麼什麼”、“三、關於什麼什麼”……。
4 .集中概述法。
這種寫法類似於消息、簡訊。即把會議概況，主要議題，會議共識、議定事項等，用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。
5.發言提要法。
這種寫法適用於徵求各方面意見的會議或座談會。即把會議上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。
一般在記錄發言人首次發言時，在其姓名後用括號標註其單位、職務。有時根據會議議題內容，在發言人前冠以小標題，在小標題下寫發言人姓名。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。
大家可能還記得，在我講整理聊天記錄時，列舉了《公文“口吻”漫談》的例子。如果作爲會議紀要來看，它採用的寫法就是“發言提要法”。
上面，我介紹的會議紀要的五種寫法，是從便於教學的角度，根據一些例文總結出來的。實際上還不止這五種。理論總是灰色的，公文寫作的實踐總是綠色常青。
在寫作實踐中，許多會議紀要，往往是以一種寫法爲主，參雜其它寫法;或是你中有我，我中有你。因此，學員們既要學習借鑑掌握這些基本寫法，又要根據會議的實際情況、本單位實際情況，活學活用，適合採用那種寫法，就採用那種寫法。
就單位的實際情況來講，一般來說，當我們要寫會議紀要的時候，我們單位往往不是第一次寫會議紀要，我們個人也不是單位第一個寫會議紀要的人。我們在動筆前，要翻閱一下以往的會議紀要，看看以往常用的格式、常用的寫法。因爲，以往常用的格式、常用的寫法，是單位的領導所習慣的。
我們要予以足夠的尊重和適應。如果以往常用的格式、常用的寫法，符合現在公文的要求，我們就採用。當然了，如果不符合，我們就按現在的要求來寫。
在理論上，沒有最好的寫法。在實踐中，適合的就是最好的。
現在，我講解兩份會議紀要範文。
會議紀要範文一
中共××市委常委會議紀要
[19××]×號
時間:19××年×月××日下午至××日
地點:市委主樓218會議室
主持人:×××
出席:×××、×××、×××、×××
列席:×××、×××、×××、×××
議定事項
一、會議認真學習了省委19××年×月××日《關於進一步統一認識,堅決搞好治理整頓》的通知,對我市前段治理整頓的情況和一季度形勢逐項進行了分析和深入討論,進一步統一了思想,明確了當前和今後治理整頓的任務和工作重點。
會議認爲,半年來我市在貫徹中央治理整頓方針的過程中,態度堅決,工作紮實,初見成效,但對成績不能估計過高,要看到思想認識的差距和治理整頓任務的艱鉅,要按照中央精神,進一步統一思想,認真抓好治理整頓的各項工作。
會議決定:
在省委傳達中央工作會議精神後,召開市委工作會議,通過傳達中央工作會議精神,分析我市治理整頓形勢和任務,提高認識,統一思想、動員廣大黨員一心一意搞好治理整頓。會議定於4月底召開,由市委辦公室做好會議籌備工作。
二、聽取了××同志關於19××年慶振興××立動競賽表彰大會準備工作的彙報,原則同意“立功辦”提出的大會方案及召開時間,原則同意市級勞模及文明單位的名單,責成“立功辦”根據市委常委意見進行調整,並做好大會準備工作。對有些需要進一步研究的問題由“立功辦”再作準備,向書記辦公會彙報。
講解：
從標題上，我們可以看出，這是一種例行工作會議的紀要，它作爲文件下發,標題下有編號。
中共××市委常委會議紀要
[19××]×號
會議概況，是格式化的，簡單明瞭。
時間:19××年×月××日下午至××日
地點:市委主樓218會議室
主持人:×××
出席:×××、×××、×××、×××
列席:×××、×××、×××、×××
再看正文部分。用“議定事項 ”四個字標明下文是紀要的“正文”。
正文采用了三種寫法：“分段落歸納法”、“分層次歸納法”和“集中概述法”。
從整體上看，是“分段落歸納法”。按照會議議定事項，分成了兩部分，用“一、”“二”標示。而“一”又採用了“分層次歸納法”，分爲“會議認真學習了”、“會議認爲”、“會議決定”三個層次。
議定事項部分採用了“集中概述法”，類似於消息、簡訊的寫法，敘述清楚，層次分明。
會議紀要範文二
全國城市經濟體制改革試點工作座談會紀要
(××××年×月×日)
××××年×月×日至×日，國家體改委在××省××市召開了全國城市經濟體制改革試點工作座談會。三十一個省、自治區、直轄市體改委(辦)的負責同志，五十八個試點城市的負責同志，以及中央、國務院有關部門的負責同志共二百多人蔘加了會議。會上傳達學習了中央領導同志最近的重要講話，交流了試點城市改革的情況和經驗，研究了在新形勢要積極推進城市經濟體制改革進一步開展的工作。
一、統一認識，明確今年改革的方針和主要任務。(略)
二、進一步簡政政權，政企分開，搞活企業。(略)
三、充分發揮社會主義市場經濟，理順經濟關係。(略)
四、精心指導，保證改革健康發展。(略)
與會同志一致表示，當前改革進入攻堅階段，我們要堅定地貫徹黨中央和國務院的部署，精心組織，精心指導，搞好調查研究，把城市經濟體制改革引向深入，爲建立有中國特色的社會主義市場經濟作出新貢獻。
講解：會議紀要範文二，先是概括的介紹了座談會的概況，下文采用了“專題歸納法”，從四個方面講述了會議的主要精神，最後用與會人員的表態結尾。